公司文件快速审阅及签署模板流程.docVIP

一、适用场景

二、操作流程详解

（一）发起准备：文件基础信息与流转节点确认

填写文件基本信息：由文件发起人（如业务专员、行政助理）在模板中准确填写文件名称（如“项目合作协议”）、文件编号（按公司编号规则填写，如“HT-2024-X”）、版本号（V1.0/V2.0等）、发起日期、所属部门及发起人姓名。

文件将待审阅的文件电子版（PDF/Word格式）作为附件，保证内容完整、排版清晰，关键条款（如金额、期限、责任划分）已标红或加粗突出。

明确审阅与签署节点：根据文件类型及公司权限要求，依次添加审阅人（如法务专员、财务经理、业务总监）及最终签署人（如总经理），并标注各环节的审阅/签署时限（如“审阅环节：1个工作日”“签署环节：2个工作日”）。

（二）发起审批：提交与初始流转

提交模板：发起人填写完整模板信息后，通过公司OA系统/邮件/协同办公平台提交至第一环节审阅人，同时抄送部门负责人*（如适用）及后续流程节点人员，保证各方知晓文件流转进度。

初始确认：第一环节审阅人（如法务专员*）收到文件后，需在1个工作日内确认接收，若文件基础信息不完整（如缺失编号、版本号错误），需退回发起人补充；若信息完整，则进入正式审阅环节。

（三）审阅环节：逐级审核与意见反馈

审阅操作：各审阅人需在时限内仔细阅读文件及附件，重点关注：

合规性：是否符合法律法规、行业规范及公司制度；

准确性：数据、条款、金额等信息是否无歧义、无错误；

可行性：业务方案、执行流程是否具备落地条件。

意见反馈：审阅完成后，在模板“审阅意见”栏填写明确结论，三类结论及处理方式

“同意”：直接流转至下一环节审阅人或签署人；

“需修改”：在“修改说明”栏具体标注修改内容及建议（如“第3条付款周期建议调整为30天”），退回发起人修改后重新发起流程；

“不同意”：在“驳回理由”栏说明具体原因（如“合同违约责任条款未明确，需补充”），终止流程并退回发起人，同步抄送部门负责人*。

多审阅人并行处理：若存在多个审阅人（如法务+财务），可同步发起审阅，避免串行等待；审阅完成后以“最后一位审阅人确认通过”作为本环节结束标志。

（四）签署环节：最终确认与生效

签署确认：文件通过所有审阅环节后，流转至最终签署人（如总经理*），签署人需在时限内审阅审阅意见汇总，确认文件内容无误后进行签署。

签署方式：

电子签署：通过公司电子签章系统完成，签署后系统自动带电子签章的PDF版本，与原件具有同等效力；

纸质签署：打印纸质文件（需标注“已审阅通过”及审阅人签字），由签署人手写签字并填写签署日期，完成后交由行政部*归档。

签署完成通知：签署完成后，系统自动通知发起人及相关部门，文件正式生效；若签署人提出修改意见，流程退回至审阅环节或发起环节重新处理。

（五）归档管理：文件整理与追溯

电子归档：发起人将最终签署版文件（电子版）及模板流程记录（含各环节审阅意见、签署信息）提交至公司文件管理系统，按“部门-文件类型-日期”分类存储，保证可追溯。

纸质归档：纸质签署文件由行政部*统一整理，装入档案袋并标注文件编号、名称、签署日期，存放至指定文件柜，保存期限按公司档案管理规定执行。

三、审阅签署表单模板

文件基本信息

文件名称

文件编号

版本号

发起部门

发起人

发起日期

附件名称（文件）

审阅流程

审阅环节1

审阅人：___________岗位：___________审阅日期：___________

审阅结论：□同意□需修改□不同意

修改说明/驳回理由：

审阅环节2

审阅人：___________岗位：___________审阅日期：___________

审阅结论：□同意□需修改□不同意

修改说明/驳回理由：

（可根据审阅人数量增减行）

签署流程

最终签署人

___________岗位：___________签署日期：___________

签署结论：□同意签署□需退回修改

修改意见（如有）：

备注|（可填写文件特殊要求、紧急程度等信息）|

四、关键注意事项

信息准确性：发起人需保证文件编号、版本号、审阅/签署人岗位及姓名等基础信息无误，避免因信息错误导致流程延误。

时限意识：各环节审阅人及签署人需严格遵守模板标注的时限要求，紧急文件需提前沟通并缩短时限（如标注“加急：4小时内完成审阅”）。

意见明确性：审阅意见需具体、可操作，避免使用“再看”“不太合适”等模糊表述，需明确修改方向或驳回原因，提高沟通效率。

版本控制：文件修改后需更新版本号（如V1.0→V1.1），并重新发起流程，避免旧版本文件被误审阅或签署。

保密要求：涉及公司商业秘密、敏感信息的文件，需在模板中标注“保密”字样，仅限必要审阅/签署人员查阅，严禁外传。

流程异常处理：若审阅/签署人因出差、休假等原因无法在时