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企业行政管理事务审批流程手册

前言

为规范企业行政管理事务的审批流程，提高工作效率，明确各环节职责，保证资源合理配置与合规使用，特制定本手册。本手册适用于企业内部各项行政管理事务的申请、审批与执行，全体员工及相关管理人员需严格遵照执行。

一、日常办公物资采购审批流程

（一）适用范围

适用于员工日常办公所需的消耗品（如纸张、笔、文件夹等）、工具类物品（如计算器、订书机等）及小额办公设备（如U盘、鼠标垫等）的申购与审批。单次采购金额原则上不超过500元。

（二）操作流程

发起申请

申请人根据实际工作需求，填写《日常办公物资采购申请表》（详见本章第三节模板），注明所需物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用部门等信息。

部门负责人审核

申请表提交至申请人所在部门负责人，负责人审核物品的必要性及与部门工作的匹配性，确认后在“部门审核”栏签字。

行政部复核

部门审核通过后，提交至行政部。行政部核查库存情况（如为常规消耗品需确认库存是否充足，如为新采购物品需确认是否为必备品），并在2个工作日内完成复核，签字确认。

财务部备案

行政部复核通过后，将申请表转交财务部备案。财务部核对采购预算，保证金额在部门年度预算范围内，无需额外审批的，备案后返回行政部；如超出预算，需提交分管领导审批。

采购与领用

行政部根据审批通过的申请表进行采购（优先选择企业合作供应商），采购完成后通知申请人领用。领用时需在《物资领用登记表》签字确认，保证物品与申请信息一致。

（三）申请表模板

日常办公物资采购申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

序号

物品名称

规格型号

数量

1

2

3

部门负责人审核

行政部复核

（签字）

（签字）

日期：

日期：

（四）执行规范

申请人需提前2个工作日提交申请，避免因采购周期影响工作；

常规消耗品（如A4纸、签字笔）需优先使用库存，避免重复申购；

采购完成后，行政部需在3个工作日内更新库存台账，保证账实相符；

领用物品需妥善保管，严禁挪作私用，离职时需办理交接手续。

二、会议室使用审批流程

（一）适用范围

适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目研讨会、培训等）的场地预约，以及外部合作单位来访洽谈的场地安排。

（二）操作流程

线上预约

申请人通过企业内部办公系统“会议室预约”模块提交申请，填写会议名称、时间（精确到半小时）、预计参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）、会议类型（内部/外部）及联系人信息。

部门负责人确认

预约申请同步推送至申请人所在部门负责人，负责人确认会议必要性及时间冲突情况，同意后在系统内“确认”。

行政部审核

行政部在1个工作日内审核预约信息，重点核查：

（1）会议室是否已被占用（同一时段仅支持1场会议预约）；

（2）所需设备是否可正常使用（如需特殊设备需提前测试）；

（3）外部会议需确认是否涉及企业敏感信息。

审核通过后，系统自动《会议室使用确认单》；如不通过，行政部需注明原因并退回修改。

使用与归还

申请人凭《会议室使用确认单》在会议开始前30分钟到场，配合行政部完成设备调试。会议结束后，需清理场地（如带走垃圾、关闭设备、归位桌椅），并在系统内“结束使用”。

（三）申请表模板

会议室使用申请表

申请部门

会议名称

申请人

联系方式

会议时间

开始：

结束：

参会人数

会议地点

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：

会议类型

□内部□外部

会议内容概述

部门负责人确认

行政部审核

（签字/系统确认）

（签字/系统确认）

日期：

日期：

（四）执行规范

会议室预约需提前1个工作日提交，紧急会议（如突发事项处理）可电话联系行政部协调；

会议开始后15分钟内未到场的，视为自动放弃，行政部有权取消该场次预约；

禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况需提前向行政部申请）；

如需延长使用时间，需提前2小时重新提交预约申请，避免影响后续会议安排。

三、差旅审批流程

（一）适用范围

适用于员工因公出差（含市内、市外、省外出差）的交通、住宿、市内交通及补助等事项的审批。

（二）操作流程

提交申请

申请人根据出差任务，填写《差旅审批表》（详见本章第三节模板），注明出差事由、时间、地点、行程安排（含往返交通方式）、预计费用（交通、住宿、补助等）及出差目的。

部门负责人审核

部门负责人审核出差的必要性及行程合理性，确认出差任务与部门工作计划的关联性，签字同意后提交。

分管领导审批

根据出差地点及费用标准，提交至相应分管领导审批：

市内出差：部门负责人审批即可；

市外（省内）出差：需分管业务领导审批；

省外出差：需总经理审批。

行政部备案

审批通过后，《差旅审批表》交行政部备案，行政部登记出差人员信息，保证出差期间工作交接到位。

出差与报销

出差人员凭审批通过的《差旅审批表》办理相关手续（如预订车票、酒店等