企业资料归档及文档管理制度.docVIP

制度适用范围与核心管理目标

本制度适用于企业内部各类资料（包括但不限于行政文件、项目资料、合同协议、人事档案、财务凭证、技术文档等）的归档、存储、保管、借阅及处置全流程管理，旨在通过标准化操作实现资料的有序管理，保障资料完整性、安全性及可追溯性，同时提升资料检索效率，支持企业运营决策与合规审计。

企业资料归档标准化操作流程

第一步：资料分类与范围界定

操作说明：

分类维度：按部门职能划分为行政类、人力资源类、财务类、项目管理类、技术研发类、市场营销类等；按文件性质分为纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子表格等）、影像资料（含照片、视频等）。

归档范围：明确需归档的文件类型，例如：

行政类：公司章程、会议纪要、内部管理制度、营业执照复印件等；

项目类：项目立项报告、可行性分析、合同文本、验收报告、项目总结等；

人事类：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职手续等；

财务类：预算报表、费用报销单、审计报告、税务申报表、发票存根等。

排除范围：临时性草稿、重复性文件、过期通知（如已失效的会议通知）等无需归档的资料。

第二步：资料收集与初步整理

操作说明：

责任分工：各部门指定专人（如部门文员或*主管）负责本部门资料的日常收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理。

整理要求：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，对破损文件进行修补，按时间顺序或逻辑关系排序；

电子文件：统一命名格式（如“部门-年份-文件名称-版本号”，例：“行政部-2023-年度工作计划-V1.0”），存储于指定服务器或云端文件夹；

影像资料：标注拍摄时间、地点、内容及责任人，刻录光盘或存储于专用影像管理系统。

交接登记：各部门每月25日前将整理完毕的资料移交至档案管理部门（或综合管理部），填写《资料交接清单》，双方签字确认。

第三步：文件编号与登记

操作说明：

编号规则：采用“部门代码-年份-流水号-文件类型代码”组合，例如：“XZ-2023-001-行”（行政部2023年第1号行政文件）。部门代码及文件类型代码由档案管理部门统一制定（如“XZ”代表行政部，“CW”代表财务部，“HT”代表合同文件）。

登记造册：档案管理部门收到资料后，1个工作日内完成编号，并录入《文件归档登记表》（模板见下文），内容包括文件名称、编号、形成部门、日期、密级、页数、存放位置、责任人、归档日期等信息。

标签粘贴：纸质文件在首页右上角粘贴归档标签，标注编号及归档日期；电子文件在文件属性中添加编号及归档备注。

第四步：归档存储与保管

操作说明：

存储方式：

纸质文件：按编号顺序存入专用档案柜，柜体标注部门及文件类型，柜内设置分类标签；

电子文件：存储于企业内部加密服务器或云平台，定期进行备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地保存；

影像资料：刻录光盘时需采用一次性写入光盘，标注编号及存储日期，光盘存放于防潮防火柜中。

环境要求：档案库房（或档案柜）需保持温度18-22℃，湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，定期通风（每季度1次）。

密级管理：根据文件重要性划分密级（公开、内部、秘密、机密），秘密及以上文件需单独存放，借阅需经部门负责人及分管领导审批。

第五步：借阅与使用管理

操作说明：

借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（模板见下文），说明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人签字后提交至档案管理部门。

审批流程：

公开/内部文件：由档案管理部门负责人审批；

秘密及以上文件：需经部门负责人、分管副总及档案管理部门负责人审批。

借阅登记：审批通过后，档案管理员登记借阅信息，借阅人签字确认。纸质文件借阅需当场核对文件数量，归还时检查完整性；电子文件借阅需通过加密通道，禁止截图、外传。

归还与续借：借阅期满需按时归还，如需续借，需在到期前1个工作日提交续借申请，续借期限不超过3个工作日。逾期未归还者，暂停其借阅权限1个月。

第六步：定期清理与鉴定

操作说明：

清理周期：每年12月由档案管理部门牵头，组织各部门对归档资料进行清理鉴定。

鉴定标准：

保存价值：对具有历史意义、法律效力或参考价值的文件（如合同、审计报告、重要会议纪要）永久保存；

保管期限：根据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》确定，一般文件保存5-10年，过期文件经鉴定后可销毁。

销毁流程：对需销毁的文件，由档案管理部门编制《档案销毁清单》（模板见下文），经部门负责人、分管副总及总经理审批后，由2人以上共同监销，纸质文件采用粉碎或焚烧方式，电子文件彻底删除并销毁备份，监销人签字确认，销毁记录保存10年。

常用管理模板工具包

表1：文件归档登记表

文件名称

编号

形成部门

形成日期

密级

页数

存放位置（柜号/文件夹路径）