会议线上线下结合管理工具.docxVIP

会议线上线下结合管理工具通用模板

适用场景与价值体现

本工具适用于需要兼顾现场参与与远程协作的各类会议场景，具体包括但不限于：

跨区域协同会议：总部与分公司、异地项目团队需同步参与的决策会、进度会；

混合型活动：线下主会场+线上分会场结合的年度总结会、产品发布会；

应急调度会议：需快速集结现场核心人员与远程专家的突发问题处理会；

分层研讨会议：核心层线下深度讨论、执行层线上同步参与的方案研讨会。

通过线上线下结合，可突破地域限制，扩大参与覆盖面，同时保障现场互动效率，兼顾灵活性与协作深度。

全流程操作指南

一、会前筹备：明确目标与分工

确定会议核心要素

明确会议主题、目标（如“确定Q3营销方案”“解决XX项目技术瓶颈”）、预期成果（需输出决议/待办事项清单）；

根据目标确定参会人员：现场参会（核心决策者、需深度互动的部门代表）、线上参会（远程协作人员、信息同步角色），标注每人参与方式（线下/线上）；

设定会议时长（建议不超过90分钟，线上参会可适当缩短），规划议程（含开场、议题讨论、总结环节，明确每个环节时长）。

筹备线上线下会议资源

线下场地：选择具备网络覆盖、投影设备、音响系统的会议室，预留线上参会者接入设备（如摄像头、麦克风）；

线上平台：根据需求选择支持视频会议、屏幕共享、实时互动（如投票、白板）的工具（如企业钉钉、腾讯会议），提前测试平台稳定性，会议及密码；

物料准备：线下准备纸质议程、签到表、投影素材；线上提前共享会议资料（PPT、数据报表），提醒线上参会者测试。

发布会议通知与提醒

提前3-5天发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间（含时区标注，如北京时间）、地点（线下地址/线上）、参会人员名单及角色、议程概要、需提前准备的资料；

提前1天发送提醒，重申会议、设备要求（如“线上参会请保证摄像头、麦克风正常”），并附上紧急联系人（如会议助理*）的联系方式。

二、会中执行：保障流程与互动

签到与设备调试（会议开始前10分钟）

线下：设置签到处，采用纸质签到或扫码签到（如企业群接龙），记录到场人员；

线上：会议助理提前进入会议室，开启等候室，逐个引导线上参会者入会，提醒开启摄像头（可选）及麦克风，调试音画效果。

开场与规则说明（5分钟）

主持人开场，介绍会议目标、议程及时长控制；

明确线上线下互动规则：如“线下举手发言，线上通过‘聊天区’或‘举手’功能申请发言”“重要决议将通过线上投票确认”，保证所有人知晓沟通方式。

议题讨论与互动（核心环节）

按议程逐项推进，线下主持人主导节奏，线上参会者通过聊天区、弹幕或举手功能实时反馈；

需深度讨论的议题，可优先邀请线下发言，线上补充观点；涉及数据展示时，开启屏幕共享，同步呈现给线上参会者；

主持人注意平衡线上线下参与度，避免“线下主导、线上沉默”，可主动点名线上参会者（如“线上*老师，关于这个问题您怎么看？”）。

决议确认与待办记录（10分钟）

每个议题讨论结束后，主持人总结结论，通过线上投票或口头确认的方式达成决议；

指定专人（如会议纪要员*）实时记录决议内容、待办事项（含任务描述、负责人、截止时间），同步展示给线上线下参会者。

三、会后跟进：同步成果与跟踪进度

资料整理与分发（会议结束后24小时内）

整理会议纪要，包含：会议基本信息（时间、主题、参会人员）、核心议题讨论过程、决议清单、待办事项表；

将纪要、会议录屏（如有）、共享资料等打包，通过邮件或企业群发送给所有参会者，并标注“请确认收到，若有异议2小时内反馈”。

待办事项跟踪与反馈

任务负责人根据待办表执行，会议助理每周通过群内提醒或表格更新进度；

重要待办需设置节点复盘会（可线上线下结合），保证按期完成。

核心工具表格

表1：会议筹备清单

序号

筹备项目

负责人

完成时间

备注（如：线上平台测试结果、场地设备需求）

1

确定会议目标与议程

*经理

会前5天

议程需包含3个核心议题，每个环节控制在20分钟内

2

发送会议通知

*助理

会前4天

通知需附上会议及紧急联系人电话

3

测试线上平台

*技术

会前1天

确认视频、屏幕共享、投票功能正常

4

准备线下物料

*行政

会前1天

签到表、纸质议程各2份，投影设备提前1小时调试

表2：线上线下参会人员信息表

序号

姓名

部门

参与方式

联系方式（企业）

设备需求（如：需麦克风）

备注（如：提前10分钟入会）

1

*经理

市场部

线下

*wx123

-

主持会议

2

*工程师

技术部（异地）

线上

*wx456

需耳机

负责技术议题讲解

3

*专员

运营部

线下

*wx789

-

记录会议纪要

表3：会议纪要与任务跟踪表

会议主题

时间

地点/

Q3营销方案研讨会

2023-08-1514:00-15:30

会议室A/腾讯会议（）

核心议题与决议

讨论环节

决议内容

线