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企业采购流程审核标准模板

一、适用范围与情境

二、审核流程与操作步骤

步骤1：需求提出与申请

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、市场部）

操作说明：

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途及需求时间。

附《采购需求说明书》，详细说明采购背景、必要性及技术参数（如为设备采购，需提供技术参数表；为服务采购，需提供服务范围及目标）。

部门负责人*对需求的合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

步骤2：采购部初审与预算核查

责任主体：采购部专员*

操作说明：

接收《采购申请表》后，核查采购项目是否在年度预算范围内，预算编码是否准确。

审核需求部门提交的《采购需求说明书》是否完整，技术参数是否清晰，是否存在重复采购或可替代方案（如通用物资是否可内部调配）。

对预算内、常规采购项目，1个工作日内完成初审；对超预算或特殊采购项目，上报采购经理*复核。

初审通过后，进入供应商寻源环节；驳回则需反馈需求部门说明理由，并要求补充材料或调整需求。

步骤3：供应商筛选与比价

责任主体：采购部专员、采购经理

操作说明：

根据采购项目类型，从《合格供应商名录》中筛选至少3家供应商（如名录无合适供应商，需启动供应商资质评估，包括营业执照、行业资质、过往合作记录等）。

向供应商发出询价单，明确需求规格、交货期、付款方式及服务要求，要求供应商在2个工作日内提供报价单及样品（如需）。

组织比价分析，综合评估价格、质量、交货周期、售后服务等因素，形成《供应商比价报告》，推荐最优供应商方案。

采购经理*对《供应商比价报告》进行审核，确认供应商选择的合规性与合理性。

步骤4：合同拟定与法务审核

责任主体：采购部专员、法务部

操作说明：

根据审核通过的供应商方案，拟定采购合同，明确双方权利义务、标的物详情、价格条款、交付验收标准、违约责任及争议解决方式。

法务部*对合同条款进行合规性审核，重点检查法律风险、知识产权条款及付款条件，保证符合《民法典》《合同法》及企业内部制度。

合同修改完成后，由采购部与供应商双方签字盖章，正式生效。

步骤5：订单执行与交付验收

责任主体：采购部专员、需求部门、仓储部*（如需）

操作说明：

采购部根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点及验收标准。

供应商按订单要求交付货物/服务，需求部门与仓储部共同进行验收：

货物验收：核对数量、规格、质量是否与合同一致，检查外观、包装及合格证明；

服务验收：对照服务范围及目标，评估服务完成情况，形成《验收报告》。

验收不合格的，需在1个工作日内通知供应商退换货或整改，整改后重新验收。

步骤6：财务审核与付款

责任主体：财务部、总经理

操作说明：

需求部门提交《验收报告》、采购合同、发票及付款申请至财务部。

财务部*审核票据的合规性（发票抬头、税号、金额是否与合同一致）、付款条件是否达成及预算余额是否充足。

审核通过后，按企业财务制度办理付款手续（如银行转账、承兑汇票等）；超权限付款需上报总经理*审批。

付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部，更新采购台账。

步骤7：资料归档与复盘

责任主体：采购部专员、档案管理员

操作说明：

采购部收集采购全流程资料（申请表、需求说明、比价报告、合同、验收报告、付款凭证等），整理成册，按“项目名称-日期”编号归档。

每季度组织采购复盘会议，分析采购成本、供应商履约情况及流程效率，优化采购策略及供应商管理。

三、采购申请审核表示例

申请单号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

CG-2024-001

行政部

*

2024-03-15

采购物品/服务明细

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途

办公电脑

ThinkPadX1

台

5

8,000

40,000

新员工入职配置

办公桌椅

人体工学款

套

3

1,500

4,500

部门办公补充

供应商信息

报价（元）

资质证明

交货期

A科技公司

39,000

营业执照、3C认证

签订合同后5个工作日

B商贸公司

40,500

营业执照、代理授权

签订合同后7个工作日

C电子厂

38,800

营业执照、ISO认证

签订合同后3个工作日

审核流程

审核人

审核意见

签字

审核日期

部门负责人审核

*（行政部）

需求合理，同意采购

2024-03-16

采购部初审

*（采购专员）

预算内，比价后推荐C供应商

2024-03-17

采购经理复核

*（采购经理）

同意选择C供应商

2024-03-18

财务部审核

*（财务主管）

票据合规，预算充足

2024-03-19

总经理审批

*（总经理）

同意采购

2024-03-20

备注

1.需求部门确认C供应商样品合格后签订合同；2.付款方式为合同签