团队会议记录模板高效会议与决策支持工具.docVIP

适用会议类型与核心目标

从会前准备到闭环跟进的操作流程

一、会前：奠定高效会议基础

明确会议核心目标

主持人需提前定义会议“必须达成的结果”（如：明确项目Q3关键里程碑、确定技术方案选型、解决客户投诉的根因），避免“为开会而开会”。

示例：若会议目标是“确定项目优先级”，则议程需围绕“评估各任务价值/成本/风险”展开，而非泛泛讨论任务细节。

精准规划会议要素

参会人：仅邀请“决策者”（需拍板）、“执行者”（需落地）、“信息提供者”（需输出关键数据），避免无关人员参会。

议程：按“重要-紧急”排序，每个议题标注“预期结论”和“时长”（如：10:00-10:20讨论技术方案A/B→结论：选定方案A，负责人*技术经理）。

材料准备：提前1天分发背景资料（如项目进度表、数据报告、方案对比文档），要求参会人预读并标注疑问，减少现场重复说明。

发送正式会议通知

内容需包含：会议主题、时间（含时区）、地点（线上会议/线下会议室）、核心目标、议程、预读材料清单、需参会人提前准备的输入（如：“请*产品经理准备用户调研数据摘要”）。

二、会中：聚焦讨论与决策

快速同步会议基调

会议开始时，主持人用1分钟重申“本次目标”“预计时长”“决策规则”（如：“本次技术方案需达成70%以上共识”），引导参会人聚焦。

结构化记录关键信息

记录人需实时抓取“事实陈述”（如：“上周用户留存率下降5%”）、“观点分歧”（如：“运营组认为需优化新用户引导，技术组认为需修复后台bug”）、“共识结论”（如：“优先修复bug，同时下周完成引导页优化方案”）。

避免记录“闲聊内容”或“个人主观臆断”（如：“我觉得这个方案不好”需改为“*设计师指出方案A不符合用户体验规范，需调整交互逻辑”）。

当场明确决策与行动项

每个议题讨论结束时，主持人需确认：“结论是否清晰？行动项是否有明确负责人和截止时间？”

示例：讨论“客户投诉处理方案”后，结论为“48小时内给客户回复补偿方案”，行动项为“客服专员拟定补偿文案（周三12:00前）→法务审核（周三17:00前）→*客户经理发送（周三18:00前）”。

三、会后：24小时内输出纪要，持续跟踪落地

整理并分发会议纪要

记录人需在会后24小时内完成纪要，内容需包含：会议基本信息（名称/时间/地点/参会人）、议程及结论（按议题分点，标注“决策结果”）、行动项跟踪表（负责人/截止时间/优先级）、遗留问题（需下次会议讨论的内容）。

纪要通过邮件/企业发送给所有参会人，抄送相关领导，并标注“若有异议，请在24小时内反馈”。

建立行动项跟踪机制

使用“行动项跟踪表”（见模板表格部分），每周更新“完成状态”（未开始/进行中/已完成/延期），延期需注明原因及新计划。

主持人在下次会议开始时，用5分钟回顾“上次行动项完成情况”，未完成的需说明障碍及所需支持。

结构化会议记录模板（含填写示例）

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3目标启动会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00（北京时间）

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人

*总监（）

记录人

*专员（）

参会人

项目经理（）、产品经理（赵六）、技术经理（周七）、设计经理（吴八）

缺席人及原因

*运营经理（郑九）——出差客户拜访，已提前提交书面意见

二、议程概要与讨论记录

序号

议题

负责人

预计时长

实际时长

讨论内容摘要

决策结果

1

Q3项目核心目标拆解

*总监

20分钟

25分钟

-总监：公司要求Q3用户增长30%，当前月活50万，需明确增长路径。-产品经理：通过“新功能上线+老用户召回”实现，预计新功能贡献20%增长，召回贡献10%。

确认Q3核心目标：月活达65万，拆解为“新功能上线（6月30日前）”“召回活动（7月15日前启动）”。

2

技术方案选型（A/B）

*技术经理

30分钟

30分钟

-方案A：自研，成本高（需2人/3个月）但可控，预计支持未来2年扩展。-方案B：采购第三方，成本低（1个月上线）但需定制化，扩展性受限。-*设计经理：方案B用户体验更优，可快速上线验证。

选定方案B，由*技术经理负责对接第三方（6月10前完成合同签订，6月20前完成上线）。

3

跨部门协作分工

*项目经理

20分钟

15分钟

-技术组：负责方案B落地及接口调试。-产品组：6月5日前输出新功能需求文档。-设计组：6月8日前完成界面设计。

明确分工及时间节点（详见行动项跟踪表）。

三、行动项跟踪表

序号

行动项描述

负责人

截止时间

优先级

所需资源/支持

完成状态

备注

1

输出Q3新功能详细需求文档

*产品经理

2023-06-05

高

需*设计组配合交互流程设计

未开始

-

2

对接第三方技术方案供应商

*技术经理

2