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合同签订流程及管理办法

一、合同签订流程

合同的签订并非一蹴而就的简单行为，而是一个包含多项环节、需要多方协作的系统性过程。严格遵循规范的流程，是确保合同质量、防范潜在风险的第一道防线。

（一）业务需求与前期调研

一切合同行为均源于具体的业务需求。在启动合同签订程序之前，业务部门应首先明确交易的背景、目的、核心需求以及预期目标。同时，对合同相对方进行必要的背景调查与资质审查至关重要，这包括核实其工商登记信息、经营状况、履约能力、商业信誉以及相关的许可资质等。对于重大或长期合作项目，还应考虑进行实地考察或要求对方提供相应的财务报表、信用证明等材料，以评估合作风险，为后续谈判与合同条款的拟定提供依据。

（二）谈判与磋商

基于业务需求和前期调研结果，与合同相对方进入正式的谈判与磋商阶段。此环节的核心在于明确双方的权利与义务、交易的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任以及解决争议的方法等核心条款。谈判过程中应秉持平等互利、诚实信用的原则，清晰表达己方诉求，同时充分听取对方意见，力求达成共识。对于关键条款的分歧，应进行充分沟通，必要时可寻求专业支持。重要的谈判内容应形成书面记录，以备后续查阅。

（三）合同文本拟定

合同文本的拟定是合同签订流程中的核心环节，其质量直接决定了合同的法律效力和履行效果。

1.优先使用标准范本：企业应根据自身业务特点，制定和完善各类合同的标准范本。使用标准范本可以有效提高效率、规范条款、减少疏漏。

2.明确合同要素：确保合同具备《民法典》规定的基本要素，如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等。

3.权利义务清晰：合同条款应明确界定双方的权利与义务，避免模糊不清或模棱两可的表述，防止后续产生理解分歧。

4.语言严谨规范：合同用语应准确、简洁、规范，避免使用口语化、歧义性的词语。涉及专业术语的，应予以明确解释。

5.参考法律规定：确保合同内容符合相关法律法规的强制性规定，必要时咨询法律顾问或专业律师的意见。

（四）内部审核与审批

合同文本拟定完成后，必须履行严格的内部审核与审批程序，这是企业内控机制的重要组成部分。

1.业务部门初审：业务部门作为合同的发起方和执行方，应对合同的业务真实性、必要性、谈判过程的完整性以及合同条款与谈判结果的一致性进行初审。

2.法务部门/法律顾问审核：法务部门或外聘法律顾问主要从法律角度进行审核，包括合同主体的适格性、条款的合法性、完整性、严谨性、权利义务的平衡性、违约责任的合理性以及争议解决方式的有效性等，识别并提示法律风险。

3.财务部门审核：财务部门重点审核合同中的价款、支付方式、税务处理、发票开具等财务相关条款是否符合财务制度和规定，评估财务风险。

4.其他相关部门审核：根据合同性质和内容，可能还需要涉及技术、质量、风控等其他相关部门进行专业审核。

5.审批决策：经过多级审核后，合同应按照企业规定的审批权限和流程，提交给相应层级的领导进行最终审批决策。审批人应基于审核意见和自身判断，决定是否批准签署。

（五）合同签署

合同经内部审批通过后，即可进入正式签署阶段。

1.签署前复核：签署前，应再次对合同文本进行仔细复核，确保与审批通过的版本一致，无任何错漏或未经授权的修改。

2.签署主体确认：确认签署人为合同主体的法定代表人、负责人或其授权委托人，并核对授权委托书的真实性和权限范围。

3.签署规范：签署时应使用清晰的签名，并加盖与合同主体名称一致的公章或合同专用章。印章应清晰、完整，避免模糊或重叠。签署日期应明确。

4.多页合同处理：对于多页合同，应采取加盖骑缝章、页码编号等方式，防止合同内容被抽换或篡改。

（六）合同履行与跟踪

合同签署生效后，并非万事大吉，合同的履行过程同样需要严格管理。业务部门作为合同履行的责任主体，应密切跟踪合同的履行情况，确保己方义务按时、按质、按量履行，并督促对方履行其合同义务。对于履行过程中出现的问题或潜在风险，应及时与对方沟通，并向相关部门和领导汇报，必要时启动协商、变更、解除或违约处理等程序。

（七）合同归档

合同履行完毕或终止后，应及时进行整理、编号、登记，并按照企业档案管理规定进行归档保存。归档材料应包括合同正本、附件、审批文件、谈判记录、往来函件、履行凭证等相关资料，确保合同档案的完整性和可追溯性。

二、合同管理办法

合同管理是一项系统性的基础工作，需要建立健全相关的管理制度和操作规范，确保合同从发起至终止的全生命周期都处于有效控制之下。

（一）合同管理体系建设

企业应建立健全以合同标准化、流程规范化、风险可控化为目标的合同管理体系。明确合同管理的牵头部门（通常为法务部或综合管理部）和各业务部门的职责分工，形成全员参与、各负其责的合同管理责任体