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软件正版化工作考核和责任追究制度

第一章总则

1.1为在组织内部形成“采购—部署—使用—退役”全生命周期正版化闭环，依据《计算机软件保护条例》《著作权行政处罚实施办法》以及行业监管要求，制定本制度。

1.2本制度所称“软件”包括操作系统、办公套件、杀毒、设计、开发、数据库、虚拟化、云平台及其补丁、插件、字体、控件等一切受著作权法保护的计算机程序及其文档。

1.3本制度适用于集团总部、各事业部、全资及控股子公司、驻外机构、临时项目组；覆盖台式机、笔记本、服务器、移动终端、云实例、容器、工控机、POS、KIOSK、数字标牌等全部计算节点。

1.4正版化工作坚持“谁主管谁负责、谁使用谁担责、谁采购谁把关、谁审计谁披露”的四维责任体系，实行年度考核、季度抽查、月度巡检、实时预警。

1.5任何部门和个人不得以预算不足、项目紧急、技术适配、历史遗留等理由安装、复制、下载、传播未经授权的软件；确需使用试用版、开源版、免费版，须提前履行备案与合规评估程序。

第二章组织与职责

2.1软件正版化领导小组（以下简称“领导小组”）

2.1.1由首席信息官任组长，法务、财务、审计、采购、人力、业务条线副总裁任副组长，下设办公室（简称“正版办”）挂靠信息化管理部。

2.1.2领导小组负责审定年度正版化目标、预算、考核指标、处罚尺度，裁决重大争议，向董事会汇报。

2.2正版办

2.2.1牵头编制《软件正版化年度实施方案》，建立并维护《软件资产基线库》《许可台账》《风险预警台账》。

2.2.2每季度组织一次合规抽查，每年组织一次全覆盖盘点，发现问题24小时内下达《整改通知书》，7日内复核。

2.2.3对接软件厂商、行业协会、版权执法部门，获取最新授权模式与执法动态，每半年发布一次《正版化技术白皮书》。

2.3法务中心

2.3.1负责许可协议的法务审查、条款风险分级、纠纷应对、诉讼仲裁、行政处罚听证。

2.3.2建立《软件合规外部律师库》，发生侵权事件2小时内启动应急响应。

2.4财务中心

2.4.1设立“软件正版化专项预算”科目，实行专款专用、滚动预算、零基预算。

2.4.2对采购付款实施“无合规审查不付款”原则，付款前须核验《软件采购合规审查单》。

2.5审计部

2.5.1将软件正版化纳入年度经济责任审计、离任审计、专项审计，出具《软件正版化专项审计报告》。

2.5.2对审计发现的违规金额进行追溯，按照1∶3比例扣减责任部门当年绩效奖金。

2.6采购中心

2.6.1建立《软件合格供应商名录》，实行年度评价、动态退出，黑名单同步至企业供应链系统。

2.6.2所有软件采购须通过电子招投标平台，招标文件须设置“正版合规一票否决”条款。

2.7人力资源部

2.7.1将正版化履职情况纳入干部年度考核、晋升、评优、股权激励的否决指标。

2.7.2对新员工开展入职正版化宣誓与考试，考试不合格者暂缓转正。

2.8业务部门

2.8.1指定兼职“软件资产管理员”（SAM），人员名单报正版办备案，发生变更24小时内更新。

2.8.2每月5日前提交《软件变动月报》，包括新增、卸载、升级、许可类型、序列号、安装路径、MAC地址。

2.9员工

2.9.1签署《软件正版化个人承诺书》，一人一表，存档不少于劳动关系终止后三年。

2.9.2发现盗版线索须通过“正版化随手拍”小程序上传，经查证属实，给予最低500元、最高5000元奖励。

第三章软件资产全生命周期管理

3.1需求提出

3.1.1业务部门通过OA提交《软件需求申请单》，说明功能、数量、并发、兼容、预算、时限。

3.1.2正版办在3个工作日内完成必要性、重复性、开源可替代性评估，出具《需求评估报告》。

3.2合规采购

3.2.1采购中心依据《合格供应商名录》发起询价或招标，要求厂商提供著作权登记证书、授权链、原厂证明、发票模板。

3.2.2签订《软件采购合同》须附加《正版化补充协议》，明确盗版双倍违约金、行政处罚转嫁、第三方审计权。

3.3交付验收

3.3.1厂商交付后，正版办使用SHA-256校验安装包，核对序列号、授权书、发票、合同四者一致性。

3.3.2验收通过后生成《软件资产标签》，包含资产编码、许可类型、有效期、安装上限、使用部门、责任人。

3.4安装部署

3.4.1仅限信息化管理部工程师使用域控推送或MDM下发，禁止员工私自安装。

3.4.2安装脚本自动写入“正版化水印”，包括资产编码、