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采购需求申请及审批流程物资采购标准操作手册

第一章手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业内部物资采购需求申请及审批全流程，保证采购活动合规、高效、有序进行。适用于公司各部门因日常运营、项目执行、生产辅助等产生的各类物资采购需求，涵盖办公用品、生产原料、设备配件、劳保用品等常规物资（固定资产、专项采购等特殊类型物资需参照另行制定的管理制度执行）。通过明确各环节操作职责、流程节点及标准要求，保障采购需求与实际业务匹配，提升资源配置效率，降低采购风险。

第二章采购需求申请及审批流程详解

一、采购需求发起与部门初审

操作主体：需求部门申请人、需求部门负责人

操作内容：

需求提出：申请人根据部门业务需求（如办公用品消耗、生产原料补充、设备维修配件更换等），填写《采购需求申请表》（详见第三章模板），详细说明物资名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预算金额、用途描述、期望到货时间等关键信息。对于技术参数复杂的物资（如专用设备、原材料），需附技术规格说明书或图纸作为附件。

部门初审：需求部门负责人（或指定授权人）对申请表内容的真实性、必要性及合理性进行审核，重点确认：

物资需求是否与部门工作计划匹配；

数量、规格是否满足实际工作需要，是否存在过度申请；

预算金额是否在部门年度预算范围内（如超预算，需注明“超预算申请”并说明理由）。

审核无误后，在《采购需求申请表》“部门负责人审批意见”栏签字确认，并将申请表及附件提交至采购部门。

二、采购部门专业审核

操作主体：采购部门专员、采购部门负责人

操作内容：

需求合规性审核：采购部门专员收到申请表后，1个工作日内完成以下审核：

形式审核：检查申请表填写是否完整、附件是否齐全（如技术参数、比价资料等），签字是否符合要求；

合规性审核：确认采购物资是否属于公司允许采购的品类（排除国家明令禁止或公司限制采购的物资），是否符合采购政策（如是否需要公开招标、询比价等）；

预算核对：对接财务部门，核实申请预算与部门可用预算是否一致，超预算需求是否按规定履行了预算调整审批流程。

采购可行性评估：对于技术复杂或金额较大的采购需求，采购部门可组织技术、使用部门共同召开需求沟通会，明确技术细节；对于市场价格波动较大的物资（如原材料），需进行初步市场询价，预估采购成本合理性。

审核意见反馈：审核通过后，采购部门专员在《采购需求申请表》“采购部门审核意见”栏签字，并按审批权限流转至下一环节；审核不通过的，注明原因（如“规格不明确”“预算不足”）并退回需求部门补充或修改。

三、分级审批与决策

操作主体：按采购金额划分的各级审批人（部门负责人、分管领导、总经理等）

操作内容：

根据采购金额及物资重要性，实行分级审批，具体权限划分如下（可根据公司规模调整）：

低价值采购（预估金额≤5000元）：由采购部门负责人审批，确认后进入采购执行环节；

中等价值采购（5000元＜预估金额≤5万元）：由分管采购/业务的副总经理审批；

高价值采购（预估金额＞5万元）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

审批人在收到申请表后，2个工作日内完成审批，重点关注：

采购需求的业务必要性及预算合理性；

采购方式是否符合公司规定（如小额采购可采用询比价、定点采购等）；

是否存在替代方案（如租用、维修而非新购）。

审批通过后，在对应审批栏签字；审批不通过的，注明理由并退回采购部门。

四、采购任务下达与执行

操作主体：采购部门专员、供应商、需求部门

操作内容：

采购方式确定：审批通过后，采购部门专员根据采购金额、物资类型及市场情况，选择合适的采购方式：

询比价采购：对3家及以上供应商进行价格、质量、交期对比，形成《询比价记录表》；

定点采购：对于标准化程度高、需求频繁的物资（如办公用品），从合格供应商库中选择定点供应商；

框架协议采购：对于年度长期需求，签订年度框架协议，按需分批下单。

供应商选择与合同签订：

优先选择公司合格供应商库中的供应商；库内无合适供应商的，需启动供应商考察程序（评估资质、产能、质量保障能力等）；

采购金额≥1万元的，需签订采购合同，明确物资名称、规格、数量、单价、总价、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款；小额采购可简化流程，采用采购订单形式。

订单下达与跟踪：采购专员根据审批结果签订合同或下达订单后，及时跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交货；如遇可能延期情况，提前与需求部门沟通并协商解决方案。

五、物资验收与付款

操作主体：需求部门验收人、采购部门、财务部门

操作内容：

物资到货验收：

物资送达后，需求部门组织验收人员（可邀请采购部门、技术部门参与）按合同/订单要求进行验收，重点核对：

数量是否与订单一致；

规格、型号、技术参数是否符合要求；

外观是否完好，包装是否完整；

供应商是否提供