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行政文件归档及管理制度手册

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司行政文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及公司《行政管理办法》，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门（含分支机构）在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件及声像资料，包括但不限于制度类、会议类、合同类、证照类、人事类、财务类（非涉密）等行政文件。

二、行政文件归档范围与分类规则

（一）归档范围

制度规范类：公司发布的各项管理制度、流程文件、通知公告、红头文件等；

会议管理类：各类会议纪要、会议议程、参会人员名单、会议决议、会议记录（含录音/录像整理稿）；

合同协议类：行政类合同（如办公场地租赁、采购合同）、服务协议、合作意向书及附件；

证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、年检报告、变更登记材料等；

人事管理类：员工花名册、劳动合同、离职证明、培训记录、奖惩文件、社保公积金缴纳证明；

行政管理类：固定资产台账、办公设备采购清单、车辆管理档案、后勤服务合同、安全检查记录；

声像电子类：公司活动照片、视频、录音（重要会议、庆典等）、电子公文（含OA系统审批记录）、扫描件（需与纸质文件一致）。

（二）分类规则

采用“年度-问题-机构”三级分类法，具体

一级分类（年度）：以文件形成自然年度为单位，如“2024年”；

二级分类（问题）：按文件性质分为“制度规范”“会议管理”“合同协议”“证照资质”“人事管理”“行政管理”“声像电子”7大类；

三级分类（机构）：按文件形成部门细分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”等。

示例：2024年行政部形成的“2024年办公采购管理办法”档案编号为“2024-制度规范-行政部-001”。

三、行政文件归档操作流程详解

（一）文件收集与预归档

责任主体：文件形成部门为第一责任人，部门指定专人（如经理或专员）负责本部门文件收集；

收集时间：文件办理完毕后3个工作日内完成初步收集；

收集要求：

纸质文件：需为正式版本（加盖公章或签字确认），字迹清晰、无破损，附件齐全；

电子文件：格式为PDF、Word、Excel等通用格式，命名规范为“文件名-文号-形成日期”（如“2024年办公采购管理办法-行政办〔2024〕5号）；

声像资料：需标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录光盘或存储至公司指定服务器。

（二）文件整理与编号

排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，如会议纪要按会议日期排序，合同按签订日期排序；

去除夹带物：剔除文件中的回形针、大头针等金属物，避免损坏文件；

编号：依据“三级分类规则”编制档案编号，使用铅笔在文件右上角标注，电子文件编号需与纸质文件一致；

装订：纸质文件采用左侧装订，超过20页的加装卷皮，卷皮注明档案名称、编号、年度、部门、页数。

（三）编制归档目录

目录内容：包括序号、文件标题、文号/编号、形成日期、页数、保管期限、备注等字段；

编制要求：

纸质目录：一式两份（部门留存一份、移交行政部一份），使用黑色水笔或电脑打印，字迹工整；

电子目录：使用Excel表格编制，与纸质目录内容一致，存储至“档案管理-归档目录”文件夹。

（四）移交与接收

移交时间：每季度最后一个月25日前，各部门向行政部档案管理员（档案管理员）完成本季度文件移交；

移交流程：

移交部门填写《行政文件移交清单》（见附件1），注明文件数量、类型、编号等信息；

双方共同核对文件数量、完整性，确认无误后在移交清单上签字（移交人、接收人各执一份）；

纸质文件交行政部档案室保管，电子文件至公司档案管理系统。

（五）审核与入库

审核内容：行政部档案管理员对移交文件进行审核，重点检查文件完整性、分类准确性、编号规范性；

问题处理：对不符合要求的文件，退回移交部门3个工作日内整改；审核通过后，档案管理员在归档目录上标注“已归档”及日期；

入库保管：纸质文件按档案编号顺序装入档案盒，标注档案盒名称（如“2024年行政部制度规范类档案”），存入档案柜；电子文件备份至公司服务器及移动硬盘，保证数据安全。

四、常用归档管理表格模板

附件1：行政文件移交清单

序号

文件标题

文号/编号

形成日期

页数

保管期限

备注

1

2024年考勤管理制度

行政办〔2024〕3号

2024-02-10

8

长期

含附件2份

2

一季度办公会议纪要

办会纪〔2024〕5号

2024-03-20

12

10年

附签到表

…

…

…

…

…

…

…

移交部门：__________________移交人：__________________日期：__________________

接收部门：行政部接收人：_________________