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行政办公自动化管理流程手册

引言

在信息技术飞速发展的今天，行政办公自动化已成为提升组织运营效率、优化管理流程、降低运营成本的核心手段。本手册旨在规范和指导组织内部行政办公自动化（以下简称“办公自动化”）的各项管理流程，明确各环节职责，确保办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的有效应用与平稳运行，从而为组织的高效决策与协同办公提供坚实支撑。

本手册适用于组织内所有使用OA系统的部门及人员，是日常行政办公自动化操作与管理的指导性文件。全体相关人员均应认真学习、严格遵守。

一、核心概念界定

1.1行政办公自动化

指借助计算机技术、网络技术和自动化技术，将传统的行政办公业务流程数字化、电子化和网络化，实现信息的高效流转、资源的共享利用、业务的协同处理以及管理的科学决策。

1.2管理流程

指为达成特定行政办公目标而进行的一系列有序的、相互关联的活动或操作步骤。本手册所涉及的管理流程特指基于OA系统实现的各类行政办公流程。

1.3OA系统

指支撑组织行政办公自动化运作的软件平台，通常集成了信息发布、流程审批、文档管理、沟通协作、日程安排等功能模块。

二、总体规划与原则

2.1规划目标

通过实施办公自动化，旨在：

*提高行政办公效率，缩短业务处理周期。

*规范办公流程，确保各项工作有章可循。

*促进信息共享与内部沟通，提升协同工作能力。

*实现办公资源的有效管控，降低运营成本。

*为管理层提供及时、准确的决策支持信息。

2.2基本原则

*需求导向原则：以组织实际行政办公需求为出发点，确保系统功能与流程设计贴合业务实际。

*系统性原则：从组织整体角度规划办公自动化体系，确保各模块、各流程之间的协调统一。

*易用性原则：系统界面设计友好，操作流程简便，便于用户快速掌握和使用。

*安全性原则：建立健全信息安全保障机制，确保数据传输与存储的安全，防止信息泄露、丢失或篡改。

*可扩展性原则：系统架构应具备良好的可扩展性，以适应组织未来发展和业务变化的需求。

*循序渐进原则：办公自动化建设与推广应分步实施，逐步深化，确保应用效果。

三、核心业务流程自动化规范

3.1收发文管理流程

3.1.1收文管理

*流程目标：实现外来文件（包括电子和纸质）接收、登记、拟办、批办、分办、传阅、承办、催办、归档等环节的电子化处理，确保文件流转高效、可控、可追溯。

*流程步骤：

1.文件接收与登记：行政部门指定人员接收外来文件，核对无误后，在OA系统中创建收文记录，录入文件标题、文号、来源、日期、主要内容等关键信息，并扫描上传纸质文件形成电子文档。

2.拟办与批办：收文登记后，提交至相关领导进行拟办批示，明确承办部门或承办人及办理要求。

3.分办与传阅：根据领导批示，将文件分发给具体承办部门或承办人。如需多人传阅，系统自动按设定顺序流转。

4.承办与反馈：承办人接收文件后，按照要求办理，并在系统中及时反馈办理进度和结果。

5.催办：对超期未办或进展缓慢的文件，系统可自动提醒或由相关人员手动发起催办。

6.办结与归档：文件办理完毕，经审核确认后，由档案管理员进行电子化归档。

*关键控制点：文件登记的准确性、领导批示的及时性、承办结果的完整性、归档的规范性。

3.1.2发文管理

*流程目标：实现组织内部文件（包括通知、报告、函等）的拟稿、审核、会签、签发、编号、排版、印发、分发、归档等环节的电子化处理，确保发文规范、高效、合规。

*流程步骤：

1.拟稿：撰稿人在OA系统中使用标准模板起草文件，填写文件标题、主送机关、抄送机关、主题词等信息。

2.审核：拟稿完成后，提交部门负责人或指定人员进行内容审核。

3.会签：如需其他部门意见，由审核人发起会签流程，相关部门会签人依次签署意见。

4.签发：会签完成后，提交至具有签发权限的领导进行最终审批签发。

5.编号与排版：文件签发后，由行政部门统一编号，并进行版式校对与调整。

6.印发与分发：电子文件通过OA系统直接分发；如需纸质印发，由文印员印制后分发，并在系统中记录分发情况。

7.归档：文件分发完成后，自动或手动进行电子化归档。

*关键控制点：拟稿的规范性、审核与会签的完整性、签发权限的正确性、编号的唯一性、归档的及时性。

3.2会议管理流程

*流程目标：实现会议的申请、审批、通知、议程管理、会议纪要撰写与分发、决议跟踪等环节的自动化管理，提升会议组织效率和决策执行力。

*流程步骤：

1.会议申请：会议发起人在OA系统中提交会议申请，注明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、预计时长、所需资源（如会议室、设备等）及会议议程草案。

2.会议审批：申请提交给相关领导审批，审批内容包括会议的必要性、时间安排、参会人员等。