企业档案管理流程及规范操作手册.docxVIP

企业档案管理流程及规范操作手册

前言

企业档案作为企业在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，是企业知识资产与信息资源的核心组成部分。科学、规范的档案管理，不仅是企业合法合规运营的基础保障，更是企业持续发展、传承经验、防范风险、提升核心竞争力的重要手段。本手册旨在系统梳理企业档案管理的全流程，明确各环节的操作规范与要求，以期为企业档案管理工作提供切实可行的指导，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。本手册适用于企业及所属各部门的档案管理工作，全体员工均应遵照执行。

第一章档案的分类与界定

1.1档案的界定

本手册所称档案，是指企业在研发、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对企业具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其核心在于原始性、真实性和历史再现性。

1.2档案的分类原则

档案分类应遵循系统性、实用性、科学性原则。应根据企业规模、业务特点及管理需求，建立层次分明、逻辑清晰的分类体系，便于档案的整理、保管、检索与利用。

1.3常用档案分类方法

企业档案通常可按以下方式进行分类，具体可结合实际情况选择或组合：

*按年度分类：将不同年度形成的档案分开整理，这是最基本的分类维度之一。

*按组织机构分类：根据企业内部各职能部门或业务单元划分。

*按业务性质/问题分类：如行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、法律事务类、市场销售类等。

*按项目分类：针对特定项目形成的全套档案进行集中管理。

*按载体形式分类：如纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等，便于采取不同的保管措施。

企业应在上述原则基础上，制定统一的《企业档案分类大纲》，明确各级类目及其含义，确保分类标准的一致性和稳定性。

第二章档案管理流程

2.1档案的形成与收集

档案的形成始于业务活动的开展。各部门及员工在执行公务过程中，应注意规范文件材料的产生，确保其原始性、真实性和完整性。

*形成阶段：文件材料的起草、审核、签发等环节应符合企业公文管理规定，确保格式规范、内容准确、手续完备。

*收集责任：各部门应指定专人（通常为兼职档案员）负责本部门日常工作中形成的、具有保存价值的文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交。

*收集范围：应包括但不限于各类决议、规划、制度、合同、协议、报告、请示、批复、记录、凭证、图纸、图表、声像资料、电子数据等。

*收集要求：收集工作应及时、完整，避免遗漏和延误。对于重要会议、重大活动、重点项目等，应提前介入，确保相关档案材料的齐全。

2.2档案的整理与归档

整理与归档是将收集到的零散文件材料系统化、条理化，并转化为正式档案的过程。

*整理原则：遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

*整理步骤：

*鉴别：区分文件材料的真伪、保存价值及保管期限。

*分类：按照《企业档案分类大纲》对文件材料进行分类。

*组卷/件：将同一类别的文件材料，按照一定的逻辑关系（如时间顺序、问题、重要程度等）组合成案卷或单件。

*排列：对案卷内文件材料进行系统排列。

*编目：包括编写页号、填写卷内文件目录、备考表，编制案卷封面、案卷号等。

*装订：对需要长期保存的纸质档案，应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。

*归档要求：

*归档时间：一般应在次年规定时间内完成上一年度文件材料的整理归档工作。对于项目档案，应在项目竣工验收后及时归档。

*归档手续：归档时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认。

*质量要求：归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备，符合整理规范。

2.3档案的保管与维护

档案保管是确保档案安全、延长档案寿命的关键环节。

*库房管理：

*档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

*配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*保持库房整洁、干燥、通风。

*排架管理：档案应按照分类体系和档号顺序进行科学排架，便于存取。可采用柜式、密集架等存储方式。

*日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

*安全保密：严格执行档案保密制度，防止档案失泄密事件发生。

2.4档案的利用与借阅

档案利用是档案管理工作的最终目的，旨在为企业各项工作提供服务。

*利用范围：档案利用应限于工作需要。企业内部人员因工作需要可按规定查阅相关档案；外部单位或人员查阅档案，须持有效证明并经企业相关领导批准。

*借阅手续：查阅、借阅档案须