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供应链采购报价管理流程手册

前言

在现代企业的运营体系中，供应链采购扮演着连接企业内部需求与外部市场资源的关键角色，而报价管理则是采购活动的核心环节之一。高效、规范的报价管理流程，不仅能够帮助企业获得具有竞争力的采购成本，确保采购物资或服务的质量与交付时效，更能促进采购过程的透明化与合规性，从而提升整体供应链的响应速度与盈利能力。

本手册旨在系统梳理供应链采购报价管理的全流程，明确各环节的操作规范、责任主体及关键控制点，为相关从业人员提供清晰的行动指引。我们期望通过本手册的实施，进一步优化公司的采购作业，强化成本控制，防范采购风险，最终实现企业与供应商的共赢发展。

本手册适用于公司所有涉及对外采购物资及服务的报价管理活动，相关部门及人员均应严格遵照执行。

一、采购需求的发起与确认

采购报价管理流程的起点，是清晰、准确的采购需求。

1.1需求提出

需求部门根据生产计划、项目进展或日常运营需要，填写《采购需求单》。该单据应详细列明所需物资或服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准、预估数量、期望交付日期、用途及其他特殊要求（如包装、运输方式等）。对于技术性较强的采购项目，需求部门还应附上必要的技术文件或图纸，以确保采购标的的准确性。

1.2需求审核与确认

需求部门负责人对《采购需求单》的合理性、必要性进行初步审核。审核通过后，提交至采购部门。采购部门接到需求后，需与需求部门进行充分沟通，对需求的技术细节、数量、交付期等进行复核，确保无歧义。对于超出常规标准或预算的需求，需按公司相关规定报请更高层级审批。只有经过确认的采购需求，方可进入后续的报价流程。

二、供应商的寻源与邀请

明确采购需求后，采购部门需着手进行供应商的选择与询价邀请。

2.1供应商的选择标准

采购部门应基于采购物资的特性、重要程度、市场供应状况等因素，综合评估潜在供应商。评估维度通常包括但不限于：供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、质量保障体系、过往合作业绩、价格竞争力、财务状况及社会责任表现等。公司应建立并维护合格供应商名录，优先从名录中选取供应商。

2.2询价方式的确定

根据采购金额、物资复杂度及市场竞争程度，采购部门可选择不同的询价方式，常见的有：

*询价采购：向不少于三家合格供应商发出询价单，获取报价。适用于金额不大、标准化程度较高的常规采购。

*招标采购：对于金额较大、或对质量、技术有较高要求的采购项目，应采用招标方式，通过公开或邀请招标，吸引更多潜在供应商参与竞争。

*单一来源采购：在特定情况下，如只能从唯一供应商处采购、或发生了不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购等，经严格审批后可采用单一来源采购，但需提供充分理由。

2.3询价文件的准备与发送

采购部门根据确认的采购需求，编制《询价通知书》或招标文件。文件内容应至少包含：采购项目名称、编号、采购需求详情、报价要求（报价截止时间、报价方式、报价有效期）、质量标准与验收要求、交货地点与时间、付款方式、违约责任、报价文件组成及份数等。

文件编制完成后，采购部门应及时、准确地发送给选定的供应商，并确保供应商已完整接收。如有必要，可组织供应商进行项目说明或现场勘查。

三、报价的接收与初步审查

供应商在规定时间内提交报价，采购部门负责接收并进行初步筛选。

3.1报价的接收

采购部门应指定专人负责接收供应商的报价文件。所有报价均应在规定的截止时间前收到，逾期提交的报价一般不予受理（除非有特殊且正当的理由，并经审批）。报价文件的提交方式（如密封递交、指定邮箱发送等）应在询价通知中明确。

3.2初步审查

收到报价后，采购部门首先对报价文件的完整性、规范性进行初步审查。检查内容包括：供应商是否按要求填写所有信息、报价文件是否齐全（如营业执照、授权委托书、技术方案、报价单等）、是否按规定签字盖章等。对于不符合要求的报价，可要求供应商在规定时间内补正，或直接视为无效报价。

四、报价的评审与比较

初步审查合格的报价，将进入正式的评审阶段。

4.1组建评审小组

对于重要或复杂的采购项目，应组建报价评审小组。评审小组成员通常包括采购部门、需求部门、技术部门、财务部门（视情况）的代表，必要时可邀请外部专家参与。评审小组应秉持客观、公正、保密的原则开展工作。

4.2评审内容与方法

评审工作应围绕以下几个方面展开：

*价格因素：这是评审的核心要素之一。需核对报价的准确性，是否存在计算错误，各项费用构成是否清晰合理。对于不同供应商的报价，应在统一的基础上进行比较（如统一到相同的数量、规格、交货条件等）。

*技术因素：评估供应商提供的产品或服务是否完全满足采购需求的技术规格和质量标准，技术方案的可行性、先进性，以及供应商的技术支持能力。

*商务因素：包括交货期、付款条件、售后服务