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企业档案管理规范与标准

第1章总则

1.1档案管理的基本原则

1.2档案管理的适用范围

1.3档案管理人员职责

1.4档案管理的信息化要求

第2章档案分类与编码

2.1档案分类方法

2.2档案编码规则

2.3档案分类目录编制

2.4档案分类的更新与维护

第3章档案收集与整理

3.1档案收集流程

3.2档案整理标准

3.3档案归档规范

3.4档案整理工具与方法

第4章档案存储与保管

4.1档案存储环境要求

4.2档案保管期限划分

4.3档案存储设备与设施

4.4档案保管的保密与安全措施

第5章档案利用与借阅

5.1档案利用的原则与范围

5.2档案借阅流程

5.3档案利用的权限管理

5.4档案借阅的登记与归还

第6章档案鉴定与销毁

6.1档案鉴定标准

6.2档案销毁流程

6.3档案销毁的审批与记录

6.4档案销毁后的处理要求

第7章档案信息化管理

7.1档案信息化建设要求

7.2档案电子化管理规范

7.3档案信息系统的安全与保密

7.4档案信息化管理的监督与考核

第8章附则

8.1本规范的适用范围

8.2本规范的解释权与修订权

8.3本规范的实施日期

第1章总则

一、档案管理的基本原则

1.1档案管理的基本原则

档案管理是企业运营的重要组成部分，其基本原则应遵循“安全、完整、高效、规范”的原则，确保档案在保管、利用和销毁过程中实现科学管理与有效利用。

根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案管理应坚持以下基本原则：

1.安全第一：档案的保管必须确保其安全，防止损坏、丢失或泄露，保障企业信息资产的安全性。企业应建立健全的档案安全防护体系，包括物理安全、信息安全和制度安全等层面。

2.完整准确：档案应完整、准确地记录企业经营活动、管理决策及业务流程，确保档案内容的真实性、完整性和可追溯性。企业应建立档案分类、归档、整理、保管和利用的完整流程。

3.高效利用：档案管理应注重信息的高效利用，确保档案在业务办理、决策支持、合规审计等方面发挥最大价值。企业应通过信息化手段提升档案管理效率，实现档案资源的共享与复用。

4.依法依规：档案管理必须依法进行，遵循国家关于档案管理的法律法规，确保档案的合法性和合规性。企业应建立档案管理制度，明确档案管理的职责分工与责任追究机制。

根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2019），企业档案管理应遵循“统一管理、分级负责、分类归档、便于利用”的原则，确保档案管理的系统性与规范性。

1.2档案管理的适用范围

档案管理适用于企业各类业务活动所产生的原始资料、文件、记录等，包括但不限于：

-企业经营活动中形成的文件资料：如合同、财务报表、市场调研报告、生产记录、技术文档等；

-企业内部管理文件：如部门工作计划、会议纪要、管理制度、人事档案等；

-企业对外交流与合作中产生的文件：如合同、协议、往来函件、合作备忘录等；

-企业法律事务相关文件：如法律咨询、诉讼文书、合规审查记录等；

-企业信息化建设过程中产生的电子档案：如电子合同、电子档案管理系统数据、业务系统日志等。

根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2019），企业档案管理的适用范围应覆盖企业所有业务活动所产生的文件资料，确保档案的全面性和系统性。

1.3档案管理人员职责

档案管理人员是企业档案管理工作的具体执行者，其职责主要包括：

1.档案的收集、整理与归档：负责从企业各类业务活动中收集、整理、归档档案资料，并确保其符合档案管理规范。

2.档案的分类、编目与保管：按照档案分类标准对档案进行分类、编目，并建立档案目录、档案库房、档案保管制度等，确保档案的有序管理。

3.档案的查阅与利用：负责档案的查阅、借阅、复制、调阅等服务，确保档案在业务办理、决策支持等方面发挥最大价值。

4.档案的保护与安全：负责档案的物理安全防护、信息安全保护及档案销毁的监督与管理，确保档案在保管期间不受损害。

5.档案的监督与考核：定期对档案管理工作进行检查、评估，确保档案管理工作的规范性和有效性，并对档案管理人员进行考核与培训。

根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2019），档案管理人员应具备相应的专业知识和管理能力，确保档案管理工作的高效、规范与安全。

1.4档案管理的信息化要求

随着信息技术的发展，档案管理正逐步向信息化、数字化方向发展。企业档案管理应遵循“统一平台、分类管理、数据共享、安全可控”的信息化建设原则，实现档案管理的高效、便捷和可持续发展。

根据《企业档案管理