供应商信息管理表.docVIP

适用场景与价值

在企业供应链管理中，供应商信息是采购决策、合作评估及风险控制的核心基础。本工具适用于企业采购部门、供应链管理团队及财务部门对供应商全生命周期的信息管理，包括新供应商准入资质审核、现有供应商信息动态更新、年度合作绩效评估、资质到期提醒等场景。通过规范化的信息管理，可保证供应商数据的准确性、时效性，为高效采购合作、供应链风险防控及战略决策提供可靠依据。

详细操作流程

第一步：明确管理范围与信息需求

根据企业业务类型（如制造业、零售业、服务业等），确定需纳入管理的供应商类别（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等），并梳理核心信息字段，例如：

基础信息：供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、成立时间；

联系信息：对接人姓名（经理）、职位、联系方式（示例：）、电子邮箱（示例：supplier）；

合作信息：合作产品/服务、合作起始日期、合同编号、付款周期；

资质信息：营业执照、行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、质量体系认证（如ISO9001）、环保认证等及有效期。

第二步：收集供应商基础资料

通过供应商自荐、招投标平台、行业推荐等渠道筛选潜在供应商后，向其索取必要资质文件（需加盖供应商公章），包括：

营业执照副本复印件（需在有效期内）；

相关行业许可证（若业务涉及特殊行业）；

质量体系认证证书（如适用）；

近6个月的合作案例或产品检测报告（如为新供应商）。

对资料进行初步核对，保证文件齐全、信息清晰。

第三步：填写《供应商信息管理表》

根据收集的资料，逐项填写模板表格（详见下文），重点关注以下字段：

供应商编号：按“类别代码+年份+序号”规则编制（如“YG2024001”代表“原材料类2024年第1家供应商”）；

统一社会信用代码：与营业执照完全一致，避免字符错误；

资质有效期：需精确到月份，如“2025-12-31”；

合作产品/服务：详细列明具体品类（如“钢材-冷轧板”“物流-干线运输”），避免模糊描述。

填写完成后，由采购专员签字确认，保证信息与原始资料一致。

第四步：多级审核与信息录入

部门初审：采购经理审核信息的完整性、资质文件的有效性，重点核查供应商是否具备合作资质（如特种设备供应商需提供特种设备生产许可证）；

跨部门复核：供应链管理部确认合作产品/服务与企业需求的匹配度，财务部核查供应商的信用记录（如是否存在失信被执行人情况）；

系统录入：审核通过后，将信息录入企业ERP或供应链管理系统，同步更新供应商档案库，保证纸质版与电子版信息一致。

第五步：信息动态更新与维护

定期更新：每季度末对供应商信息进行复核，重点核查资质证书有效期（如ISO9001认证通常3年有效，需提前2个月启动复评）、联系方式变更等；

即时更新：当供应商发生以下变更时，需在3个工作日内更新信息：

注册地址、统一社会信用代码等工商信息变更；

对接人调整、联系方式变更；

合作产品/服务范围扩大或缩减；

资质证书升级、到期或撤销。

变更审批：信息更新需重新履行审核流程（可简化为采购经理复核），保证变更后的信息真实有效。

第六步：归档与查询管理

归档存储：纸质版表格经审核后，按供应商编号分类存入档案柜，保存期限不少于合作结束后3年；电子版表格加密存储于指定服务器，访问权限仅授权给采购、供应链、财务部门负责人；

查询规范：因业务需要查询供应商信息时，需填写《信息查询申请表》，经部门负责人审批后由专人调取，严禁非授权人员泄露或复制供应商敏感信息。

供应商信息管理表模板

序号

供应商编号

供应商名称

统一社会信用代码

供应商类型

注册地址

成立时间

对接人姓名

对接人职位

联系方式

合作产品/服务

合作起始日期

合同编号

资质证书名称

资质有效期

备注（如付款方式、合作评价）

1

YG2024001

*有限公司XXXXXXX

原材料类

北京市海淀区XX路

2015-03-15

*经理

采购总监

钢材-冷轧板（SPCC）

2023-01-10

CG2023001

ISO9001认证

2026-08-15

月结60天，季度合作评价A

2

FW2024002

*技术服务有限公司XXXXXXX

服务类

上海市浦东新区XX路

2018-07-22

*主管

项目经理

1395678

物流-干线运输

2022-05-20

FW2022003

道路运输经营许可证

2027-03-31

预付款30%，准时率98%

使用关键提示

信息准确性原则：所有字段内容需与供应商提供的原始资料一致，统一社会信用代码、营业执照号码等关键信息不得简写或错填，可通过“国家企业信用信息公示系统”核验信息真实性。

资质动态管理：对资质有效期不足6个月的供应商，系统自动触发“到期提醒”，采购专员需及时联系供应商确认续证或更新计划，避