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合同审批流程执行检查表标准步骤清单

一、适用工作场景

本检查表适用于各类企业、事业单位及社会组织开展合同审批全流程管理，涵盖采购合同、服务协议、租赁合同、合作框架协议等类型。旨在通过标准化步骤保证审批环节无遗漏、责任可追溯、风险可防控，适用于跨部门协作审批、重大项目合同评审及常规合同备案管理等场景。

二、标准操作流程详解

第一步：合同发起与材料准备

责任主体：业务部门经办人（经理/专员）

操作内容：

根据业务需求起草合同文本，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；

收集并整理附件材料，包括对方主体资质文件（营业执照、授权委托书等）、需求说明、技术参数（如涉及）、过往合作记录（如有）及内部立项审批单（如需）；

填写《合同审批申请表》，注明合同名称、编号、金额、对方单位、预计签订日期及涉及部门。

关键控制点：合同文本需与业务需求一致，附件材料需完整、有效，避免因材料缺失导致审批延误。

第二步：部门初审与业务合规性审核

责任主体：业务部门负责人（总监/部长）

操作内容：

审核合同内容的业务必要性，保证合同条款符合公司战略规划及年度业务目标；

核对合同金额、付款方式、履行期限等与预算、立项文件的匹配性；

检查对方主体资质（如经营范围、资质等级、信用状况等），保证合作方具备履约能力；

签署初审意见，通过后流转至下一环节。

关键控制点：重点审核业务真实性、金额合理性及合作方资质有效性，避免超预算或与无资质方合作。

第三步：法务合规性审核

责任主体：法务部门（法务经理/法务专员）

操作内容：

审核合同条款的合法性、合规性，保证符合《民法典》《公司法》等相关法律法规及行业监管要求；

检查违约责任、争议解决方式、知识产权归属等条款的明确性及风险防范性；

识别合同潜在法律风险（如格式条款歧义、管辖约定不当等），提出修改建议并反馈至业务部门；

出具《法务审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论。

关键控制点：法律风险前置防控，对修改条款需二次审核确认，保证无法律漏洞。

第四步：财务审核与资金可行性评估

责任主体：财务部门（财务经理/财务总监）

操作内容：

审核合同金额与预算、实际资金需求的匹配性，保证资金来源合规（如预算内资金、专项拨款等）；

核对付款方式（如分期付款、预付款比例）、开票信息、税费承担条款的财务合规性；

评估履约资金风险（如大额合同的资金流动性安排、对方履约保证金要求等）；

出具《财务审核意见》，明确资金安排是否合理、是否存在财务风险。

关键控制点：严控超预算付款，保证资金安全及税务处理合规，避免财务流程与合同条款脱节。

第五步：跨部门会签（如涉及）

责任主体：相关职能部门（如技术部门、人力资源部、审计部等）

操作内容：

对涉及技术、人力、审计等专业条款的合同，由对应部门进行专项审核；

技术部门：审核技术参数、服务标准、验收流程的可行性；

人力资源部：审核涉及人员聘用、劳务合作条款的合规性；

审计部：审核合同流程是否符合内控要求，是否存在利益冲突；

各部门在《合同会签单》中签署明确意见，反馈至合同发起部门。

关键控制点：跨部门需在3个工作日内完成会签，避免因部门间沟通不畅导致审批延误。

第六步：领导审批与授权确认

责任主体：公司分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级）

操作内容：

分级审批标准示例（可根据公司规模调整）：

金额≤10万元：部门负责人+分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：分管领导+总经理审批；

金额＞50万元或重大战略合同：总经理+董事会审批；

审批重点：合同是否符合公司整体利益、审批流程是否完整、风险是否可控；

签署《领导审批意见》，明确“同意”“补充说明后同意”或“否决”结论。

关键控制点：重大合同需附风险评估报告，审批意见需书面化存档，避免口头审批导致责任不清。

第七步：用印管理与合同签署

责任主体：行政部/综合管理部（*印章管理员）、业务部门经办人

操作内容：

业务部门凭完整的审批材料（审批表、审核意见、合同文本等）至行政部申请用印；

行政部核对审批手续完整性，检查合同文本与审批版本是否一致，无误后加盖合同专用章或公章；

用印后，业务部门在3个工作日内与对方签署合同，签署页需双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章；

签署完成后，将合同原件扫描存档，并返还一份至行政部备案。

关键控制点：严禁“先签后批”或“用印后补审批”，用印记录需详细登记（用印日期、合同编号、经办人等）。

第八步：合同归档与执行跟踪

责任主体：行政部/档案管理部、业务部门

操作内容：

行政部将签署完成的合同原件（含附件、审批材料）统一归档，建立电子台账（合同编号、签署日期、金额、履行期限、责任部门等）；

业务部门负责合同履行跟踪，定期（如每月/每季度）向法务、财务部门反馈履行进度，对逾期或异