费用报销申请单填写规范及流程表.docVIP

费用报销申请单填写规范及流程表

一、适用情形说明

本工具适用于员工因履行工作职责产生的各项公务费用报销，涵盖以下常见场景：

因公出差：包括往返交通、住宿、市内交通、餐饮等与出差任务直接相关的支出；

日常办公：如办公用品采购、设备维修、通讯费、快递费等维持办公必要开支；

业务开展：包含客户接待（需提前报备）、市场调研、会议组织等业务活动产生的合理费用；

其他经公司认可的公务支出：如培训费、资料费等与工作相关的专项费用。

二、操作流程详解

第一步：申请前准备

确认费用性质：核实支出是否属于公司规定的报销范围，避免承担非公务或超标准费用；

收集支出凭证：整理与费用相关的原始凭证（如消费记录、合同、行程单等），保证凭证真实、完整，且消费主体与申请事项一致；

知晓报销标准：对照公司《费用管理办法》，确认费用是否符合限额要求（如住宿标准、交通补贴等）。

第二步：填写申请单

获取模板：通过公司内部系统或行政部领取《费用报销申请单》模板；

填写基本信息：依次录入申请人姓名（）、所属部门、申请日期、联系方式（）等个人及部门信息，保证准确无误；

填写费用明细：

按费用类别逐笔填写（如“交通费”“办公费”等），每笔费用需注明发生日期、具体事由（如“项目调研差旅”“部门会议采购”）；

填写金额时，需同时标注大写和小写金额（大写金额前加“人民币”字样，如“人民币壹仟元整”，小写金额前加“￥”）；

注明附件张数（如“附件：火车票3张、住宿发票2张”）。

第三步：提交审批

部门初审：将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人，负责人审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，签字确认；

财务复核：通过初审后，将申请单交至财务部门，财务专员核对凭证完整性、金额准确性及报销标准合规性，如有疑问将反馈申请人补充材料；

领导审批：根据费用金额分级审批（如5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批），审批人需在对应栏位签字并注明日期。

第四步：报销入账

财务转账：审批通过后，财务部门在3个工作日内完成款项支付，款项将发放至申请人工资卡；

结果反馈：申请人可通过财务系统查询报销进度，到账后确认并留存支付记录；

资料归档：财务部门将审批完成的申请单及附件统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、申请单模板及填写说明

基本信息

填写内容

申请人姓名（*）

例：*

所属部门

例：市场部/研发部/行政部

申请日期

年月日（填写提交申请单的当日日期）

联系方式（*）

（用于财务部门沟通，填写本人常用联系方式）

费用明细

序号

费用类别

1

交通费

2

住宿费

3

办公费

审批流程

部门负责人意见

签字：日期：

财务审核意见

签字：日期：

分管领导/总经理意见

签字：日期：

财务部门盖章

（用于标注报销完成状态）

填写说明：

“费用类别”需按公司统一分类填写（如“交通费”“住宿费”“办公费”“招待费”等），不得自行增减类别；

“消费事由”需简明扼要说明费用用途（避免使用“私人”“无关”等模糊表述），如“项目客户接待”“部门季度总结会场地租赁”；

附件需按张数顺序粘贴在申请单背面，并在“附件张数”栏注明总数，保证附件与明细一一对应；

审批栏需由审批人亲笔签字，不得代签，日期需填写签字当日的实际日期。

四、填写要点提醒

信息真实性：所有填写内容及提交附件必须真实反映实际支出，严禁虚构费用、伪造凭证或拆分报销超标准费用；

完整性要求：费用明细需逐笔填写，不得合并多笔不同类别费用；附件需包含所有相关凭证（如消费记录、合同、行程单等），缺一不可；

审批规范性：严格按照审批流程提交，不得跳级审批；大额或特殊费用需提前向财务部门咨询，保证审批流程顺畅；

时限要求：费用发生后应在7个工作日内提交申请，逾期未提交的需说明原因，经部门负责人及财务部门确认后方可受理；

合规性提示：报销费用需符合公司《费用管理办法》及国家相关规定，与工作无关的支出（如个人娱乐、旅游等）不予报销；

修改规范：填写错误时需在错误处划线更正（不得涂改），并在旁边签字确认，保证修改痕迹清晰可辨。