费用报销审批标准模板.docVIP

费用报销审批标准模板

一、适用范围与背景

二、报销流程详解

（一）事前规划与预算确认

预算核对：员工在费用发生前，需确认相关费用是否在部门年度预算范围内。如涉及超预算支出，需提前向部门负责人提交书面预算调整申请，经审批通过后方可发生。

标准预估：根据企业费用标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准等），预估本次费用金额，保证支出符合规定上限。

（二）报销单据填写规范

登录系统：员工通过企业财务管理系统（或OA系统）进入“费用报销”模块，选择对应费用类型（如“差旅费”“办公费”）新建报销单。

基础信息录入：准确填写报销单编号（系统自动）、申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“研发项目”“行政办公”）、预算编号等基础信息。

费用明细填报：逐笔填写费用明细，包括：

费用类别（下拉选择，如“市内交通”“住宿费”）；

发生日期（精确到日）；

金额（大写+小写，保证一致）；

费用事由（简明说明，如“客户洽谈差旅费”“办公文具采购”）；

附件数量（与实际提交附件数量一致）。

汇总提交：确认所有信息无误后，“提交”报销单，系统自动流转至下一审批环节。

（三）附件材料准备与

附件类型：根据费用类别准备对应原始凭证及说明材料，包括但不限于：

差旅费：往返交通票据（如机票、高铁票）、住宿发票、会议/活动通知、出差审批单；

办公费：采购清单、供应商发票、验收单（如办公用品领用记录）；

业务招待费：招待事由说明、参与人员名单、消费发票（需注明招待对象及目的）。

附件要求：

所有附件需真实、合法、有效，抬头为企业全称，内容与报销事由一致；

祟据需清晰可辨，关键信息（如金额、日期、公章）完整；

电子附件需扫描或拍照为PDF/JPG格式，单张附件不超过10MB，按顺序至系统对应字段。

（四）逐级审批流程

报销单提交后，按以下顺序进行审批（可根据企业规模调整审批层级）：

部门负责人审批：

审核重点：费用发生的真实性、合理性是否在部门预算内、员工是否符合报销条件；

操作：在系统“审批意见”栏填写“同意”或注明退回原因（如“事由不清晰，补充说明”），“提交”。

财务部门审核：

审核重点：票据合规性（发票真伪、抬头、税号等）、金额计算准确性、附件完整性、是否符合企业费用标准；

操作：通过系统反馈审核结果，对合规报销单标记“审核通过”，对不合规单标注“退回”并说明修改要求。

分管领导审批（如单笔费用超过一定金额，如5000元）：

审核重点：费用与业务关联性、是否需跨部门协调、是否符合公司战略导向；

操作：在系统中签署审批意见，确认最终审批结果。

（五）财务打款与归档

打款执行：审批通过后，财务部门于3个工作日内完成付款，将报销金额转入员工指定账户（需提前在系统中维护银行卡信息）。

单据归档：员工于收到款项后5个工作日内，将原始纸质附件交至财务部门，由财务专员核对无误后统一归档保存，电子单据留存于系统备查。

三、标准报销单模板

费用报销单

基本信息

报销单编号

（系统自动）

申请人

*

所属部门

报销日期

年月日

费用归属项目

预算编号

费用明细

序号

费用类别

发生日期

金额（小写）

金额（大写）

费用事由说明

附件数量

1

年月日

2

年月日

3

年月日

费用合计

审批意见

审批人

职务

审批日期

意见

部门负责人

*

部门经理

年月日

财务审核

*

财务专员

年月日

分管领导

*

分管副总

年月日

总经理（如需）

*

总经理

年月日

备注

1.本报销单已确认所有信息真实有效，如有虚假愿承担相应责任。2.原始附件共______页，随单提交。

申请人签字

财务部门确认

（盖章）

年月日

年月日

四、执行要点提示

（一）预算与时效管理

费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需部门负责人书面说明原因，财务部门酌情处理；

预算内费用按月度控制，超预算费用需提前申请，避免因预算不足影响报销进度。

（二）材料完整性要求

原始附件不得涂改、撕毁，遗失票据需提供情况说明（部门负责人签字确认），财务部门审核后决定是否受理；

业务招待费、差旅费等需注明具体业务目的及参与人员，避免笼统填写“招待费”“出差费”。

（三）审批责任划分

部门负责人对费用真实性负首要责任，财务部门对合规性负审核责任，分管领导对重大支出合理性负决策责任；

审批人需在2个工作日内完成审批，因延迟审批导致报销延误的，由审批人所属部门协调解决。

（四）禁止行为说明

严禁虚报费用、拆分报销（将大额费用拆分为小额以规避审批）、重复报销已取得补偿的费用；

严禁使用非正规票据（如收据、白条）报销，一经发觉将追回款项并按公司制度处理。