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员工职业形象电子档案管理规范

一、前言

职业形象是企业品牌形象的重要组成部分，也是员工个人职业素养的直接体现。为系统、规范地管理员工职业形象相关信息，提升企业整体形象传播的一致性与专业性，保障员工职业发展需求，并为人力资源管理提供客观依据，特制定本规范。本规范旨在明确员工职业形象电子档案（以下简称“形象档案”）的建立、维护、使用及保密等管理要求，确保形象档案的真实性、完整性、安全性和实用价值。

本规范适用于公司全体在职员工，各部门及相关管理人员均需遵照执行。

二、术语定义

1.员工职业形象电子档案：指以数字化形式存储的，记录员工在职业活动中所展现的外在形象、职业素养及相关培训等信息的集合，用于支持企业形象建设与员工职业发展。

2.职业形象：指员工在工作场合及代表公司参与外部活动时，通过着装、仪容、举止、沟通等方面所展现出的符合企业期望和职业要求的整体印象。

三、档案的建立与内容规范

3.1建档范围

公司所有正式在职员工均需建立职业形象电子档案。新员工应在入职后规定期限内完成建档手续。

3.2档案内容构成

形象档案应包含以下核心信息，确保全面且聚焦职业形象管理：

3.2.1基础信息模块

*员工基本信息：姓名、工号、所属部门、岗位名称、入职日期。

*职业照片：近期免冠正面彩色照片，背景、着装、姿态等需符合公司《员工职业着装与仪容仪表规范》中对职业照片的具体要求。照片应清晰、专业，能准确反映员工当前风貌。

3.2.2职业形象标准确认模块

*职业着装规范确认记录：员工对公司发布的《员工职业着装与仪容仪表规范》的学习确认记录。

*岗位特定形象要求：如适用，记录该岗位在着装、仪容、配饰等方面的特殊要求及员工确认情况。

3.2.3职业形象表现与发展模块

*职业形象相关培训记录：参与公司组织的职业礼仪、着装规范、商务沟通等培训的记录，包括培训名称、时间、考核结果（如有）。

*正面形象案例：（可选）记录员工在重要场合（如客户接待、展会、商务谈判等）展现良好职业形象的具体事例或表彰信息。

*形象改进建议与反馈：（建设性）由直接上级或人力资源部在绩效沟通或专项评估中，针对员工职业形象提升提供的指导性建议及员工反馈记录。

3.3信息采集与录入

*基础信息及职业照片由员工本人按要求提供，并对其真实性负责。人力资源部负责审核。

*培训记录、规范确认等信息由人力资源部或相关组织部门负责及时、准确录入。

*所有档案信息的采集均需遵循合法、自愿原则，尊重员工个人隐私，严禁收集与职业形象管理无关的个人敏感信息。

四、档案的日常管理

4.1档案存储与系统维护

*形象档案应统一存储于公司指定的人力资源管理信息系统或专用电子档案管理平台，确保数据安全和系统稳定运行。

*信息技术部门负责档案管理系统的技术支持、维护与升级，保障系统功能满足档案管理需求。

4.2档案的更新与动态管理

*员工职业照片原则上每年更新一次，或在员工外貌发生显著变化时及时更新。

*员工岗位变动、职级调整等信息变更时，人力资源部应在规定时间内更新档案相应内容。

*职业形象培训记录、改进建议等信息应在事件发生后及时录入，确保档案的时效性。

4.3档案查阅权限与程序

*形象档案的查阅权限实行分级管理：

*员工本人：可查阅本人档案的基础信息、照片及已确认的规范和培训记录。

*直接上级：因工作需要（如团队形象管理、员工辅导）可查阅所辖员工的档案基本信息、照片、培训记录及公开的形象反馈。

*人力资源部：拥有档案管理的全部权限，负责档案的建立、审核、维护和监督。

*其他部门或人员：因特殊工作需要查阅非本部门员工档案，须经人力资源部负责人批准。

*查阅档案时，应履行必要的登记手续，严禁越权查阅或擅自复制、传播档案内容。

4.4档案保密原则

*所有接触形象档案的人员均有保密义务，严禁泄露、篡改、损毁或用于非工作目的。

*档案管理系统应具备严格的权限控制和操作日志记录功能，确保档案信息的保密性和可追溯性。

*发生档案信息泄露事件，应立即报告并采取补救措施，并追究相关责任人责任。

五、档案的使用与维护

5.1使用范围

形象档案主要用于：

*企业内部形象展示与宣传（如公司官网团队介绍、内部公告栏优秀员工展示等，需事先征得员工同意）。

*员工职业形象的日常管理、评估与提升。

*员工职业发展规划与相关培训安排的参考。

*重要商务活动人员形象筛选与确认（如需要）。

5.2档案的定期审核与清理

*人力资源部应每年度对全体员工的形象档案进行一次集中审核，检查信息的完整性、准确性和时效性，对不符合要求的档案及时通知相关人员更新。