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学生档案管理电子化实施方案

一、背景与意义

在教育信息化浪潮席卷之下，传统的以纸质为载体的学生档案管理模式，日益凸显其在存储、查询、流转、共享及长期保管等方面的局限性。纸质档案占用空间大、易损毁、检索效率低、信息共享困难、人力物力投入高，已难以适应新时代教育管理服务精细化、高效化、智能化的发展要求。

推进学生档案管理电子化，是深化教育领域“放管服”改革、提升办学治校能力的内在需求，也是优化学生服务体验、保障学生信息安全、促进教育数据资产沉淀与利用的重要举措。通过构建规范、高效、安全的电子档案管理体系，能够显著提升档案管理工作效率，降低管理成本，为教学科研、学生发展、决策支持提供有力的数据支撑，最终服务于人才培养的核心目标。

二、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以服务学生成长成才和学校事业发展为核心，以信息技术为支撑，遵循国家及教育行业关于档案管理和电子文件管理的相关法律法规与标准规范，坚持“统一规划、标准先行、安全为本、便捷高效、分步实施”的思路，全面推进学生档案管理流程再造与模式创新，构建线上线下一体化、服务管理协同化的学生电子档案管理新格局。

（二）基本原则

1.统筹规划，分步实施：结合学校实际，制定整体规划，明确阶段目标和重点任务，有序推进，确保各项工作落到实处。

2.标准引领，规范运作：严格遵循国家及行业电子档案管理标准，建立健全学校内部学生电子档案的采集、著录、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理规范。

3.安全第一，权责清晰：将信息安全置于首位，建立健全数据安全保障体系和保密制度，明确各环节的管理责任，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

4.需求导向，便捷高效：以师生实际需求为出发点，优化档案管理流程，提升系统易用性，实现档案信息的快速检索、便捷利用和有效共享。

5.开放兼容，持续发展：选择技术成熟、架构开放、兼容性强的系统平台，为未来功能拓展、数据互通及与其他业务系统的集成预留空间，确保电子档案管理体系的可持续发展。

三、主要目标

通过一段时间的建设与完善，力争实现以下目标：

1.建立一套符合国家标准、适应学校特点的学生电子档案管理标准规范体系。

2.搭建一个功能完善、安全可靠、操作便捷的学生电子档案管理系统平台。

3.完成存量纸质档案的规范化数字化加工与增量电子档案的常态化采集，实现学生档案信息的全面电子化。

4.构建权责明确、流程优化的电子档案管理与服务机制，实现档案业务办理的线上化、协同化。

5.提升学生档案信息资源的开发利用水平，为学校教学管理、学生服务、决策分析等提供数据支持。

四、主要内容与实施步骤

（一）电子档案信息标准体系建设

1.梳理归档范围与分类体系：依据教育部及相关主管部门要求，结合学校学生管理实际，全面梳理学生档案的归档范围、内容要素和分类方法，明确哪些信息应纳入电子档案管理。

2.制定元数据标准：参照《高等学校档案管理办法》及电子文件元数据相关标准，确定学生电子档案的核心元数据项、著录规则和值域规范，确保信息描述的一致性和准确性。

3.规范文件格式与质量要求：明确各类电子档案（如文本、图像、音视频等）的存储格式、压缩方式、分辨率、清晰度等技术参数和质量要求，保证电子档案的可读性和长期保存。

4.建立著录与编目规则：制定统一的学生电子档案著录细则和编目规范，确保档案信息的有序组织和高效检索。

（二）电子档案管理系统平台搭建

1.系统需求分析与功能设计：深入调研各相关部门及师生对档案管理的功能需求，包括档案采集、录入、审核、归档、存储、检索、借阅、利用、统计、销毁、权限管理、日志审计等模块，并进行详细的功能设计。

2.系统选型或定制开发：根据需求分析结果和预算情况，可选择成熟的商业档案管理系统进行本地化部署与二次开发，或根据学校特殊需求进行定制化开发。重点考察系统的安全性、稳定性、易用性、扩展性及与其他校内系统（如学工系统、教务系统、迎新系统等）的数据对接能力。

3.基础设施建设与部署：确保系统运行所需的服务器、存储设备、网络环境等硬件设施到位，并按照信息安全等级保护要求进行配置和部署。

4.数据接口开发与系统集成：开发与校内其他相关业务系统的数据接口，实现学生基本信息、学籍变动、奖惩情况、学业成绩等关键数据的自动同步或批量导入，减少重复录入，保证数据一致性。

（三）纸质档案数字化加工与整合

1.档案整理与清点：对现有纸质学生档案进行全面清点、排序、编目和预处理，去除装订物，修复破损文件，确保数字化前档案的完整性和有序性。

2.数字化扫描与图像处理：按照设定的技术标准，对纸质档案进行批量扫描，生成符合要求的电子图像文件，并进行去污、纠偏、裁剪、拼接、质量检查等图像处理工作。

3.数据著