团队协作沟通会议记录与总结表.docVIP

团队协作沟通会议记录与总结表通用工具模板

一、适用场景

本工具模板适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

日常例会：团队周会、月度工作复盘会，同步进度、协调资源；

项目专项会议：项目启动会、需求评审会、阶段节点推进会，明确目标与分工；

跨部门协作会议：涉及多团队配合的议题讨论，如资源协调、流程优化；

问题解决会议：针对突发问题或长期存在的协作瓶颈，组织专项研讨；

决策会议：重要方案、计划或制度制定的讨论与表决。

通过标准化记录与总结，保证会议信息可追溯、行动项可落地，提升团队协作效率。

二、操作流程指南

1.会前准备：明确会议提升记录效率

确定会议核心信息：提前明确会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人，以及必须参会的人员，并提前3天以上通知参会者。

梳理会议议程：主持人需提前梳理会议议题、讨论顺序及预计时长，与相关方确认后随会议通知同步发送，保证参会者提前准备材料（如项目文档、数据报表等）。

准备记录工具：记录人提前熟悉本模板，准备好电子版或纸质版模板，保证会议中可快速填写关键信息；若需录音辅助，需提前征得参会者同意。

2.会中记录：实时捕捉关键信息，保证内容完整

记录基本信息：在模板“会议基本信息”栏填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席者及原因），避免遗漏。

跟踪议程进展：按议程顺序逐项记录讨论内容：

讨论要点：简要记录每位发言者的核心观点（用“提出：……”格式，人名用号代替），避免主观评价，重点标注分歧点与共识点；

关键数据：如涉及数据、指标或方案细节，需准确记录（如“目标用户量提升20%”“预算上限5万元”）；

决议事项：对达成一致的结论明确标注“决议：X”，避免模糊表述（如“决议：由*团队负责需求文档优化，周五前提交初稿”）。

细化行动项：对会议中明确的任务，单独记录在“行动项跟踪”栏，需包含：任务描述、负责人、截止时间、优先级（高/中/低），保证“事事有人盯，件件有期限”。

3.会后整理：核对信息，形成正式记录

24小时内完成初稿：会议结束后，记录人根据会议笔记和录音（若有），整理初稿内容，重点检查：

决议事项与行动项是否准确、无歧义；

参会人员观点记录是否客观，避免遗漏重要信息；

时间、数据等细节是否与会议一致。

多方核对确认：初稿完成后，发送给主持人及关键参会者核对，确认无误后标注“最终版”；若有异议，需在1个工作日内反馈并修改。

分发与归档：确认最终版后，1个工作日内通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员及相关方，并根据公司规定按项目/部门归档（建议电子版备份至共享文件夹，保留期限不少于6个月）。

4.后续跟踪：推动行动项落地，闭环管理

定期回顾行动项：记录人或项目负责人需在行动项截止时间前1天提醒负责人，并在截止后3天内更新完成状态（“已完成/进行中/延期/未开始”）。

纳入下次会议议程：对未按时完成的行动项，需在下次会议中优先跟进，说明原因及调整计划，保证问题闭环。

三、会议记录与总结表模板

会议基本信息

会议名称

会议时间

会议地点/形式

（线下会议室A/线上腾讯会议）

主持人

记录人

*助理

参会人员

缺席人员及原因

*主管（因出差）

会议主题

会议议程与讨论内容

讨论要点

决议事项

1.同步Q3项目目标进度

专员：当前开发进度滞后3天，主要因测试资源不足；代表：市场部需配合提供用户调研数据，否则需求分析

决议：测试组抽调1人支持项目，由*经理协调，周三到位；市场部周五前提交用户调研数据

2.讨论资源调配方案

工程师：建议增加2名临时开发人员；主管：预算有限，优先优化现有任务排期

决议：不增加临时人员，由*专员牵头重新梳理任务优先级，周二下班前提交新排期表

3.确定下次会议时间

—

决议：下周三下午2点召开进度复盘会，需全体参会

行动项跟踪

任务描述

负责人

截止时间

优先级

完成状态

1.测试资源协调

抽调1名测试人员支持项目

*经理

周三17:00前

高

□已完成□进行中□延期□未开始

2.提交用户调研数据

整理Q3目标用户需求数据，同步至项目组

*代表

周五17:00前

高

□已完成□进行中□延期□未开始

3.重排项目任务优先级

梳理当前任务，优化开发排期

*专员

周二17:00前

中

□已完成□进行中□延期□未开始

后续工作安排

1.下次会议重点跟进：测试资源到位情况、新排期表可行性；2.*助理负责更新项目共享文档中的行动项状态，每日同步至群组。

备注

本次会议记录最终版已通过经理确认，如有疑问请联系记录人助理。

四、使用要点提示

客观记录，避免主观臆断：记录时需中立呈现讨论内容，不添加个人观点，重点保留“谁提出什么”“达成什么共识”“明确什么任务”等事实性信息。

行动项“三明确”原则：每个行动项需明确