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行政文书处理文档归档与保存方案

一、文书归档适用范围

本方案适用于公司各类行政文书的规范归档与保存，涵盖日常办公、项目管理、会议管理、人事管理、财务管理等场景中形成的具有保存价值的纸质及电子文书。具体包括：

日常管理类：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作计划等；

项目管理类：项目立项文件、合同协议、进度报告、验收材料等；

会议管理类：会议议程、参会人员名单、发言稿、会议决议等；

人事管理类：员工简历、劳动合同、考核记录、奖惩文件等；

财务管理类：预算方案、报销凭证、财务分析报告等（不含涉密财务数据）。

通过规范归档，保证文书可追溯、易查找，符合公司管理要求及外部合规检查需求。

二、文书归档处理流程

（一）文件收集

收集范围：各部门在处理公务过程中形成的、具有保存价值的正式文书（含附件、签批原件），草稿、重复件、无关材料除外。

收集责任人：各部门指定文员或专人负责本部门文书收集，每月25日前完成上月文书的初步整理。

移交要求：文员将收集的文书填写《文件移交清单》，与档案管理员核对无误后签字确认，保证“账物相符”。

（二）文件分类

根据文书性质及部门职能，采用“一级分类+二级分类”方式：

一级分类：按部门划分（如综合管理部、项目部、人力资源部）；

二级分类：按文书类型划分（如综合管理部下设“通知类”“会议类”“制度类”）。

示例：综合管理部-2024-通知类-001。

（三）文件整理

检查完整性：核对文书、附件、签批手续是否齐全，缺失部分需及时补充；

规范格式：去除订书钉、回形针等金属夹，对折角、破损文件进行平整或修复；

排序编号：按文书形成时间先后排序，使用铅笔在右上角标注页码，保证顺序清晰。

（四）文件编码

采用“部门缩写-年份-序号”规则编制唯一编码：

部门缩写：综合部（ZH）、项目部（XM）、人力部（RL）、财务部（CW）；

序号：按二级分类流水编制，从001开始，如“ZH-2024-通知-001”。

编码需用标签打印后粘贴于文件首页右上角，保证醒目、不易脱落。

（五）系统录入

将文件信息录入公司档案管理系统，必填字段包括：

文件名称、编号、形成部门、形成日期、页数、密级（普通/秘密）、保管期限、存放位置、归档人、归档日期。

电子文书需同步扫描件（PDF格式），分辨率不低于300DPI，保证图像清晰。

（六）装订归档

纸质文件：采用左侧装订方式，使用无酸档案夹或档案盒，每盒厚度不超过5cm，盒脊标注“部门-年份-类别”（如“综合部-2024-通知类”）；

电子文件：按编码规则建立文件夹存储，定期备份至公司专用服务器及云端，备份频率为每月1次。

（七）入库管理

存放位置：档案柜按“区域-排-层-格”编号（如A区-01排-02层-03格），标签标注编号及对应文件类别；

环境控制：档案室保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备灭火器、温湿度计、防虫防潮设备，每日记录环境数据。

（八）借阅管理

借阅申请：员工填写《文件借阅申请表》，说明借阅事由、归还日期，部门负责人签字后提交档案管理员；

审批流程：普通文件由档案管理员审批，秘密文件需经分管领导签字；

借阅登记：档案管理员在《文件借阅登记表》中记录借阅人、借阅日期、文件编号、归还日期，借阅期限不超过7天；

归还检查：文件归还时需检查是否完好、有无缺页，确认无误后登记归还。

（九）鉴定销毁

到期鉴定：对保管期限届满的文件（如一般通知保管3年、合同保管10年），由档案管理员会同部门负责人共同鉴定；

销毁审批：无保存价值的文件填写《文件销毁审批表》，经部门负责人、分管领导审批后，由2人以上监销；

销毁记录：监销人签字确认《文件销毁清单》，纸质文件粉碎处理，电子文件彻底删除，销毁记录保存2年。

三、文书归档管理工具

（一）行政文书分类目录表

一级分类

二级分类

编号规则示例

保管期限

说明

综合管理部

通知类

ZH-2024-通知-001

3年

公司级通知、通报

综合管理部

会议类

ZH-2024-会议-002

5年

重要会议纪要、决议

项目部

合同类

XM-2024-合同-003

10年

项目立项、验收合同

人力资源部

人事类

RL-2024-人事-004

永久

员工劳动合同、奖惩文件

（二）文件归档登记表

序号

文件名称

编号

形成部门

形成日期

页数

密级

保管期限

归档人

归档日期

存放位置

1

关于2024年春节放假的通知

ZH-2024-通知-001

综合管理部

2024-01-15

2

普通

3年

张*

2024-01-20

A区-01排-01层-01格

2

项目验收报告

XM-2024-报告-005

项目部

2024-02-28

15

普通

5年

李*

2024-03-05

B区-02排-03层-02格

（三）文件借阅登记表

序号

文件名称

编号

借阅人

部门

借阅