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行政管理公文写作与审核标准模板

一、适用范围与典型应用场景

内部事务通知：如会议安排、工作部署、制度宣贯、假期安排等需全员或特定部门知悉的事项；

跨部门协作函件：如项目需求对接、资源协调、业务流程确认等涉及多部门配合的事项；

重要事项请示：如预算申请、人员调配、方案审批等需上级或决策层批准的事项；

规章制度发布：如管理办法、实施细则、行为规范等需正式确立的组织内部规范；

工作总结与报告：如月度/季度/年度工作总结、专项工作进展报告、问题反馈报告等需向上级或相关部门汇报的事项。

二、公文写作与审核全流程操作指引

（一）准备阶段：明确核心要素

确定发文目的与受众

明确公文需达成的核心目标（如告知决策、请求支持、规范行为等）；

确定主送机关（直接接收公文的部门或人员）、抄送机关（需知晓公文内容但不直接执行的部门或人员）。

收集基础信息与资料

梳理涉及的时间、地点、人物、事件、数据等核心信息，保证真实准确；

收集相关背景材料（如previous文件、会议纪要、政策依据等），作为支撑。

确定文种与格式规范

根据发文目的选择合适文种（如通知、请示、报告、函、纪要等）；

确认组织内部公文格式要求（如字体、字号、行距、页边距、页码等）。

（二）撰写阶段：规范公文结构与内容

简洁明了，要素完整

格式：发文机关+关于+事由+文种（如“行政部关于2024年端午节放假安排的通知”）；

要求：不超过30字，事由清晰，避免使用模糊或口语化表述。

文号与签发人：规范编号，明确责任

文号：按组织内部规则编号（如“公司〔2024〕X号”），便于检索和追溯；

签发人：需标注最终审批人姓名及职务（如“签发人：*总经理”）。

主送机关：准确对应，不重不漏

标注于标题下方顶格位置，后加冒号；

多个机关并列时，用顿号或逗号分隔（如“各部门、各分公司：”）。

逻辑清晰，内容详实

开头：说明发文依据或目的（如“为规范办公用品管理，降低行政成本，根据公司《费用管理办法》，现就相关事项通知”）；

主体：分条列项阐述具体事项，每条内容单一，条理清晰（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号）；

结尾：提出执行要求或期望（如“请各部门于X月X日前完成落实，并将执行情况报行政部”）。

附件：标注明确，关联紧密

如有支撑材料（如清单、表格、方案等），在下方注明“附件：1.X”；

附件内容需与一致，单独编制页码。

发文机关与成文日期：规范标识，要素齐全

发文机关：标注全称或规范化简称（如“公司行政部”），加盖公章；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年X月X日”），会议通过的公文标注会议日期。

（三）审核阶段：层层把关，保证合规

初审：内容准确性核查

审核人：拟稿部门负责人或指定经办人；

核查要点：内容是否真实、数据是否准确、事由是否清晰、是否符合发文初衷。

复审：合规性与逻辑性审核

审核人：相关业务部门负责人或分管领导；

核查要点：是否符合法律法规及组织内部制度、与其他公文是否存在冲突、逻辑是否连贯、措施是否可行。

终审：权限与签发意见确认

审核人：组织最高决策人或授权领导（如总经理、董事长）；

核查要点：是否属于审批权限范围内、签发意见是否明确（如“同意印发”“修改后重新报送”）。

（四）定稿发布：规范排版，分发归档

格式校对与排版

检查字体（通常标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312）、字号、行距（固定值28磅）等格式是否符合要求；

核对页码、页眉页脚（如标注公司名称、公文标题）等细节。

编号与登记

按文号规则录入公文管理系统，登记发文日期、主送机关、份数等信息；

涉密公文需标注密级和保密期限，按保密规定管理。

盖章与分发

在发文机关处加盖公章，保证清晰、不压；

按主送、抄送范围分发，通过内部系统或纸质形式送达，并做好签收记录。

归档管理

公文发布后3个工作日内，将电子版及纸质版原件（含审核修改痕迹）交档案管理部门归档；

归档材料需齐全，包括、附件、审核意见表、签发单等。

三、标准公文模板要素结构表

要素名称

填写规范

备注说明

标题

发文机关+关于+事由+文种（如“行政部关于2024年度办公用品采购计划的通知”）

不超过30字，避免使用“关于……的请示报告”等冗余表述

文号

组织简称〔年份〕序号（如“行〔2024〕8号”）

年份用六角括号括起，序号按年度连续编制

签发人

标注审批人姓名及职务（如“签发人：*副总经理”）

仅需上级审批的公文（如请示、报告）标注

主送机关

顶格书写，后加冒号，多个机关用顿号分隔（如“各部门、各项目部：”）

指需直接执行或知晓的部门/人员，避免泛称“各有关单位”

开头（依据/目的）+主体（分条列项）+结尾（要求/期望）

主体部分每条内容单一，序号层级规范（一、（一）1.（1））

附件

下方注明“附件：1.X”（如“