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工程公司档案管理规定

1目的

加强档案管理和收集管理工作,确保档案的机密性、完整性和准确性,有效保护和充分利用档案为城市建设和企业经营发展服务.

2范围

适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案,行政档案,也包括营业执照、资质证书等.

3定义

公司档案工作的基本原则是：

集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司文书档案由行政部集中统一管理；档案已交档案室的除外的日常使用保管分别由有关部门管理,以便于及时利用,维护档案的完整与安全.公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档.

归档文书包括：

1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等.

2公司会议原始记录、纪要和决定包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度.

3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结.

4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要.

5国际国内同行业交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料.

6公司各部门的发文.

7其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料.

8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件.

9本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等.

10本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料.

11本公司的科技档案.

4权责

公司行政部设立专门的档案工作,受上级档案部门的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、科技档案,其任务是：

1收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；

2积极开展档案的提供利用工作；

3进行档案鉴定；

4进行档案统计；

5保管部分科技档案；

6认真学习中华人民共和国档案法有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量.

各部门协助行政部作好档案管理工作.

5内容

档案管理工作流程

见图1.

档案管理工作说明

见表1.

归档要求

5.3.1

在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列.

5.3.2案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限

5.3.3全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记

档案保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理：

1永久保存：

1公司章程；

2股东名册；

3组织规程及办事细则；

4董事会及股东会纪录；

5财务报表；

6政府机关核准文件；

7不动产所有权及其他债权凭证；

8工程设计图；

9其他经核定须永久保存的文书.

210年保存：

1预算、决算书类；

2会计凭证；

3事业计划资料；

4其他经核定须保存10年的文书.

35年保存：

1期满或解除之合约；

2其他经核定保存5年的文书.

41年保存：结案后无长期保存必要者.

5各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存.

6相关资料

相关文件

6.1.1中华人民共和国档案法

6.1.2南京市档案管理办法

附件

6.2.1卷内文件目录

6.2.2

图1档案管理工作流程

流程名称

档案管理流程

任务概要

档案管理

单位

总经理

行政经理

行政部

各职能部门

节点

A

B

C

D

1

2

3

4

5

6

7

8

9

审批审批

审批

审批

审批审批

审批

审批

开始

档案利用保管维护分类整理档案鉴定档案收集

档案利用

保管维护

分类整理

档案鉴定

档案收集

档案更新

档案更新

档案销毁

档案销毁

结束

档案利用

档案利用

任务名称

节点

任务程序、重点及标准

时限

相关资料

档案

收集

鉴定

C2

C3

B3

A3

程序

公司经营管理手册

☆各单位结合实际情况,制定归档文件的范围.对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档,做出相应的规定,能反映本企业生产经营管理活动职能,具有查考利用价值的文件材料等属于归档范围

☆在归档中应该收集齐全文件的订稿、正本和有关材料,保证档案的完整性

☆在档案文件的收集过程中,对资料进行去粗取精等工作,确定资料的利用价值

1个工作日

☆收集的档案文件经过鉴定,呈送行政经理审核和总经理审批

重点

☆档案收集和鉴定

标准

☆收集及时、齐全、完整

档案

保管

维护

C4

C5

程序

1.公司经营管理手册

2.卷内文件目录

3.卷末备考表

☆经过审批后,行政人员对收集之档案文件进行整理

2个工作日

☆整理的基本任务是把零散的、需要修改的档案进行分类、组织和编目,使其组成一个体系,固定下来,以便档案的使用,其过程如下:

☆区分全宗：按照全宗整理档案,能完整反映企业或个人活动的全部内容和过程,便于档案的保管和利用

☆分类：档案分类就是根据立档单位内的档案来源、时间、内容或