费用报销申请与审核标准化表单.docVIP

费用报销申请与审核标准化表单工具说明

一、适用场景与业务范围

本标准化表单适用于公司内部全体在职员工因公开展业务活动产生的各项费用报销场景，具体包括但不限于：

差旅费用：员工因公赴外地产生的交通费（火车、汽车、飞机等）、住宿费、市内交通费及伙食补助；

办公费用：日常办公所需的文具耗材、打印复印、通讯费、办公设备维修等支出；

业务沟通费用：与客户、合作方开展业务洽谈、会议接待等产生的场地租赁、茶水简餐等合理支出；

其他因公支出：经公司批准的培训费、市场调研费、小型活动物料费等符合公司管理规定的费用。

注：所有费用需与员工岗位职责、工作任务直接相关，且不属于个人消费范畴。

二、标准化操作流程

（一）申请人操作步骤

准备材料：整理费用发生的相关凭证（如行程单、消费明细、付款记录等），保证凭证清晰、完整，能准确反映费用发生的时间、事由及金额；

填写表单：登录公司费用管理系统（或使用纸质表单），逐项填写《费用报销申请表》，内容包括：

个人基本信息（姓名*、所属部门、工号）；

费用明细（分项目填写名称、发生日期、金额、事由说明）；

附件清单（注明凭证数量及类型，如“交通票据3张”“消费明细1份”）；

申请人签字及申请日期。

提交申请：将填写完整的表单及附件一并提交至直接部门负责人审核，电子版需通过系统附件，纸质版需将凭证粘贴整齐后随表单同行。

（二）部门负责人审核步骤

核对信息：重点审核费用发生的真实性（是否确为因公支出）、必要性（是否符合部门业务需求）及预算匹配度（是否超出部门季度预算）；

签署意见：审核通过后，在表单“部门审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；若存在疑问或需补充材料，需明确告知申请人修改方向。

（三）财务部门复核步骤

合规性检查：审核费用是否符合公司《费用管理制度》标准（如差旅住宿限额、业务招待费占比等），凭证是否合规（如抬头、印章、日期等信息完整）；

金额核对：检查表单填写的金额与附件凭证金额是否一致，计算是否准确（如涉及多种费用需分项汇总）；

签署意见：审核通过后，在“财务复核意见”栏签字；若不合规，注明退回原因并要求申请人在3个工作日内补充修正。

（四）分管领导审批步骤

权限审批：根据公司授权体系，对应审批权限（如5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管副总审批，20000元以上由总经理审批）；

最终确认：审核费用与业务目标的关联性，签署“领导审批意见”及日期，审批完成后将表单转回财务部门。

（五）财务付款步骤

数据录入：财务专员将审批通过的信息录入财务系统，付款凭证；

安排付款：通过银行转账或备用金方式向申请人支付报销款项，电子支付需确认收款账户信息准确，备用金需登记领取台账；

资料归档：将报销表单、凭证等资料分类存档，保存期限不少于5年。

三、费用报销申请表模板

基本信息

申请人姓名*

所属部门*

联系方式*

申请日期*

费用明细

序号

费用项目（如：交通费、住宿费）

1

2

3

费用合计（大写）：

￥（小写）：

附件清单|□交通票据□住宿凭证□消费明细□其他（请注明：____________）|附件共______份|

审批意见

部门负责人审核

签字：____________日期：____________

财务复核

签字：____________日期：____________

分管领导审批（≥5000元需填）

签字：____________日期：____________

总经理审批（≥20000元需填）

签字：____________日期：____________

申请人承诺|本人承诺：以上所填内容及附件真实有效，符合公司费用管理规定，如有不实承担全部责任。签字：____________日期：____________|

四、填写与审核要点

（一）申请人注意事项

及时性：费用应在发生后10个工作日内提交申请，特殊情况需提前向财务部门说明，逾期未申请超过30天的，需提交书面说明并由总经理审批；

准确性：费用项目需填写具体名称（如“高铁票”而非“交通费”），金额需与凭证一致，大小写需对应；

完整性：附件需与表单项目一一对应，凭证需保持清晰（如票据模糊需加盖经办人*手章说明），不得擅自涂改；

合理性：费用支出需符合业务实质，避免超标准、超范围（如差旅住宿需选择公司协议酒店，非必要不选择高端房型）。

（二）审核人注意事项

真实性优先：对大额或非常规费用（如单笔超10000元），可通过电话核实、查阅项目资料等方式确认业务背景；

权限清晰：严格按照审批权限流程签署意见，不得越级审批或代签；

反馈及时：审核环节需在2个工作日内完成，退回修改需明确具体原因，避免影响报销进度。

（三）通用规范

禁止行为：严禁拆分报销（将单笔大额费用拆分为多笔小额以规避审批）、重复报销（