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企业资产清查及管理手册

一、适用情境与触发条件

本手册适用于企业资产全生命周期的规范化管理，具体触发场景包括但不限于：

年度全面清查：每年末/次年初对各类资产进行全面盘点，保证账实相符，为年度财务报告及资产配置提供依据。

部门交接清查：部门负责人或资产管理员岗位变动时，需对所管理资产进行交接盘点，明确资产归属及责任。

专项审计前清查：配合内部审计、外部审计或专项检查时，对特定类别资产（如固定资产、无形资产）进行重点清查。

机构重组/搬迁清查：企业部门整合、办公地点搬迁或资产重组时，需对涉及资产进行全面梳理，避免资产流失。

异常情况核查：发觉资产台账与实际使用情况不符（如盘亏、毁损、闲置超期等），需启动专项清查核实原因。

二、资产清查全流程操作指南

（一）清查前期准备

成立专项工作小组

组长：由分管行政/财务的*经理担任，负责统筹协调及重大事项决策。

组员：财务部专员（负责账务核对）、行政部主管（负责资产统筹）、各业务部门资产管理员（负责本部门资产盘点及配合）。

职责分工：明确小组各成员职责，保证责任到人（如财务部负责台账数据准确性，行政部负责资产标签管理，各部门配合实地盘点）。

制定清查实施方案

明确清查范围：涵盖固定资产（办公设备、生产设备、车辆等）、流动资产（低值易耗品、存货等）、无形资产（软件、专利权等）及其他资产（如对外投资、长期待摊费用等）。

确定时间节点：如“202X年12月20日前完成方案制定，12月21日-12月30日开展实地盘点，次年1月5日前完成数据汇总及差异处理”。

选择清查方法：全面盘点（所有资产逐一核对）、抽样盘点（对低值易耗品、存货等按比例抽查）、技术盘点（利用RFID、资产管理系统扫码核对）。

开展清查培训

培训内容：资产分类标准、盘点流程、表格填写规范、差异处理流程、系统操作方法（如使用资产管理系统扫码录入）。

培训对象：各部门资产管理员及清查小组成员，保证所有参与人员掌握清查要求。

准备资料与工具

资料清单：最新资产台账（含资产编号、名称、规格、使用部门、责任人、购置日期、原值等信息）、历史盘点记录、资产购置/报废/调拨凭证。

工具准备：盘点标签、扫码枪（若使用系统）、相机（拍摄资产状态）、盘点表格（纸质/电子）、资产管理系统账号（若有）。

（二）实地清查实施

资产分类盘点

按资产类别（如电子设备、办公家具、生产设备等）分区域、分部门进行盘点，避免重复或遗漏。

固定资产：逐一核对资产编号、名称、规格型号、使用状态（在用/闲置/维修/报废），与台账信息一致后粘贴“已盘点”标签；对标签缺失或信息模糊的资产，需记录并拍照存档，后续由行政部统一核实。

流动资产：低值易耗品按类别清点数量（如笔、文件夹等），存货核对品名、规格、数量及保质期（若适用），保证无积压、无过期。

无形资产：核对软件著作权、专利权等证书信息，确认登记状态与实际使用情况一致（如软件是否仍在有效期内、是否正常使用）。

信息记录与核对

纸质盘点：填写《部门资产盘点明细表》（见模板1），保证字迹清晰、信息完整，盘点人与资产责任人双方签字确认。

系统盘点：使用资产管理系统扫码录入资产信息，系统自动比对台账数据，标记差异项（如数量不符、状态异常），差异清单。

特殊资产处理：对无法移动的大型设备（如生产机器），需在盘点表中注明存放位置及使用状态；对存放分散的资产（如各部门备用电脑），需提前与使用人沟通，保证能及时盘点。

异常情况记录

对盘盈（资产实际存在但未在台账中）、盘亏（台账有资产但实际未找到）、毁损（资产已无法正常使用）等情况，需详细记录异常资产信息、发觉时间、地点及初步原因，由盘点人、部门负责人签字确认，作为后续处理的依据。

（三）数据汇总与核对

盘点数据录入

各部门将纸质盘点表或系统导出的盘点数据整理后，提交至清查小组（财务部*专员负责汇总）。

财务部将盘点数据与资产台账进行逐项比对，编制《资产盘点差异汇总表》（见模板2），明确差异资产编号、名称、差异类型（盘盈/盘亏/毁损）、差异数量/金额及初步原因。

差异原因核实

清查小组针对差异项开展原因核查：

盘盈：核查是否为未及时入账的新增资产（如采购流程未完成）、接受捐赠未登记资产或外部单位寄存资产。

盘亏：核查是否为资产已报废未销账、内部调拨未办理转移手续、被盗或遗失（需提供相关说明，如《遗失报告》）。

毁损：核查是否为使用不当、自然老化或意外损坏，确认是否可修复及修复成本。

核实过程需形成书面记录（如《差异原因核实说明》），由部门负责人、清查小组成员签字确认。

编制清查报告

汇总清查结果，包括资产总额、账面价值、实际盘点价值、盘盈/盘亏/毁损金额及占比、差异原因分析、管理建议等，形成《企业资产清查报告》，提交管理层审批。

（四）结果处理与审批

差异审批流程

盘盈：填写《资产盘盈入库单》