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机关档案自查报告及整改措施

为全面提升机关档案管理规范化水平，切实发挥档案服务中心工作、服务历史查考的重要作用，我单位严格对照《机关档案管理规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等文件要求，于2024年3月至4月组织开展了为期1个月的档案工作专项自查。现将自查情况及整改措施报告如下：

一、自查工作开展情况

本次自查坚持“全面覆盖、问题导向、立行立改”原则，由单位主要领导牵头，办公室统筹协调，各业务科室负责人、兼职档案员共同参与，形成“领导小组+专项工作组+科室联络员”三级联动机制。自查范围覆盖2019年至2023年形成的文书、会计、人事、业务、声像等全门类档案，重点核查档案收集、整理、保管、利用等关键环节。工作中采取“三查三核”方法：一是查制度执行，核对《档案管理制度》《归档范围和保管期限表》等文件落实情况；二是查实体管理，逐架逐卷清点档案数量，核对目录与实体一致性；三是查信息化建设，核验电子档案备份、数字化成果质量及系统运行状态。通过实地走访库房、调阅移交清单、抽查利用记录、访谈相关人员等方式，共梳理问题清单4大类17项，形成自查台账并明确责任人和整改时限。

二、存在的主要问题

（一）档案收集环节存在短板。一是归档完整性不足。部分业务科室存在“重业务、轻档案”倾向，临时事务性文件、专项工作过程性材料分散保存在个人电脑或文件夹中，未按规定及时移交。经统计，2021-2023年文书档案中，未及时归档的会议记录、调研提纲等散存材料涉及12个科室，占同期应归档文件的8%；2023年业务科承办的“民生项目推进会议”照片仅移交5张，实际活动拍摄32张，声像档案收集滞后问题突出。二是电子文件归档不规范。电子档案管理系统与OA办公系统未实现无缝对接，部分电子文件仅以扫描件形式保存，原格式文件（如Word、Excel）未同步归档，导致电子档案元数据缺失；2022年“年度考核”电子文件中，8份考核表仅有PDF扫描件，缺失可编辑的Word原文，影响后续修改复用。

（二）档案整理质量有待提升。一是分类标准不统一。不同科室对《归档范围和保管期限表》理解存在偏差，部分科室将“党建工作”与“业务工作”混合立卷，个别科室按“问题—年度”分类，有的按“年度—问题”分类，导致档案类目混乱；2021年“乡村振兴”档案中，3卷将会议纪要与项目验收报告混装，未按“综合管理”“项目实施”细分。二是编目规范有缺失。卷内目录填写不完整，部分档案缺少文件形成日期、页号标注；2020年会计档案中，15本凭证封面仅标注“2020年X月”，未注明凭证号区间，查阅时需逐本翻找；数字化加工质量参差不齐，2019年文书档案数字化成果中，12%的扫描件存在图像歪斜、字迹模糊问题，3%的元数据（如责任者、文号）录入错误。

（三）档案保管条件亟需改善。一是库房空间紧张。现有档案库房面积80平方米，安装5列10组密集架，实际存储档案12000余卷（件），密集架利用率已达92%，2023年新产生的400余卷档案只能临时存放在办公室，存在散失风险。二是设施设备老化。库房温湿度自动监控系统运行不稳定，2024年1-3月数据显示，湿度超过60%的天数达28天，个别档案卷皮出现轻微霉斑；消防设施虽定期年检，但应急照明灯损坏2盏，灭火器压力不足1个；档案装具方面，部分卷盒因使用年限较长（最长达10年），出现边角破损、标签脱落现象。三是安全管理有漏洞。库房门禁系统仅覆盖主入口，后窗未安装防盗网；监控设备存储周期仅7天，无法满足档案安全追溯要求；档案借阅登记虽有记录，但部分登记项（如归还时间、利用效果）填写不全，2023年借阅记录中，“归还时间”空白率达15%。

（四）档案利用效能发挥不充分。一是检索效率较低。现有档案目录以纸质目录为主，电子目录仅按“年度—机构”单一线索检索，无法实现“关键词”“多条件组合”查询；2024年1-3月利用需求中，30%的查询需要人工辅助，平均耗时20分钟，较规定的“10分钟内响应”有差距。二是编研成果薄弱。近3年仅编制《年度文件汇编》《大事记》2类基础编研材料，未结合单位重点工作（如“优化营商环境”“基层治理创新”）开展专题编研，对历史数据的深度挖掘不足；2023年“营商环境政策落实情况”调研中，因缺乏历年政策执行效果的系统分析，报告参考价值受限。三是服务方式单一。档案利用仍以现场查阅为主，线上申请渠道仅开通电子邮箱接收，未实现“一网通办”；2024年第一季度线上申请42次，平均响应时间48小时，部分申请人因急需材料不得不现场办理，便利化程度有待提高。

三、整改措施及推进情况

针对自查发现的问题，我单位召开专题会议研究整改方案，制定《档案工作整改任务清单》，明确“1个月内完成立行立改事项、3个月内完成重点整改事项、6个月内建立长效机制”的目标，