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企业资源规划工具包（ERP）通用指南

一、典型应用场景

企业资源规划（ERP）工具包旨在通过系统化整合企业内部流程，实现资源优化配置与高效协同。其典型应用场景包括：

制造业产供销协同：管理从原材料采购、生产计划制定到成品销售的全流程，保证物料供应与生产需求匹配，降低库存积压风险。

零售业进销存一体化：实时跟踪门店库存、销售数据及供应商信息，支持动态补货与促销活动管理，提升供应链响应速度。

服务业项目资源调配：针对咨询、工程等服务型企业，统筹项目人力、时间与成本，保证资源按计划投入，保障项目交付质量。

多部门数据联动：打破财务、采购、销售、仓储等部门数据壁垒，实现业务数据与财务数据实时同步，为管理层决策提供统一数据视图。

二、核心业务操作流程

（一）采购管理流程

目标：规范采购申请、审批、执行及付款全流程，保证采购合规性与成本控制。

步骤

操作说明

责任人

输出物

1.需求发起

使用部门根据生产或运营需求，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格、数量、用途及预估到货日期。

需求部门经办人*

《采购申请单》

2.需求审批

部门经理审核需求合理性，财务岗审核预算，金额超限时提交分管总监*审批。审批通过后流转至采购部门。

部门经理/财务岗/分管总监*

审批通过的《采购申请单》

3.供应商选择

采购专员*根据物料类型，从合格供应商库中筛选至少3家比价，填写《供应商比价表》，综合评估价格、交期、资质后确定供应商。

采购专员*

《供应商比价表》《采购合同》

4.订单创建

在ERP系统中创建采购订单，关联审批通过的申请单，同步录入供应商信息、物料明细、单价、交货条款等，并推送供应商确认。

采购专员*

《采购订单》（系统+纸质）

5.收货验收

仓库管理员按订单要求收货，核对物料数量、质量并填写《入库单》，质检岗（如需）出具质检报告。系统同步更新库存数据。

仓库管理员/质检岗

《入库单》《质检报告》

6.付款结算

财务岗根据入库单、合同及发票，审核付款申请，经财务经理审批后安排付款，并在系统中标记采购订单完成状态。

财务岗/财务经理

《付款申请单》《银行付款凭证》

（二）销售管理流程

目标：规范从客户接洽到订单交付、回款的全流程，提升客户满意度与资金周转效率。

步骤

操作说明

责任人

输出物

1.客户接洽

销售专员*与客户沟通需求，确认产品/服务规格、价格、交货期等，填写《客户信息表》并录入ERP系统。

销售专员*

《客户信息表》《报价单》

2.订单录入

客户确认下单后，销售专员*在ERP系统中创建销售订单，关联客户信息、产品明细、数量、单价、付款方式及发货地址，同步检查库存可用量。

销售专员*

《销售订单》（系统+客户确认）

3.库存检查与发货

仓库管理员根据订单预留库存，安排备货并填写《出库单》；物流岗协调发货，在系统中更新物流信息并同步客户。

仓库管理员/物流岗

《出库单》《物流单号》

4.应收登记

财务岗*根据销售订单及发货记录，在系统中应收账款明细，定期与客户对账。

财务岗*

《应收账款台账》

5.回款核销

客户付款后，财务岗在ERP中关联对应订单进行回款核销，更新客户信用额度，并通知销售专员关闭订单。

财务岗*

《收款凭证》《订单关闭确认》

（三）库存盘点流程

目标：保证账实一致，掌握库存真实状况，避免积压或短缺风险。

步骤

操作说明

责任人

输出物

1.盘点计划

仓库管理员制定盘点计划（含范围、时间、人员），经仓储经理审批后提前3天通知相关部门。

仓库管理员/仓储经理

《库存盘点计划》

2.盘点准备

财务岗*冻结盘点期间库存出入库，打印《库存盘点表》（含物料编码、名称、规格、账面数量等）。

财务岗/仓库管理员

《库存盘点表》

3.现场盘点

盘点人员*（含仓库、财务）按物料分类实地清点，记录实盘数量，异常情况备注并拍照留存。

盘点人员*

签字确认的《盘点记录表》

4.差异处理

仓库管理员*核对账面与实盘数量，填写《差异报告》，分析原因（如收发错误、损耗等），提交管理层审批后调整库存。

仓库管理员/财务经理

《库存差异报告》《库存调整单》

5.账实更新

财务岗*在ERP系统中根据审批后的《库存调整单》更新库存数据，解除出入库冻结。

财务岗*

更新后的库存数据

三、常用模板表格

（一）采购申请单

申请部门

申请人*

申请日期

采购类型（□物料□服务□设备）

物料/服务名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

预算科目

部门经理审批

财务岗审核

备注：如需附技术参数、图纸等，请注明附件数量

（二）销售订单

客户名称

客户编码

订单日期

订单编号

销售专员*

产品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价

付款方式（□预付□账期□现结）

交货日期

发货地址

联系人及电话

订单备注：如特殊包装、交付要求等

客户确认签