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企业印章使用管理与废止流程规范

在现代企业治理结构中，印章作为企业对外行使权利、承担义务的重要凭证，其管理的规范与否直接关系到企业的商业信誉与经济安全。一套科学、严谨的印章使用管理与废止流程，不仅是企业内部控制体系的有机组成部分，更是防范经营风险、保障企业稳健发展的关键环节。本文旨在结合企业管理实践，系统阐述印章从日常使用到最终废止的全生命周期管理要点，为企业提供具有实操价值的参考。

一、印章使用管理的基本原则

印章管理的核心在于建立权责清晰、程序规范、监督到位的运行机制。任何涉及印章使用的行为，均应遵循以下基本原则：

专人保管原则：各类印章必须指定责任心强、品行端正的专人负责保管，明确保管人的岗位职责与法律责任。保管人应相对固定，如确需变更，须履行严格的交接手续，确保责任的无缝传递。

审批有据原则：所有用印行为必须基于真实、合法的业务需求，并经过规定的审批程序。未经有效审批，任何单位或个人不得擅自使用印章，严禁在空白纸张、空白合同或内容不完整的文件上加盖印章。

用印登记原则：建立详细的用印登记制度，对每次用印的时间、用印文件名称及编号、用印事由、批准人、用印人、保管人等关键信息进行完整记录，确保用印行为可追溯、可核查。

严禁滥用原则：严格限定印章的使用范围，不得超越其授权职能。严禁携带印章外出使用，如确因特殊情况需要，须经企业高级管理层批准并采取严格的监管措施。

风险防范原则：时刻树立印章管理的风险意识，定期对印章管理流程进行审视与评估，及时发现并堵塞潜在的管理漏洞，防止因印章管理不当引发法律纠纷或经济损失。

二、印章的日常使用管理流程

规范的用印流程是确保印章安全、合规使用的第一道防线，企业应结合自身组织架构与业务特点，细化以下环节：

用印申请：需使用印章的部门或个人，应填写统一格式的用印申请单，清晰注明用印文件的名称、份数、主要内容、用印事由、拟送往单位等信息，并附上待盖章文件的原件或清晰复印件，报请相关负责人审批。

逐级审批：根据用印事项的性质、重要程度及金额大小等因素，设定不同层级的审批权限。审批人应对用印申请的真实性、必要性及文件内容的合规性进行审慎审查，对符合要求的申请予以批准并签字确认；对不符合规定的，应拒绝批准并说明理由。

文件核对：印章保管人在接收经审批的用印申请后，须仔细核对待盖章文件与申请单内容是否一致，文件内容是否完整、清晰，有无涂改痕迹，审批手续是否齐全、有效。如有疑问，应及时向审批人或申请人核实，不得擅自用印。

规范用印：核对无误后，印章保管人应按照规定的方式和位置加盖印章。印章应清晰、端正地印在文件的指定位置，确保印迹完整、不模糊。多页文件如需盖章，应根据文件性质决定是否加盖骑缝章，以保证文件的完整性和严肃性。

用印登记：完成用印后，印章保管人应立即在《印章使用登记表》中逐项登记本次用印的详细信息，并由用印人签字确认。登记表应妥善保管，以备后续查阅和审计。

三、印章的保管要求

印章的安全保管是防止印章被盗用、滥用的关键。企业应建立健全印章保管制度，明确保管责任和具体措施：

保管责任：印章保管人是印章安全的第一责任人，应将印章存放在符合安全要求的专用保险柜或抽屉内，并妥善保管钥匙或密码，不得随意委托他人代管，更不得将印章带出指定的办公场所（经特批的情况除外）。

使用限制：严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张等无明确内容的载体上加盖印章。确因特殊业务需要开具带有印章的空白凭证，必须经企业最高管理层批准，并严格控制数量，使用后及时核销。

定期检查：印章保管人应每日检查印章的保管情况，确保其安全无虞。企业相关管理部门应定期或不定期对各类印章的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时整改。

人员变动处理：当印章保管人因工作调动、离职、退休等原因需要更换时，必须办理严格的印章交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章进行清点、核对，并在《印章交接登记表》上签字确认，明确交接日期和责任划分。

四、印章的废止流程

当企业发生名称变更、组织架构调整、印章损坏、遗失或按照相关规定不再需要使用某枚印章时，应及时启动印章废止程序，确保废旧印章得到妥善处理，避免遗留风险。

废止申请与审批：由原印章使用部门或管理部门根据实际情况，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、印章名称、枚数等信息，报请企业管理层审批。

印章回收：经批准废止的印章，应由原保管人或指定人员负责回收。回收过程中应仔细核对印章的数量和完好情况，并由回收人、原保管人及监交人共同签字确认。

登记备案：回收的废止印章应及时在《印章管理台账》中进行注销登记，注明废止日期、原因、回收人等信息，并将相关审批文件和回收记录一并存档。

销毁或封存：对于确定不再使用的废止印章，企业应根据实际情况选择合适的处理方式。一般情况下，应采取销毁方式，由两名以上专人负责监销，