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机关单位文档档案管理流程规范

一、总则

机关单位文档档案是单位在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是机关单位工作的生命线与基石。为规范文档档案管理工作，确保其真实性、完整性、安全性和可利用性，提高工作效率与管理水平，特制定本流程规范。本规范适用于机关单位内部各类正式文档的产生、流转、处理、归档、保管、利用及销毁等各个环节。全体工作人员均须严格遵守本规范，确保文档档案管理工作有序开展。

二、文档的产生与形成阶段

（一）拟稿与核稿

文档拟稿应遵循相关业务规范和公文写作要求，做到主题鲜明、观点正确、条理清晰、文字精炼、格式规范。拟稿人应对所拟文稿的内容真实性、准确性负责。重要文稿在提交审核前，可由拟稿部门内部进行初步核稿，检查有无明显疏漏或不当之处。

（二）审核与签发

文稿完成后，须按规定程序报请相关负责人审核。审核人应重点对文稿的政策依据、内容合规性、格式规范性、文字表述等方面进行审查，并签署明确的审核意见。未经审核或审核未通过的文稿，不得进入下一环节。审核通过的文稿，按照单位规定的审批权限报请相应领导签发。签发人对文稿的最终质量和有效性负责。

（三）编号与登记

经签发的正式文档，应由单位办公室或指定的文档管理部门统一进行编号。编号规则应科学合理，具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。同时，应对文档的基本信息，如标题、编号、签发人、成文日期、主送机关、抄送机关等进行详细登记，建立台账或录入文档管理系统。

（四）印制与用印

文档印制应符合规定格式和数量要求，确保字迹清晰、版面整洁。涉密文档的印制需在指定的涉密载体印制点进行，并严格控制印制数量。用印必须严格按照单位印章管理规定执行，由专人负责，对用印文档的内容与审批手续进行复核，确认无误后方可用印，并做好用印登记。

三、文档的流转与处理阶段

（一）分发与传递

文档分发应根据其内容和发送范围，准确、及时地送达相关单位或个人。传递过程中，应采取安全、可靠的方式，特别是涉密文档，必须通过机要渠道或符合保密要求的方式进行，严防失泄密事件发生。接收方在收到文档后，应及时签收确认。

（二）传阅与承办

需要传阅的文档，由办公室或相关负责人确定传阅范围和顺序，确保相关人员及时阅知。传阅人应在指定位置签署姓名和日期，并妥善保管，不得擅自涂改、抽取、复制或转借。涉及具体工作任务的文档，由相关承办人员负责办理。承办人应明确办理时限，积极推进，并将办理情况和结果及时反馈。

（三）催办与督办

对于有明确办理时限的文档，文档管理部门或相关负责人应进行催办，提醒承办人按时完成。重要或紧急文档，可启动督办程序，跟踪办理进度，协调解决遇到的问题，确保文档所涉事项得到有效落实。

（四）暂存与清理

在文档流转和处理过程中，对于暂时不需归档但仍有参考价值的文档材料，应妥善暂存，并定期进行清理。清理过程中，区分需继续流转、需退回、需销毁或需归档的不同类型，分别进行处理，避免积压和混乱。

四、档案的整理与归档阶段

（一）收集与积累

各部门及工作人员在工作中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体形式的文档材料，均为归档范围。应指定专人负责本部门文档材料的收集与积累工作，确保应归档材料的齐全、完整，防止遗漏或散失。

（二）鉴定与筛选

归档前，应由档案管理部门会同相关业务部门对收集的文档材料进行鉴定。鉴定内容包括其保存价值、保管期限（永久、长期、短期）的划定。对于无保存价值或已过保管期限且无需延长的文档材料，按规定程序进行销毁处理；对于有保存价值的，则确定其归档范围和类别。

（三）整理与组卷

对确定归档的文档材料，应按照档案整理的原则和方法进行系统整理。包括分类、排列、编号、编目、装订等环节。分类应遵循单位职能和业务特点，保持文档之间的有机联系。排列应条理清晰，便于查阅。编号应规范统一。卷内目录和备考表应填写清楚、准确。

（四）编目与入库

整理完毕的档案，应编制档案总目录、分类目录等检索工具，以方便查找和利用。同时，将档案信息录入档案管理系统，实现数字化管理。档案实体应按照库房管理规定，有序存入符合标准的档案柜、档案库房，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。

五、档案的保管与利用阶段

（一）库房管理

档案库房应具备良好的安全防护条件和适宜的温湿度环境。建立健全库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对库房设施设备进行检查和维护，确保档案实体安全。

（二）保密管理

严格遵守国家及单位的保密规定，加强对涉密档案的管理。涉密档案的查阅、复制、传递等环节，必须履行严格的审批手续，并由专人负责。严禁将涉密档案带出指定范围或向无关人员泄露。

（三）利用服务

档案利用应坚持为机关工作服务的原则，严格按照利用权限和审批程序办理。查阅档案时，应在指定场所进行。复制、摘录档案内容