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公司差旅费申请与报销管理制度申请审核流程优化手册

一、适用情形与触发条件

本流程适用于公司员工因公出差（含国内、国际）时，需提前申请差旅费用预算，并在出差结束后办理费用报销的全过程。具体触发情形包括：

员工因公赴外地开展业务洽谈、项目调研、参加会议、培训学习等必要外出活动；

出差前需明确出差事由、时间、地点及预算，经审批后方可出行；

出差结束后需根据实际发生费用，按规定流程申请报销，保证费用合规、合理。

二、全流程操作步骤详解

（一）差旅申请与预算提报阶段

发起申请

员工登录公司OA系统或填写《差旅费用申请表》（模板见第三部分），详细填写以下信息：

个人基本信息：姓名*、所属部门、职位、联系方式；

出差事由：需明确与工作相关的具体事项（如“项目客户拜访”“行业峰会参与”等）；

出差安排：起止日期、具体地点（含城市及详细地址）、同行人员（若有）；

行程计划：往返交通方式（如高铁、飞机、自驾等）、预计住宿天数、每日餐饮标准（参考公司《差旅费管理细则》）、其他必要费用（如会议注册费、市内交通费等）。

部门初审

员工将申请表提交至部门负责人*审核，重点确认：

出差事由与部门工作计划的关联性；

出差时间、人员安排的合理性；

预算金额是否符合公司对应职级、地区的差旅标准（如住宿上限、交通舱位等）。

审核通过后，部门负责人*在系统中或纸质表单签字确认；若不通过，需注明修改意见并退回员工调整。

财务预算审核

部门初审通过后，申请表流转至财务部门*审核，财务人员重点核查：

预算明细是否符合公司费用管控要求；

交通方式与出差距离的匹配性（如跨省出差是否选择飞机经济舱等）；

各项费用累加是否超出部门年度预算额度（若有预算限制）。

审核通过后，财务部门在系统中确认预算；若存在预算超支或明细不合理，需与申请人沟通调整，或报请分管领导审批。

最终审批

根据出差地点、时长及费用金额，按权限报请分管领导或总经理审批：

国内出差且预算≤5000元：由分管领导*审批；

国内出差且预算＞5000元，或国际出差：由总经理*审批。

审批通过后，系统《差旅预算确认单》，员工凭此单办理出差相关手续（如预订机票、酒店等）；若未通过，审批人需明确原因，流程终止。

（二）差旅费用报销阶段

费用整理与凭证收集

员工出差结束后，需在5个工作日内整理实际发生费用，保证凭证真实、完整，包括：

交通凭证：往返票据（如高铁票、登机牌、燃油费发票等，需注明起止地点及日期）；

住宿凭证：酒店水单、发票（需含入住日期、天数、金额及公司名称）；

餐饮及市内交通凭证：若公司实行包干制，需按标准填写明细；若实报实销，需提供消费小票或电子支付记录（需注明消费事由）；

其他费用凭证：如会议通知、培训签到表、活动邀请函等，证明费用与出差事由的直接关联性。

填写报销单

员工登录OA系统或填写《差旅费用报销表》（模板见第三部分），按实际费用明细逐项录入，并与《差旅预算确认单》进行核对，标注预算执行情况（如“预算结余元”“超预算元（需说明原因）”）。

部门复核

报销表提交至部门负责人*复核，重点确认：

出差任务是否已完成（如需提供出差报告，需一并提交）；

费用发生日期与出差时间是否一致；

各项费用是否符合公司实报实销标准（如超标部分需员工自行承担的，需标注明确）。

复核通过后，部门负责人*签字；若发觉问题，退回员工补充或修正。

财务审核

部门复核通过后，报销表流转至财务部门*，财务人员严格核查：

凭证合规性：票据是否清晰、印章是否齐全、抬头是否为公司全称；

预算执行情况：实际费用是否超出预算（超预算部分需提供额外审批材料）；

标准符合性：住宿、交通等费用是否在《差旅费管理细则》规定的范围内。

审核通过后，财务部门*在系统中报销单；若存在不合规项，财务人员与员工沟通，要求3个工作日内补充材料，否则作退回处理。

领导审批

财务审核通过后，按报销金额分级报批：

报销金额≤3000元：由财务负责人*审批；

报销金额3000-10000元：由分管领导*审批；

报销金额＞10000元：由总经理*审批。

审批通过后，报销流程进入支付环节。

支付与归档

财务部门*在收到审批通过的单据后，5个工作日内完成支付（工资卡或对公账户）；报销表及原始凭证由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年。

三、标准化表格模板

（一）差旅费用申请表

申请人信息

姓名：*

部门：*

职位：*

出差基本信息

事由：*

起止日期：至

地点：*（含详细地址）

同行人员：*（若有）

预计天数：*天

行程与预算明细

费用类型

预算金额（元）

备注（如交通方式、住宿标准）

往返交通费

住宿费（*元/晚）

餐饮补贴（*元/天）

市内交通费

其他费用（如会议费）

预算合计

审批流程

部门负责人：签字/日期：

财务审核：签字/日期：

分管领导/总经理：签字/日期：*