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员工离职流程及文档标准2024版

一、总则

员工离职是人才流动的正常现象，规范有序的离职管理不仅是对员工职业生涯负责，更是企业维护良好声誉、保障运营连续性、防范潜在风险的重要环节。为进一步优化公司人力资源管理流程，明确离职各环节的操作规范与文档要求，确保离职过程的顺畅、高效与合规，特制定本标准。本标准适用于公司全体员工，各部门及相关人员均需严格遵照执行。

二、离职流程

（一）离职申请与沟通

1.员工提出离职：员工基于个人职业规划或其他原因决定离职时，应以书面形式向其直属上级提交《离职申请表》，明确拟离职日期。建议员工在提交书面申请前，可先与直属上级进行口头沟通，以便上级提前了解情况。

2.直属上级沟通与挽留：直属上级在收到员工离职申请后，应在一个工作日内与员工进行正式面谈。面谈旨在充分了解员工离职的真实原因，对于表现优秀或核心岗位员工，应积极探讨其在公司内部的发展可能性，如有挽留意愿且符合公司需求，可提出具体挽留方案。沟通情况应简要记录。

3.离职申请提交：若挽留无效或员工去意已决，直属上级应指导员工完整填写《离职申请表》，并签署意见后，提交至人力资源部门。

（二）人力资源部门介入与审批

1.HR初步审核与面谈：人力资源部门在收到《离职申请表》后，应审核表单填写的完整性。随后，HR应安排与离职员工进行离职面谈，进一步了解其离职原因、对公司管理、文化、薪酬福利等方面的意见与建议，并将面谈主要内容记录于《离职面谈记录表》。此记录将作为公司改进管理的重要参考。

2.审批流程：HR将《离职申请表》按公司规定的审批权限逐级上报审批。审批过程中，相关负责人应结合员工日常表现、岗位重要性及离职原因等因素综合考量。

（三）工作交接

1.制定交接计划：在获得离职审批后，由直属上级牵头，离职员工配合，共同制定详细的《工作交接清单》。清单应明确交接内容、接收人、完成时限及注意事项。交接内容通常包括：未完成工作项目、客户资源、技术资料、财务账目、办公用品、公司资产（如门卡、电脑、钥匙等）。

2.执行工作交接：离职员工应严格按照交接计划，在规定时间内与接收人逐项进行交接。接收人应对所接收的工作和物品进行仔细核对，确保无误后在《工作交接清单》上签字确认。直属上级应对交接过程进行监督与指导，确保交接质量。如有必要，HR可参与重要岗位的交接过程。

3.交接确认：所有交接事项完成后，《工作交接清单》需经离职员工、接收人、直属上级三方签字确认，并提交HR部门备案。

（四）离职手续办理

1.物品清退与费用结算：离职员工需到相关部门办理物品清退手续，如归还借阅的图书资料、结清公司借款、退还工牌、门禁卡、办公设备等。行政部门负责核对并在《物品/资产清退确认单》上签字。

2.薪酬与福利结算：人力资源部门根据员工的实际出勤天数、加班情况、未休年假等，核算员工离职当月薪资及其他应结款项（如经济补偿金，若适用）。同时，办理社保、公积金等停缴手续及转移事宜。具体结算标准及时间依照劳动合同及公司相关规定执行。

3.离职证明开具：在员工完成所有离职手续，且无任何未了结事宜后，人力资源部门应为其开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。该证明应符合法律法规要求，客观记录劳动合同期限、解除或终止日期、工作岗位等信息。

（五）档案管理与后续跟进

1.档案归档：HR部门负责将员工的《离职申请表》、《离职面谈记录表》、《工作交接清单》、《物品/资产清退确认单》、离职证明存根等相关文档整理归档，保存期限按国家相关规定执行。

2.离职后沟通（可选）：对于核心人才或有潜力的离职员工，公司可建立适当的离职后联系机制，保持良性互动，为未来可能的合作或人才回归创造条件。

三、离职文档标准

（一）《离职申请表》

1.内容要素：应包含员工基本信息（姓名、部门、职位、工号、入职日期）、拟离职日期、离职原因简述、员工签名、日期。

2.审批栏：需设置直属上级意见、部门负责人意见、HR部门意见、分管领导意见（如适用）等审批环节，各环节需有签字及日期。

3.填写要求：内容真实、完整、清晰，手写签名有效。

（二）《离职面谈记录表》

1.内容要素：员工基本信息、面谈日期、面谈人、面谈主要内容（包括离职真实原因、对公司各方面的评价与建议、在职期间的感受、未来职业规划等）。

2.记录要求：客观、准确记录员工表述，避免主观臆断。面谈结束后，由面谈人签字，并可请员工签字确认主要内容。

（三）《工作交接清单》

1.内容要素：员工基本信息、交接开始与截止日期、序号、交接事项类别（如工作任务、文件资料、物品资产、财务款项、系统权限等）、具体内容描述、接收人、完成情况、备注等。

2.格式要求：条理清晰，便于逐项核对。可根据岗位特性设计不同模板。

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