采购管理流程模板采购到收货全覆盖.docVIP

适用范围与场景描述

全流程操作步骤详解

一、需求发起与审批：明确采购必要性

责任部门：需求部门

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产领用、办公消耗、项目实施等），填写《采购申请单》，详细注明物品名称、规格型号、技术参数、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货日期等信息，并附必要的技术图纸或需求文档作为支撑。

部门负责人对需求的合理性（是否符合业务规划、是否重复采购）及预算合规性（是否在部门年度预算范围内）进行审核，签字确认后提交至采购部门。

财务部门对预算金额进行复核，重点核查超预算采购的合理性（如是否为紧急需求、是否有替代方案），并出具预算审核意见。

关键输出：《采购申请单》（含部门负责人、财务审核意见）

二、供应商选择与订单下达：保证采购合规性

责任部门：采购部门

操作说明：

供应商寻源：采购部门根据采购物品的品类特性，通过合格供应商库、公开招标、询比价、竞争性谈判等方式筛选供应商（优先选择长期合作或资质齐全的供应商），收集至少3家供应商的报价单及产品资质证明（如营业执照、相关认证等）。

供应商评估：组织需求部门、财务部门组成评估小组，从价格、质量、交期、服务、信誉等维度对供应商进行综合评分，形成《供应商评估报告》。

订单：确定供应商后，采购部门与供应商签订《采购合同》（或下达《采购订单》），明确物品信息、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经采购负责人及法务（如设）审核签字。

关键输出：《供应商评估报告》《采购合同》/《采购订单》

三、订单执行与进度跟踪：保障采购时效性

责任部门：采购部门、需求部门

操作说明

采购部门将已签订的《采购订单》同步给供应商，并确认供应商的生产/备货进度，要求供应商提供预计发货时间及物流单号（如适用）。

采购专员定期跟踪订单执行情况，对可能延迟的订单（如供应商产能不足、物流异常等），提前与供应商沟通解决方案（如分批交付、更换物流方式），并及时通知需求部门调整计划。

需求部门如需变更订单（如增减数量、调整规格），需提交《订单变更申请》，经原审批流程审核通过后，采购部门与供应商签订《补充协议》或《变更单》。

关键输出：《订单进度跟踪表》《订单变更申请》（如涉及）

四、到货验收与质量确认：核对货物合规性

责任部门：仓库管理部门、需求部门、采购部门

操作说明：

初步验收：货物送达后，仓库管理员根据《采购订单》核对到货物品的名称、规格、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好，如有破损、短缺或错发，当场拍照记录并联系采购部门协调处理。

质量检验：需求部门（或质检部门，如设）根据技术参数及质量标准对物品进行质量检验，出具《到货验收单》，验收结果分为“合格”“不合格（需整改）”“拒收”三类：

合格：需求部门、仓库、采购部门三方签字确认；

不合格：填写《不合格品处理单》，反馈供应商进行退换货或整改，整改后需重新验收；

拒收：联系供应商及时拉回货物，并按合同约定追究违约责任。

系统入库：验收合格后，仓库管理员在ERP/WMS系统中办理入库手续，入库单号，更新库存台账，并将《到货验收单》同步至财务部门。

关键输出：《到货验收单》《不合格品处理单》（如涉及）

五、入库登记与数据归档：完善采购记录

责任部门：仓库管理部门、采购部门

操作说明：

仓库管理员将验收合格的物品分类存放至指定库位，粘贴物料标签（注明名称、规格、批次、入库日期等信息），保证账实相符。

采购部门收集《采购申请单》《采购合同》《采购订单》《到货验收单》等全套资料，按“一单一档”原则整理归档（电子档+纸质档），档案保存期限不少于3年（按企业档案管理规定执行）。

关键输出：入库台账、采购档案

六、付款申请与结算：完成采购闭环

责任部门：财务部门、采购部门

操作说明：

供应商根据合同约定开具合规发票（发票抬头、税号等信息需与企业一致），连同《送货单》《验收单》等一并提交至采购部门。

采购部门核对发票信息与合同、订单、验收单的一致性，确认无误后填写《付款申请单》，附发票及全套单据提交财务部门。

财务部门审核单据完整性、发票合规性及付款条件（如是否达到付款节点、是否存在违约情况），安排付款，并同步更新应付账款台账。

关键输出：《付款申请单》、付款凭证

核心流程表单模板

表1：采购申请单

申请部门

申请日期

申请人

订单编号

物品名称

规格型号

技术参数

需求数量

预估单价

预算金额

资金来源

期望到货日期

用途说明

部门负责人审核意见：

财务预算审核意见：

采购部门复核意见：

签字：__________日期：__________

签字：__________日期：__________

签字：__________日期：__________

表2：采购订单

订单编号

签订日期

供应商名称

供应商联系人