公司报销流程和规范标准表格.docVIP

公司日常费用报销规范与操作指引

一、适用范围与常见应用场景

本指引适用于公司全体员工在日常工作中因公支出的各项费用报销管理，涵盖以下常见场景：

日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等维持办公支出的必要费用；

差旅费用：员工因公赴外地开展业务产生的交通费、住宿费、市内交通费及合理餐补；

业务相关支出：如客户接待费（需符合业务招待标准）、市场推广物料费、小型会议费等；

其他经审批的必要费用：如专业培训费、资料费等与工作直接相关的支出。

不适用范围：资本性支出（如设备采购）、员工个人福利费用、未经事先审批的超标准支出等。

二、报销操作流程与步骤

（一）费用发生前：确认必要性与预算

必要性评估：员工需判断费用是否与工作直接相关，避免非必要支出。例如办公用品采购需优先使用现有库存，避免重复购置。

预算核对：若费用涉及部门预算（如市场推广费），需提前向部门负责人申请预算审批，确认额度后再支出。

（二）费用发生后：整理合规凭证

收集原始单据：费用发生时需取得合法、合规的原始凭证（如增值税发票、机打小票、行程单等），凭证需满足以下要求：

-抬头为公司全称（与营业执照一致）；

-注明费用明细、金额、日期及商家盖章；

-金额与实际支出一致，涂改无效。

分类整理凭证：按费用类型（如办公费、差旅费）分类整理，同一类型费用需合并填写报销单，避免单据零散。

（三）填写报销单：信息完整准确

登录报销系统：通过公司OA系统或财务系统进入报销模块，新建报销单；

填写基础信息：包括申请人姓名（某三）、所属部门、工号、报销日期、联系方式；

录入费用明细：逐项填写费用类型、发生日期、事由（如“项目办公文具采购”）、金额（需与凭证一致）、备注（如“含税金额”）；

附件：将整理好的原始凭证扫描或拍照，作为附件至系统，保证清晰可辨。

（四）部门审核：确认真实性及合理性

提交审批：填写完成后，提交至部门负责人（某四）进行审核；

审核重点：部门负责人需核对费用是否在部门预算内、事由是否真实、支出是否合理（如差旅住宿是否符合城市标准）；

审核结果：通过则提交至财务部门，驳回则需修改后重新提交。

（五）财务复核：合规性与完整性检查

接收报销单：财务部门（某五）收到报销单后，在2个工作日内完成复核；

复核内容：

报销单信息是否完整（申请人、部门、金额等无遗漏）；

原始凭证是否合规（抬头、印章、明细等符合要求）；

计算是否准确（如小写与大写金额一致、费用分摊合理）；

审批流程是否完整（部门负责人签字无误）。

处理结果：复核通过则进入付款流程，驳回则注明原因退回申请人修改。

（六）最终审批：按权限分级审批

审批权限：

金额≤5000元：由财务负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：由财务负责人+总经理（某六）联合审批；

金额＞20000元：需提交总经理办公会审批。

审批时效：审批人需在1个工作日内完成审批，无异议则通过，有异议则联系申请人沟通调整。

（七）费用支付：完成报销闭环

财务付款：审批通过后，财务部门在3个工作日内通过银行转账将款项支付至申请人工资卡或对公账户；

到账提醒：付款完成后，系统自动发送到账通知，申请人可通过系统查询支付状态；

单据归档：财务部门将报销单及原始凭证统一归档保存，保存期限不少于5年。

三、标准报销表格模板

公司日常费用报销单

报销单编号

申请日期

年月日

申请人信息

姓名：某三

部门：

工号：

联系方式：

费用明细

序号

费用类型

金额（元）

1

办公费

350.00

2

快递费

80.00

3

通讯费

150.00

合计金额

大写：人民币伍佰捌拾元整

小写：￥580.00

附件张数

3张（发票2张、小票1张）

审批流程

部门负责人签字：某四

日期：

财务审核人：某五

日期：

财务负责人：某七

日期：

总经理：某六

日期：

申请人签字

四、操作要点与注意事项

（一）时限要求

费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需说明原因，经总经理审批后方可受理；

审批流程各环节需在规定时限内完成，避免因拖延影响报销进度。

（二）凭证规范

原始凭证需为税务机关或合法机构监制的票据，手写无效（如手写收条需部门负责人额外签字确认）；

凭证抬头必须为公司全称（如“科技有限公司”），个人抬头或简称不予报销；

交通费凭证需注明行程起止地、时间，住宿费凭证需附住宿清单（如酒店明细单）。

（三）审批纪律

严禁越级审批（如直接提交至财务负责人skipping部门审核）；

审批人需对报销内容的真实性负责，不得签署虚假报销单；

报销单需由申请人本人填写，代填需提供书面委托书。

（四）特殊情况处理

紧急费用：如因公出差突发需垫付大额费用，可提前通过OA系统申请“紧急借款”，出差后7个工作日内冲销借款；

凭证遗失：需提供书面说明（经部门负责人签字），