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客户信息保密管理制度

在当今数字化与信息高度流通的商业环境中，客户信息作为企业最宝贵的无形资产之一，其安全与保密直接关系到客户信任、企业声誉乃至核心竞争力。为规范公司客户信息的收集、存储、使用、传输和销毁等全生命周期管理，保护客户合法权益，维护公司良好信誉，特制定本制度。本制度旨在建立一套系统、严谨且可操作的客户信息保密管理体系，确保每一位员工都充分认识到保密责任的重要性，并将其转化为日常工作中的自觉行为。

一、总则

（一）目的与依据

本制度依据国家相关法律法规及行业规范，结合公司实际业务需求制定，旨在防范客户信息泄露风险，保障客户信息安全，促进公司业务的健康、可持续发展。

（二）定义

本制度所称“客户信息”，是指公司在业务活动中收集、整理、加工、存储的，与客户身份、交易、偏好、联系方式及其他相关的各类信息。这些信息包括但不限于客户的基本身份信息、账户信息、交易记录、通讯记录、服务记录以及其他能够识别特定客户或反映客户活动情况的信息。无论是以电子形式、纸质形式还是其他任何载体存在的客户信息，均适用本制度。

（三）适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生、顾问及其他为公司提供劳务的人员），以及代表公司执行任务的外部合作单位及其人员。公司所有部门、业务环节在处理客户信息时，均须严格遵守本制度的规定。

（四）基本原则

1.最小必要原则：收集和使用客户信息应以完成业务所必需的最小范围为限，不得过度收集或滥用。

2.全程可控原则：对客户信息的收集、存储、使用、传输、销毁等各个环节实施全程监控与管理，确保信息处于可控状态。

3.责任到人原则：明确各部门及相关人员在客户信息保密管理中的职责与义务，将保密责任落实到具体岗位和个人。

4.预防为主原则：建立健全预防机制，通过技术手段、制度规范和人员教育相结合的方式，防范信息泄露风险。

二、管理机构与职责

（一）公司层面

公司设立客户信息保密管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，成员包括相关业务部门、技术部门、法务部门及人力资源部门的负责人。领导小组是客户信息保密管理的最高决策机构，其主要职责包括：

1.审定公司客户信息保密管理的总体策略和制度。

2.协调解决客户信息保密管理工作中的重大问题。

3.监督检查公司各部门对本制度的执行情况。

4.组织对重大客户信息泄露事件的调查与处理。

领导小组下设办公室，负责日常工作的组织与协调，通常可设在法务部、合规部或行政部。

（二）部门层面

各部门负责人是本部门客户信息保密管理的第一责任人，负责在本部门内贯彻执行公司客户信息保密管理制度，并组织开展相关的宣传教育和培训工作。各部门应指定专人（可兼职）作为客户信息保密管理员，协助部门负责人落实具体保密措施，监控信息流转，并及时向领导小组办公室报告可疑情况或泄密事件。

（三）员工层面

公司全体员工均有义务保守客户信息秘密，严格遵守本制度及相关操作规程，妥善保管因工作需要接触到的客户信息，不得未经授权擅自泄露、传播、出售或用于其他非法目的。

三、客户信息的收集与获取

（一）合法性与必要性

收集客户信息必须遵循合法、正当、必要的原则。应向客户明确告知信息收集的目的、范围和使用方式，并获得客户的明示同意（法律法规另有规定的除外）。所收集的信息应与公司提供的产品或服务直接相关，且为实现业务目的所必需。

（二）规范流程

客户信息的收集应通过公司规定的渠道和方式进行，确保信息来源的合法性和信息内容的准确性。收集过程中应建立详细记录，包括信息来源、收集时间、收集人及授权情况等。对于敏感客户信息（如涉及金融账户、身份证信息等），需采取额外的安全验证措施。

四、客户信息的存储与保管

（一）存储介质管理

1.电子存储：客户信息的电子存储应使用公司指定的、安全可控的服务器或云存储服务。存储系统必须具备完善的访问控制、数据加密和安全审计功能。严禁将客户信息存储在未经授权的个人电脑、移动硬盘、U盘、私人云盘或其他不安全的存储介质中。

2.纸质存储：纸质客户信息资料应存放在带锁的文件柜或专用档案室中，由专人负责保管。查阅和复印需履行登记审批手续。

（二）分级分类管理

根据客户信息的敏感程度和重要性，对其进行分级分类管理，并针对不同级别采取相应的加密、访问控制和备份策略。核心敏感信息应采取最高级别的保护措施。

（三）定期备份与检查

对存储的客户信息应定期进行备份，备份数据应与原始数据分开存放，并同样采取严格的保密措施。同时，定期对存储系统进行安全检查和漏洞扫描，确保存储环境的安全性。

五、客户信息的使用与流转

员工因工作需要使用客户信息时，必须严格遵循“最小权限”和“按需分配”原则，仅能访问和使用其岗位职责所必需的客户信息。使用过程中应保持信息的完整性