文档编辑与排版规范标准手册.docVIP

文档编辑与排版规范标准手册

前言

为统一各类文档的编辑与排版标准，提升文档的专业性、可读性和一致性，特制定本规范手册。本手册适用于企业内部文件、对外报告、学术论文、产品说明书等各类正式文档的编辑与排版流程，旨在规范文档格式、优化内容呈现，保证信息传递的准确性与高效性。请所有文档编写人员严格遵循本手册要求，共同维护文档质量的统一标准。

一、适用范围与应用场景

1.适用文档类型

本规范适用于以下类型的文档编写与排版：

企业内部管理文件（如制度流程、会议纪要、工作报告、项目方案等）；

对外商务文档（如合作协议、投标文件、产品手册、宣传资料等）；

学术与技术文档（如研究报告、技术白皮书、论文、专利文档等）；

其他需长期保存或对外发布的正式文档。

2.典型应用场景

新文档创建：编写全新文档时，需严格遵循本规范设置格式与结构；

旧文档修订：对现有文档进行更新或修订时，需统一调整至符合本规范要求；

多人协作编辑：团队共同编写文档时，需通过规范格式保证各部分内容风格一致；

文档审核与归档：文档定稿前需通过排版规范审核，归档文档需符合长期保存的格式标准。

二、核心排版规范要求

1.页面设置

纸张大小：统一采用A4（210mm×297mm）；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订与阅读）；

页眉页脚：页眉距边界1.5cm，页脚距边界1.75cm；

页码格式：页码位于页面底端居中，起始页码为“1”（封面、目录不编页码，但需在页码中体现“共X页”）。

2.字体与字号

元素

中文格式

英文格式

字号

示例

一级标题

黑体

ArialBlack

三号

1.项目概述

二级标题

楷体_GB2312

Arial

四号

1.1项目背景

三级标题

仿宋_GB2312

TimesNewRoman

小四

1.1.1市场分析

宋体

TimesNewRoman

小四

本项目旨在…

图表标题

宋体（加粗）

Arial（加粗）

五号

图1-1用户增长趋势

注释/脚注

宋体（倾斜）

TimesNewRoman（倾斜）

小五

注：数据来源为…

页眉

宋体

TimesNewRoman

五号

××公司内部文件

3.段落格式

行间距：行间距为1.5倍，标题与间距为0.5行，段落间距为0行；

对齐方式：两端对齐，标题居中（一级标题）或左对齐（二级及以下标题），段落首行缩进2字符；

特殊格式：避免使用空格缩进，需通过“段落”设置中的“首行缩进”实现；长段落建议分页时保持段落完整性，避免跨页断句。

4.标题层级规范

层级逻辑：采用“1→1.1→1.1.1→（1）→①”的层级结构，最多不超过5级；

编号规则：一级标题为阿拉伯数字（如“1”“2”），二级标题为数字加点（如“1.1”“1.2”），三级标题为双点（如“1.1.1”“1.1.2”），四级标题为中文括号（如“（1）”“（2）”），五级标题为圈码（如“①”“②”）；

标题样式：同一层级标题的字体、字号、对齐方式需完全一致，禁止混用样式。

5.图表与公式处理

图表插入：图表需在中明确提及（如“如图1-1所示”“见表2-1”），并按章节连续编号（如图1-1、图1-2，表2-1、表2-2）；

图表图标题位于图下方居中，表标题位于表上方居中，格式为“图/表章节编号-序号+名称”（如“图3-1产品功能架构”“表4-22023年销售数据”）；

图表来源：图表下方需注明“数据来源：X”或“注：X”，字体为五号宋体；

公式格式：公式需居中显示，编号右对齐，格式为“（章节编号-序号）”（如“（5-3）”），公式中变量需用斜体，单位用正体。

6.引用与参考文献

文内引用：采用“（作者，年份）”格式（如“（，2023）”），或“作者（年份）”（如“（2022）指出”）；

参考文献列表：置于文档末尾，标题“参考文献”为一级标题，按引用顺序排列，格式需符合GB/T7714标准（如期刊文章：作者.题名[J].期刊名,年,卷(期):起止页码.）；

引用规范：禁止引用未公开来源或非正式发布的内容，参考文献需与文内引用一一对应。

7.页眉页脚规范

页眉内容：一般包含文档标题（或简称）+公司/部门名称（如“2024年度项目计划书××研发部”），字体为五号宋体；

页脚内容：页码格式为“第X页共Y页”（如“第5页共12页”），字体为五号宋体；

封面页：不显示页眉页脚，页码标注为“共X页”（位于页面底端居中，无“第X页”字样）。

三、文档创建与排版步骤

步骤1：新建文档并设置页面

打开Word/WPS等文档编辑工具，新建空白文档；

进入“页面布局”→“页边距”，选择“自定义边距”，设置上、下2.54cm，左、右3.17cm；

在“纸张”选项卡中，选择“A4”纸张大小，