企业费用审批及报销操作流程表.docVIP

企业费用审批及报销操作流程指南

一、适用范围与业务场景

本流程适用于企业内部各部门员工因公发生的各项费用支出管理，涵盖日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐补）、业务招待费用（如客户接待）、其他合规支出（如培训费、小额采购）等场景。目的是规范费用申报、审批及报销流程，保证支出合规、透明，提高资金使用效率，明确各环节职责。

二、操作流程详解

第一步：费用申请与事前审批

发起申请：员工预计发生费用前，需根据费用类型填写《费用事前申请表》（模板见第三部分），明确费用用途、预算金额、预计发生时间、参与人员等信息。

部门审批：申请表提交至部门负责人*审批，部门负责人需核查费用必要性、是否符合部门预算，签字确认后传递至下一环节。

分级审批：

单笔费用金额在[具体金额，如1000元]以下：由部门负责人*审批通过后即可执行；

单笔费用金额在[具体金额，如1000-5000元]：需经部门负责人及分管副总双审批；

单笔费用金额超过[具体金额，如5000元]：需经部门负责人、分管副总及总经理*三级审批。

审批反馈：审批通过后，员工方可执行费用支出；若未通过，审批人需注明原因，申请人对申请表调整后重新提交。

第二步：原始凭证收集与整理

凭证获取：费用发生后，员工需取得合法、合规的原始凭证（如付款凭证、消费明细单、行程单等），凭证需清晰显示交易时间、金额、事由、收款方信息，并加盖相关印章（若有）。

凭证粘贴：按费用类型分类整理原始凭证，使用《费用报销凭证粘贴单》（模板见第三部分）从左至右、从上至下依次粘贴，不得超出粘贴单范围，每张凭证需注明用途及对应金额。

附件补充：若涉及多人共同费用（如团队差旅、客户招待），需附上参与人员名单及费用分摊说明；若为预支费用报销，需附《费用预支单》及冲销说明。

第三步：报销单据提交与初审

填写报销单：员工根据实际支出填写《费用报销单》（模板见第三部分），依次填写报销部门、申请人、报销日期、费用类型、费用明细（含每笔支出的金额、事由、凭证张数）、报销总金额等信息，保证信息真实、完整。

部门初审：报销单及附件提交至部门内勤*或指定人员，部门内勤需核对：

报销单填写是否规范，有无漏填、错填；

原始凭证是否真实、完整，与报销单信息是否一致；

费用是否在事前审批范围内，超预算部分是否有合理说明及补充审批。

签字确认：初审通过后，部门内勤签字并返还给申请人，由申请人提交至财务部门。

第四步：财务审核与复核

财务审核：财务部门收到报销单后，由审核岗*负责，重点核查：

费用是否符合企业财务制度及预算规定；

原始凭证的合法性（如凭证抬头是否为企业全称、税号是否正确）；

报销金额计算是否准确，附件是否齐全；

审批流程是否完整，各级签字是否真实有效。

问题处理：若审核发觉问题（如凭证不合规、金额计算错误），审核岗需注明退回原因，反馈给申请人补充或修正；若审核通过，审核岗在报销单上签字，并传递至复核岗。

财务复核：复核岗（通常为财务主管）对已审核的报销单进行抽查或全面复核，确认无误后签字确认，进入支付环节。

第五步：款项支付与账务处理

支付审批：财务部门根据复核通过的报销单，填写《付款审批单》，按企业资金支付流程提交至相关负责人审批（如财务经理、总经理*）。

款项支付：审批通过后，财务部门通过企业对公账户或备用金方式向员工支付报销款项，支付完成后在报销单上标注支付日期及支付方式。

账务登记：财务人员根据报销单及付款凭证，在财务系统中进行账务处理，登记费用明细账，保证账实一致，定期费用报表供管理层查阅。

第六步：资料归档与反馈

资料归档：报销完成后，财务部门将报销单、原始凭证、审批文件等资料按月份、部门分类整理，装订成册存档，保存期限符合企业档案管理规定。

进度反馈：员工可通过企业内部系统或向财务部门查询报销进度，财务部门需在[具体时限，如3个工作日]内响应员工咨询。

三、流程表单模板

表1：费用事前申请表

申请部门

申请人

申请日期

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□其他______

预算金额

费用用途及事由

预计发生时间

参与人员

附件清单

□预算说明□会议通知□其他______

审批意见

部门负责人：签字________日期______分管副总（若需）：签字________日期______总经理*（若需）：签字________日期______

表2：费用报销单

报销部门

申请人

报销日期

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□其他______

报销总金额

费用明细

日期

事由

附件清单

□原始凭证粘贴单□费用预支单□分摊说明□其他______

张数

部门初审

内勤*：签字________日期______

财务审核

审核岗：签字________日期______复核岗：签字________