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商务合同审批与执行标准化流程工具模板

一、适用范围与场景

本流程适用于企业各类商务合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等对外合作类文本。适用于业务部门发起合同需求、法务部门审核条款、财务部门审核资金安排、管理层审批决策及合同履行全过程的标准化管控，保证合同合法合规、权责清晰、执行高效，适用于企业内部跨部门协作场景及外部合作方对接环节。

二、标准化操作流程

（一）合同需求发起与草拟

需求提出

业务部门根据合作需求（如采购物资、委托服务、项目合作等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心需求（如标的、数量、质量、交付时间、预算金额等），并附上合作方资质文件（营业执照、相关资质证明等）。

责任人：业务部门负责人*；输出：《合同需求申请表》及附件。

合同草拟

业务部门根据需求内容，参照企业标准合同模板或根据合作方提供的草案起草合同文本，明确合同主体、标的、权利义务、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决等核心条款。

责任人：业务经办人*；输出：合同初稿（Word/PDF格式）。

（二）内部多部门审核

业务部门初审

业务负责人*审核合同内容是否符合合作需求、商业条款是否合理（如价格、交付周期），保证合作方资质有效、合同信息与需求一致，并在合同稿上签字确认。

审核重点：需求匹配度、商业条款合理性、合作方资质。

法务部门审核

法务专员*审核合同条款的合法性、合规性，重点检查主体资格、权利义务对等性、违约责任、知识产权、保密条款、争议解决方式等是否存在法律风险，并提出修改意见。

审核重点：法律风险、条款严谨性、合规性。若需修改，反馈至业务部门调整。

财务部门审核

财务经理*审核合同涉及的资金安排，包括付款方式、金额、票据要求、预算匹配度、税务处理等，保证资金支付流程符合财务制度，避免财务风险。

审核重点：资金安全、预算合规、税务风险。

（三）管理层审批决策

分级审批

根据合同金额及重要性，确定审批权限：

金额≤10万元：业务负责人、法务专员、财务经理联合审批后，由分管副总签字生效；

10万元＜金额≤50万元：增加总经理*审批；

金额＞50万元：需提交董事会或股东会审议（根据公司章程规定）。

审批人需在《合同审批表》签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并说明理由）。

审批意见反馈

若审批环节提出修改意见，由业务部门牵头与法务、财务沟通调整，直至所有审批人无异议后，进入签署环节。

责任人：业务经办人*；输出：最终版合同文本及《合同审批表》（含各部门审批意见）。

（四）合同签署与生效

文本确认与盖章

业务部门与合作方确认最终合同文本，保证双方版本一致。

按照公司用印管理规定，由授权人员在合同文本上加盖企业公章或合同专用章（骑缝章），保证印章清晰、位置准确。

责任人：行政部用印负责人、业务经办人；输出：签署生效的合同文本（至少一式两份，双方各执一份）。

分发与登记

合同签署后，由业务部门将原件分发至法务、财务部门备案，并在《合同台账》中登记合同编号、签署日期、合作方、金额、履行期限等信息。

责任人：业务部门档案管理员*；输出：《合同台账》更新。

（五）履行监控与执行

履行计划制定

业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划》，明确各阶段任务、责任人、时间节点及交付成果（如交付进度、验收标准），同步抄送法务、财务部门。

责任人：业务经办人*；输出：《合同履行计划》。

进度跟踪与反馈

业务部门定期跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），每季度填写《合同履行跟踪表》，记录实际进展、存在问题及解决措施，及时向合作方沟通反馈。

责任人：业务经办人*；输出：《合同履行跟踪表》。

验收与确认

合同标的交付后，由业务部门组织验收（可联合技术、使用部门），填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）、日期及双方签字，作为付款依据。

责任人：业务负责人、验收部门；输出：《验收确认单》。

（六）变更与续签管理

变更申请

履行过程中如需变更合同内容（如标的、数量、履行期限等），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响，附双方协商一致的书面补充协议（草案）。

责任人：业务经办人*；输出：《合同变更申请表》、补充协议草案。

变更审核与签署

补充协议草案需重新履行内部审核流程（业务、法务、财务审核），按原审批权限报批，审批通过后签署并归档，同时在《合同台账》中更新变更信息。

责任人：各审核部门、审批人*；输出：签署生效的补充协议、《合同台账》更新。

续签评估

合同到期前1个月，业务部门评估合作方履约情况、续签必要性，填写《合同续签评估表》，提出续签建议，按原流程审批。

责任人：业务部门负责人*；输出：《合同续签评估表》。

（七）合同归档与复盘

归档管理

合同履行完毕或终止后，由业务部门将合同文本、审批表