采购流程合规性评估清单.docVIP

采购流程合规性评估清单通用工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、事业单位等）的采购部门、内审部门或合规管理部门，用于系统性评估采购全流程的合规性。具体应用场景包括：

常规合规审计：年度/半年度采购工作合规性自查，识别潜在风险点；

专项检查：针对特定采购项目（如大额采购、服务采购、新供应商引入等）的深度合规评估；

新制度落地验证：企业采购管理制度更新后，验证现有流程与制度的匹配度；

供应商准入与复审：结合供应商资质审核，评估采购选择环节的合规性；

整改效果跟踪：针对历史采购问题整改完成后的合规性复核。

二、评估流程操作指南

步骤1：明确评估范围与依据

确定评估范围：明确本次评估的采购类型（如货物/服务/工程）、金额区间（如50万元以上项目）、时间范围（如2024年1-6月）及涉及的部门（采购部、需求部门、财务部等）。

梳理合规依据：收集与企业采购相关的制度文件，包括但不限于《中华人民共和国采购法》《招标投标法》、企业内部《采购管理办法》《供应商管理制度》《合同管理规定》等，作为评估标准。

步骤2：组建评估团队与分工

团队成员应至少包含：采购部门代表（熟悉流程）、内审/合规专员（掌握合规标准）、财务人员（审核付款合规性）、需求部门代表（确认需求合理性）。

明确分工：如内审专员牵头负责流程合规性核查，采购专员负责提供流程执行资料，财务人员负责资金支付环节验证。

步骤3：收集与整理评估资料

按采购流程环节分类收集资料，包括：

需求阶段：采购申请单、需求部门审批记录、立项文件（如需）；

供应商选择阶段：供应商资质文件、招标/询价/比价记录、竞争性谈判文件、中标通知书；

合同签订阶段：采购合同文本、合同审批单、法务审核意见（如需）；

执行与验收阶段：订单记录、交付凭证、验收报告、质量异议处理记录；

付款结算阶段：发票、付款申请单、财务审批记录、银行转账凭证。

步骤4：逐项开展合规性核查

依据“采购流程合规性评估清单模板”，对照各环节合规要点进行核查：

例如“需求审批”环节，核查采购申请单是否经需求部门负责人、分管领导逐级审批，金额超限项目是否经总经理办公会审批；

例如“供应商资质”环节，核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）是否在有效期内，是否按要求进行实地考察。

对不符合项详细记录问题描述（如“项目采购申请未经需求部门负责人签字”），并初步判断风险等级（高/中/低）。

步骤5：汇总问题与整改建议

整理各环节不符合项，编制《采购流程合规性评估问题汇总表》，内容包括：问题描述、涉及项目/合同号、违反条款、风险等级、责任部门/人。

针对每项问题提出整改建议，如“补充完善需求审批流程，明确金额分级审批权限”“建立供应商资质定期更新机制，保证资质文件有效”。

步骤6：沟通反馈与报告输出

与采购部门、责任部门沟通问题汇总表，确认问题事实及整改可行性，避免争议；

输出《采购流程合规性评估报告》，内容包括评估概况、合规性总体评价、主要问题及风险、整改建议、后续跟踪计划。

步骤7：整改跟踪与闭环管理

明确整改责任部门、整改措施及完成时限（如“采购部于15个工作日内补充项目审批记录”）；

设定整改复核节点（如1个月后），跟踪整改措施落实情况，验证问题是否有效解决，形成“评估-整改-复核”闭环。

三、采购流程合规性评估清单模板

评估模块

评估要点

合规标准/依据

评估方法

符合情况

问题描述

整改措施

责任部门/人

整改期限

一、采购需求提出

1.采购申请是否明确需求内容（规格、数量、用途、预算等）

《采购管理办法》第5条：采购申请需注明“五要素”（规格、数量、用途、预算、时间）

查阅采购申请单，核对要素完整性

是/否/不适用

2.需求是否经过需求部门负责人审批

《采购审批权限表》：金额≤5万元由部门审批，＞5万元需分管领导审批

查阅审批记录签字完整性

是/否/不适用

3.预算是否在年度预算范围内，超预算需求是否履行预算调整流程

《预算管理制度》：超预算采购需提交预算调整申请，经财务部、总经理办公会审批

查阅预算批复文件、调整申请

是/否/不适用

二、供应商选择

1.供应商资质是否符合要求（营业执照、行业资质、业绩证明等）

《供应商准入标准》：供应商需提供有效期内的营业执照、相关行业资质证书（如建筑资质）

核对资质文件原件/复印件

是/否/不适用

2.供应商选择方式是否符合规定（公开招标、邀请招标、询价、单一来源等）

《招标投标法》：达到招标标准的项目（如单项预算≥50万元）必须公开招标

查阅采购方式审批文件

是/否/不适用

3.招标/询价过程是否公平、透明（至少3家供应商参与，报价记录完整）

《采购询价管理办法》：询价需邀请≥3家合格供应商，留存报价单、比较分析记录

查询询价记录、供应