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一、适用场景与信息类型
本系统适用于公司内部员工在日常行政工作中遇到需要反馈或改进的问题，涵盖以下常见场景：
办公设施类：如工位设备故障（电脑、打印机）、办公区域环境问题（空调、照明）、会议室设备异常等；
后勤服务类：如食堂餐饮质量、班车服务调整、办公用品申领流程等；
流程优化类：如审批流程冗长、跨部门协作效率低、制度文件理解偏差等；
安全管理类：如消防设施检查、门禁权限异常、办公区域安全隐患等；
其他行政类：如公司通知传达不到位、办公环境秩序维护等。
二、操作流程与步骤说明
（一）发起反馈
登录系统：员工通过公司内部OA系统或行政管理系统，进入“行政信息反馈”模块；
选择类型：根据反馈内容，在“信息类型”下拉菜单中选择对应分类（如“办公设施”“后勤服务”等）；
填写基本信息：
反馈人姓名（*）、所属部门、内部联系方式（如分机号）；
反馈问题发生的时间、具体地点（如“3楼东侧会议室”“市场部工位”）；
详细描述问题：
客观说明问题现状（如“打印机连续3天卡纸，影响文件打印”）；
可附上现场照片或截图（作为附件，需清晰反映问题）；
提出改进建议：简要描述期望的解决方案或优化方向（如“建议联系维修人员更换硒鼓，或增加备用打印机”）；
提交反馈：确认信息无误后“提交”，系统自动唯一“反馈编号”（如“XZFB20240501001”），反馈人需记录编号以便查询。
（二）处理与跟进
行政部门接收：系统自动将反馈信息推送至行政部指定处理人员（如*主管），处理人员需在1个工作日内确认信息完整性，若信息不全需联系反馈人补充；
分类派工：根据信息类型，行政部将任务派发给对应负责人（如设施问题派给后勤组，流程问题派给制度组），系统同步发送待办提醒；
问题处理：
责任人需在3个工作日内启动处理（如联系维修、协调相关部门），并在系统中更新处理进展（如“已联系维修师傅，预计明日到店”）；
若问题复杂需延长处理时间，需在系统中说明原因及预计完成时间；
结果反馈：问题解决后，责任人在系统中填写处理结果（如“打印机已修复，更换新硒鼓”），并通知反馈人确认。
（三）闭环与归档
反馈人确认：收到处理结果通知后，反馈人需在2个工作日内登录系统确认问题是否解决（选择“已解决”或“未解决”）；
未解决处理：若反馈人选择“未解决”，行政部需重新评估问题，调整处理方案并跟进，直至解决；
数据归档：问题确认解决后，系统自动将反馈信息、处理过程、结果记录归档，形成行政问题案例库，用于后续流程优化。
三、内部信息反馈表模板
字段名称
填写说明
示例
反馈编号
系统自动，无需填写
XZFB20240501001
提交日期
系统自动，无需填写
2024-05-0109:30
反馈人姓名
填写正确姓名，用代替（如明）
*明
所属部门
所在部门
市场部
内部联系方式
填写分机号或企业号
8888
信息类型
下拉选择：办公设施/后勤服务/流程优化/安全管理/其他
办公设施
问题发生时间
具体到日期（如“2024-05-01”）或时间段（如“每日14:00-15:00”）
2024-05-01
问题发生地点
具体区域（如“5楼财务部办公室”“1楼前台”）
3楼东侧会议室
问题描述
详细说明问题现象，避免模糊表述（如“无法使用”），需包含关键细节
投影仪无法连接电脑，提示“信号无输入”，已尝试更换HDMI线无效
附件
可选，照片、截图等证明材料（支持jpg、png格式，单个文件不超过5MB）
投影仪故障截图.jpg
期望改进建议
提出具体可行的解决方案，或对流程的优化方向
建议联系设备供应商检修，或备用投影仪应急
处理状态
系统自动更新：待处理/处理中/已完成/已关闭
待处理（初始状态）
处理结果
由责任人填写，说明最终解决方案或处理措施
已联系供应商，工程师将于明日上门维修
反馈人确认
由反馈人选择：已解决/未解决
（待反馈人操作）
确认日期
反馈人确认时系统自动
（待确认后显示）
四、使用规范与注意事项
信息真实性：反馈人需保证提交的信息（姓名、问题描述、联系方式等）真实准确，严禁虚构或夸大问题；
描述清晰性：问题描述需具体、客观，避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，便于责任部门快速定位问题；
时效性要求：
反馈人需在问题发生后24小时内提交反馈，保证问题及时处理；
处理责任人需在规定时限内响应并更新进展，超时系统自动提醒行政部主管；
保密原则：反馈信息仅用于内部行政改进，严禁泄露反馈人隐私及公司敏感信息；
禁止恶意反馈：严禁提交虚假信息、重复反馈或恶意攻击性内容，违者将按公司相关规定处理；
闭环管理：反馈人需在收到处理结果后及时确认，保证问题真正解决，避免“只反馈不跟进”的情况。
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