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合同管理审批流程与标准化模板工具指南

一、适用业务场景与价值体现

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等多种类型。通过标准化流程与模板，可有效解决合同管理中常见的条款不规范、审批效率低、权责不清晰、风险难控制等问题，降低合同纠纷概率，保证合同签订与履行合法合规，同时提升跨部门协作效率，为企业运营管理提供坚实的制度保障。

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与合同立项

需求提出

业务部门根据实际业务需求（如采购物料、外包服务、合作开发等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同主要内容（标的、数量、金额、履行期限等）、立项理由及预期效益，部门负责人*审核签字后提交至法务部门或合同管理部门。

立项评审

法务部门/合同管理部门联合财务、业务等部门对立项申请进行评审，重点评估合作方资质（如营业执照、行业许可、信用记录等）、合同必要性与可行性、预算合规性，形成《立项评审意见表》。评审通过后，正式立项，启动合同起草工作。

（二）合同起草与初步审核

合同起草

由业务部门指定专人*根据立项评审意见，使用标准化合同模板起草合同文本。内容需包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人/负责人）、合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）、权利义务条款（双方责任、交付标准、验收方式）、商务条款（金额、付款方式、税费承担）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、保密条款、合同生效条件及附件清单等。

部门内部审核

起草完成后，业务部门负责人*对合同内容的业务真实性、条款完整性、数据准确性进行初步审核，重点核对需求与合同内容是否一致，金额是否符合预算，确认无误后提交至法务部门。

（三）法务审核与财务会签

法务审核

法务部门*对合同文本进行合法性、合规性及风险性审核，重点检查：

主体资格：合作方是否具备签约主体资格（如企业是否存续、自然人是否具备完全民事行为能力）；

条款合法性：是否存在违反法律法规、行业规范的条款（如“霸王条款”）；

权责对等：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理；

风险点：识别潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力界定、争议解决效率等），并提出修改意见。

法务审核后出具《法务审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，对需修改的条款详细说明修改理由。

财务会签

财务部门*对合同中的商务条款进行审核，重点关注：

金额准确性：合同总价、分阶段付款金额是否符合预算审批流程；

付款方式：支付条件是否清晰（如“验收合格后30日内付款”），是否存在资金风险；

税费承担：税费约定是否符合税法规定，发票类型（如增值税专用发票）是否明确；

履约保函/保证金：是否约定履约担保措施，比例是否合理。

财务会签后出具《财务审核意见书》，与法务意见汇总后反馈至业务部门。

（四）审批决策与签署授权

分级审批

根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批制度（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人*→法务部门*→分管副总*；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*→法务部门*→财务部门*→分管副总*→总经理*；

金额＞50万元或重大合同（如战略合作、并购重组）：业务部门负责人*→法务部门*→财务部门*→分管副总*→总经理*→董事会/决策委员会*。

各审批环节需在2个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过。审批通过后，形成《合同审批流转表》，记录各环节审核意见及审批结果。

签署授权

审批通过后，由法定代表人/授权代表人*（需附《授权委托书》，明确授权范围、期限）代表企业签署合同。签署时需核对合同文本与审批版本是否一致，双方签字/盖章处需清晰、完整，骑缝章（如需）加盖齐全。

（五）合同履行与过程跟踪

履行交底

合同签署后，业务部门*向相关部门（如仓储、质检、财务等）进行合同履行交底，明确交付标准、验收流程、付款节点等关键信息，保证各部门协同配合。

进度跟踪

业务部门建立《合同履行跟踪表》，实时记录合同履行进度（如交付时间、验收结果、付款情况等），对延迟履行或异常情况（如质量不达标）及时预警，并与合作方沟通解决，必要时启动违约责任条款。

验收与结算

合同标的交付后，由业务部门联合质检、使用部门等进行验收，出具《验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）。验收合格后，财务部门*根据合同约定付款方式办理结算，支付款项时需核对发票、验收报告等材料是否齐全。

（六）合同归档与后续管理

归档整理

合同履行完毕或终止后，业务部门*将合同文本（含附件、审批表、法务意见书、验收报告等全套资料）整理成册，提交至档案管理部门。归档时需填写《合同归档清单》，注明合同编号、名称、签订日期、归档日期、保管期限等信息，保