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高校毕业生档案管理操作指引

档案，作为记录个人学习、工作、思想等各方面情况的重要载体，与毕业生未来的考研深造、公务员报考、国企入职、落户手续办理、职称评定乃至退休手续等诸多环节息息相关。妥善管理个人档案，是每位毕业生走向社会、开启人生新征程的重要一步。本指引旨在为高校毕业生提供一份专业、严谨且实用的档案管理操作指南，帮助大家顺利完成从校园到社会的档案交接与后续管理。

一、档案的重要性认知

毕业生档案中通常包含学籍信息、成绩记录、党团组织材料、奖惩材料、毕业生登记表、体检表、报到证存根等关键材料。它不仅是用人单位选拔、录用人员的重要参考，也是个人政治历史情况的证明，在职称评定、报考公务员、报考研究生、办理落户、计算工龄、退休审批等方面均发挥着不可替代的作用。忽视档案管理，可能会在未来人生重要节点遭遇不必要的麻烦，甚至造成无法挽回的损失。

二、毕业前档案材料的核对与准备

在毕业离校前，毕业生首要任务是认真核对个人档案材料是否齐全、准确。

1.材料完整性检查：主动向学校就业指导中心或档案管理部门咨询，了解个人档案内应包含的材料清单，并逐一核对。重点关注入学登记表、成绩单、奖惩文件、党团材料、毕业生就业通知书（报到证）下联等核心材料是否缺失。

2.信息准确性核实：核对档案内个人信息，如姓名、身份证号、出生日期等是否与本人实际情况一致，如有错误，应及时向学校相关部门申请更正。

3.材料补充与完善：若发现材料缺失或不完整，应按照学校要求，及时补办或提供相关证明材料，确保档案材料的完整性和规范性。

三、毕业后档案的去向与办理流程

毕业生档案的转递方向需根据个人毕业后的去向（如就业、升学、留学、待业等）来确定，务必在规定时间内办理完毕。

（一）已落实就业单位（单位具备档案接收权）

1.获取接收证明：与用人单位确认其具有档案接收权限后，由用人单位出具《档案接收函》或类似证明文件。部分大型国企、事业单位、党政机关等具备独立档案管理权限。

2.学校办理派遣：将《档案接收函》提交至学校就业指导中心或档案管理部门，办理档案派遣手续。学校会据此开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》），并将档案通过机要或指定方式寄往用人单位。

3.到校报到：持《报到证》等材料按规定时间到用人单位报到，档案事宜一般由单位人事部门统一处理。

（二）已落实就业单位（单位不具备档案接收权）或灵活就业、自主创业

1.选择档案存放地：通常可选择将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或存放在就业地的公共就业和人才服务机构（具体政策需咨询当地机构）。

2.办理档案转递：向学校提供档案接收机构的准确名称、地址等信息。学校将根据毕业生提供的信息或统一政策，将档案寄往相应的公共就业和人才服务机构。同时，毕业生会获得《报到证》，报到地址通常为档案接收机构。

3.及时报到存档：毕业后，应尽快持《报到证》、身份证等材料到指定的公共就业和人才服务机构办理报到和档案存档手续，确认档案已安全到达并登记。

（三）升学（国内研究生/第二学士学位）

1.获取录取通知相关材料：凭研究生或第二学士学位录取通知书，向原毕业学校档案管理部门申请办理档案转递手续。部分学校可能会要求提供调档函。

2.学校办理转递：学校会根据录取通知书或调档函的要求，将档案直接寄往录取院校的研究生院或相关档案管理部门。

3.确认档案到达：入学后，可向录取院校的相关部门咨询档案是否已顺利寄达。

（四）出国留学、出境深造

1.档案存放选择：出国留学人员档案一般不允许自带或存放在境外。通常有两种选择：一是转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构；二是存入教育部留学服务中心（需符合其存档条件）。

2.办理存档手续：根据选择的存档机构要求，准备好身份证、户口本、录取通知书、成绩单等相关材料，到学校或直接到存档机构办理档案转递和存档手续。

3.注意事项：如选择存放在留学服务中心，需关注其关于档案转入、管理以及日后回国办理就业报到等手续的具体规定。

（五）待就业（暂缓就业）

部分省份或学校提供暂缓就业服务，毕业生在一定期限内（通常为两年）可将档案暂时保存在学校或省级高校毕业生就业指导中心。

1.了解政策并申请：向学校就业指导中心咨询暂缓就业政策的具体内容、申请条件、期限及相关责任。符合条件并自愿申请的，需签订暂缓就业协议。

2.期限内处理：在暂缓就业期限内，若落实就业、升学等去向，应及时按相应流程办理档案转递手续。暂缓就业期满前，若仍未落实去向，档案一般会按规定转回原籍公共就业和人才服务机构。

3.注意：并非所有学校或地区都有暂缓就业政策，且该政策可能存在调整，务必提前确认。

四、档案转递后的查询与确认

档案转递通常通过机要通信或学校指定的专人专车方式进