企业沟通协调会议纪要范本.docVIP

企业内部沟通协调会议纪要范本

一、适用情境

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议必要性：根据工作需求（如项目卡点、部门职责交叉、紧急问题响应等），判断是否需召开沟通协调会，避免冗余会议。

明确会议核心目标：清晰界定本次会议需解决的关键问题（如“明确研发部与市场部在产品迭代中的需求传递流程”“解决生产部与采购部物料供应的时效冲突”），避免议题发散。

制定会议议程：围绕核心目标列出讨论要点、时间分配、决策事项，提前至少1个工作日通过内部通讯工具（如企业OA系统）通知参会人员，并附上相关背景资料（如项目进度表、问题清单、初步方案等）。

确认参会人员：邀请与议题直接相关的部门负责人、执行人及决策层（如需），保证各方权责匹配；若人员无法参会，需提前指定代理人并同步原因。

（二）会中记录：聚焦重点，客观呈现

核对基本信息：会议开始前，记录人需确认会议名称、时间、地点（线上需注明会议及密码）、主持人、参会人员（含缺席人员及原因），保证信息完整。

按议程引导讨论：主持人按议程顺序控制会议节奏，避免偏离主题；记录人需同步记录讨论过程中的关键观点、分歧点及初步共识，尤其注意“谁提出的问题”“具体的解决方案”“存在哪些争议”。

明确决议与行动项：对达成一致的事项，清晰记录决议内容；对未解决的问题，明确后续跟进方向；对需执行的任务，同步记录“任务内容、负责人、完成时限、所需资源”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“2024年X月X日前完成初稿”）。

确认记录准确性：会议结束前，主持人与记录人需简要回顾核心决议及行动项，请参会人员确认无遗漏或歧义，避免会后争议。

（三）会后整理：及时归档，推动落地

整理会议纪要：会后24小时内，记录人根据会议记录整理纪要，语言需简洁、客观，避免主观评价（如“市场部不配合”改为“市场部提出需补充用户调研数据后再推进”）。

审核与分发：纪要整理完成后，提交主持人审核确认无误后，按需分发至参会人员、相关部门及存档部门（如行政部、项目管理办公室），并通过邮件或内部系统发送“签收提醒”，保证知悉范围。

跟踪行动项进展：指定专人（如项目管理员）或记录人对行动项进行跟踪，在截止日前3天提醒负责人，并在下次相关会议中同步进展，保证任务闭环。

三、会议纪要模板框架

会议基本信息

会议名称

例：项目Q3研发-市场-生产协同推进会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议）

主持人

*（如：项目管理部）

记录人

*（如：行政部）

参会人员

研发部：、赵六；市场部：孙七、周八；生产部：吴九、郑十

缺席人员及原因

研发部钱一（外出培训）；生产部冯二（临时支援产线）

会议议程

1.项目当前进度汇报（研发部）；2.市场部需求对接及问题反馈；3.生产部资源协调需求；4.跨部门协作流程优化讨论；5.决议事项及行动项确认

会议讨论内容及决议

议题1：项目当前进度汇报

研发部汇报：原型设计已完成80%，预计X月X日完成全部设计，但市场部需在X月X日前提供最终用户画像需求，否则影响开发排期。决议：市场部孙七于X月X日前17:00前提交用户画像需求文档，研发部同步调整开发计划。

议题2：生产部资源协调

生产部吴九提出：当前产线人员缺口5人，需研发部抽调2名测试人员临时支援1周（X月X日-X月X日）。讨论：研发部赵六表示测试任务紧张，可支援1人，但需优先保障核心模块测试。决议：研发部赵六协调1名测试人员（陈三）于X月X日至生产部支援，具体工作内容由双方负责人对接确认。

议题3：跨部门协作流程

各部门反馈：需求传递无固定模板，易导致信息遗漏。决议：行政部*牵头，3个工作日内制定《跨部门需求传递模板》（含需求方、接收方、内容、优先级、反馈时限等字段），同步各部门试行。

待办事项清单

序号

任务内容

1

提交用户画像需求文档

2

协调测试人员*陈三支援生产部

3

制定《跨部门需求传递模板》并分发试行

4

跟进行动项进展，更新项目协调看板

四、使用要点提示

客观记录，避免主观表述：纪要需以“事实陈述”为主，不记录个人情绪化语言或未经核实的观点，如“某部门消极配合”可改为“某部门提出需进一步评估资源投入”。

行动项需“五明确”：每项待办任务需明确“内容、负责人、完成时限、交付标准、所需支持”，避免责任模糊。例如“完成方案优化”改为“完成《方案》V2.0版优化，包含成本降低10%的具体措施，由*张五负责，X月X日前提交，财务部配合提供历史成本数据”。

分发与存档规范：纪要需标注“抄送”范围（如涉及决策层、协作部门），并通过企业内部系统存档（如OA、钉钉知识库），方便后续查阅；涉密内容需按公司保密规定标注密级。

定期回顾与复盘：对周期性协调会议（如月度、季度），可在下次会议