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供应商信息管理模板：提升采购效率的实用工具

一、适用场景与价值体现

在企业采购管理中，供应商信息的高效管理直接影响采购流程的顺畅度与成本控制。本模板适用于以下场景：

新供应商准入：系统化收集、审核供应商基础信息与资质，缩短评估周期；

现有供应商维护：集中管理供应商合作动态、绩效数据，便于快速查询与决策；

采购计划制定：基于供应商分类（如战略供应商、备选供应商）与合作历史，优化采购资源配置；

风险预警：通过资质有效期、履约记录等字段，提前识别合作风险，减少供应链中断可能。

通过统一信息标准、规范管理流程，可避免供应商数据分散、重复审核等问题，显著提升采购响应速度与决策准确性。

二、操作流程与实施步骤

步骤1：需求明确与基础信息收集

操作人：采购专员*

操作内容：

明确本次供应商信息收集目的（如新项目招标、现有供应商年度复审）；

根据目的确定必填字段（如新供应商需重点收集资质文件，现有供应商需补充近期合作数据）；

向供应商发送《供应商信息采集表》，要求在3个工作日内提交完整材料。

步骤2：模板填写与信息核对

操作人：采购专员*

操作内容：

将供应商提交的信息录入模板，保证“基础信息”“资质信息”“合作信息”等模块无遗漏；

核对关键数据一致性（如公司名称、统一社会信用代码、联系人信息与营业执照是否匹配）；

对存疑信息（如经营范围与采购需求不符）标记为“待核实”，并联系供应商确认。

步骤3：多级审核与资质确认

操作人：采购经理、法务专员

操作内容：

采购经理*审核信息的完整性与合规性（如供应商是否属于合格供应商名录）；

法务专员*重点核查资质文件的有效性（如营业执照、ISO认证、行业许可是否在有效期内）；

审核通过后，在模板“审核状态”栏标注“已确认”，并由审核人签字（电子签章）。

步骤4：动态更新与分类管理

操作人：采购专员*

操作内容：

每季度对供应商信息进行一次全面更新，重点更新“合作记录”“绩效评价”“资质到期日”等字段；

根据合作类型（如原材料供应商、服务供应商）与绩效等级（如A级-优秀、B级-合格、C级-待改进），对供应商进行标签化管理；

对资质到期前1个月的供应商，发送《资质更新提醒》，避免因资质过期影响合作。

步骤5：数据归档与权限控制

操作人：采购主管*

操作内容：

审核无误的模板按“供应商编号-合作类型-年度”规则命名，存储至采购管理系统指定文件夹；

设置数据访问权限：采购专员可编辑与查看所属供应商信息，采购经理可查看全部信息，外部人员需申请授权；

历史模板保留3年，便于追溯合作全流程。

三、模板结构与字段说明

供应商信息管理表

模块

字段名称

填写说明

示例

基础信息

供应商编号

按规则自动（如“GY+年份+3位序号”）

GY2024001

公司名称（全称）

与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码注册地址

详细到省市区

北京市海淀区路号

联系人

主要对接人姓名

联系方式

固定电话或手机号（保证可联系）

010-

开户银行及账号

用于付款结算

工行北京分行支行，

合作信息

合作起始日期

首次合作时间

2023-01-15

主营产品/服务

与我方合作的核心品类

电子元器件A类

年合作金额（万元）

上一年度合作总额

500

主要合作项目

列举1-3个重点项目名称

项目零部件供应

付款周期

如“30天”“月结60天”

月结30天

资质信息

营业执照有效期

营业执照到期日

2026-12-31

行业许可证（如有）

如3C认证、食品经营许可证等，需注明编号与有效期

CCC认证：，有效期至2025-06-30

质量体系认证

如ISO9001、IATF16949等，注明认证范围与有效期

ISO9001:2015，有效期至2024-08-15

其他资质文件

如环境认证、职业健康安全认证等

/

绩效信息

上年度履约评分

按质量、交期、服务、价格四项综合评分（满分100分）

92

质量合格率（%）

上一年度来料检验合格率

98.5

平均交期（天）

从下单到到货的平均时间

5

投诉次数（近1年）

因质量、服务问题被投诉的次数

0

备注

特殊说明

如是否为唯一供应商、是否有独家代理权等

该产品为我方唯一指定供应商

更新日期

信息最后修改时间

2024-03-20

四、使用要点与风险规避

信息准确性优先：

供应商提交的资质文件需加盖公章，复印件需注明“与原件一致”并签字确认；

联系方式变更时，供应商需在3个工作日内书面通知采购部门，避免信息滞后。

动态更新机制：

对“绩效信息”“合作金额”等字段，每季度更新一次；对“资质文件”，在到期前1个月启动复核流程，保证数据时效性。

权限与保密管理：

严禁将供应商敏感信息（如成本报价、核心技术参数）泄露给非相关人员；

系统操作需留痕，记录编辑人、编辑时间及修