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行政办公文档归档及管理指南

一、适用工作场景

本指南适用于企业、事业单位及机关等各类组织的行政办公场景，具体包括：

日常文件处理：各部门在业务运营中产生的制度文件、会议纪要、工作报告、合同协议等纸质及电子文档的规范化管理。

年度归档工作：每年末对当年形成的具有保存价值的文档进行系统整理、分类、归档，保证历史文件可追溯。

新部门/项目启动：新成立部门或启动专项项目时，建立文档分类体系，明确文件归档责任与流程。

审计/检查支持：配合内外部审计、合规检查时，快速提供完整、准确的文档资料，避免因文件混乱影响工作效率。

员工离职/交接：员工离职或岗位变动时，其经手的工作文档需按规范移交，保证文件连续性和安全性。

二、标准化操作流程

（一）文件分类：明确维度，避免混乱

操作步骤：

确定分类维度：根据文件性质及管理需求，可从以下维度交叉分类（示例）：

按部门：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部等；

按类型：制度类（如《考勤管理制度》）、会议类（如“2024年年度工作总结会纪要”）、合同类（如“项目采购合同”）、报告类（如“2024年Q3销售分析报告”）、凭证类（如费用报销单）等；

按时间：年度文件（2024年）、季度文件（2024年Q3）、月度文件（2024年7月）、临时文件（如专项活动方案）。

制定分类目录：参考《文件分类参考表》（见后文模板），结合组织实际调整分类层级，保证每个文件仅归属一个子类（避免重复分类）。

（二）文件整理：去重补漏，规范形态

操作步骤：

收集与筛选：

各部门指定专人（如*文员）负责收集本部门形成的文件，剔除重复件、草稿件（无保存价值的）、过期失效文件（如已废止的制度文件）；

电子文件需同步收集原始格式（如Word、PDF），避免仅保存截图或压缩包（保证可编辑性）。

检查与完善：

纸质文件：检查页码是否连续、签字盖章是否齐全、有无缺页破损，对破损文件进行修补，重要文件建议复印后归档原件；

电子文件：检查文件命名是否规范（见“文件编号”要求），内容是否清晰可读，病毒扫描保证无恶意软件。

（三）文件编号：唯一标识，便于检索

操作步骤：

制定编号规则：采用“部门缩写-文件类型-年份-流水号”格式（示例）：

部门缩写：综合管理部（“综合”）、财务部（“财务”）、人力资源部（“人力”）；

文件类型：制度（“ZD”）、会议纪要（“HY”）、合同（“HT”）、报告（“BG”）；

流水号：按文件形成顺序从“001”开始编制，每年重新编号。

示例：“综合-ZD-2024-001”（2024年综合管理部第1号制度文件）。

编号与标注：

纸质文件：在文件首页右上角用铅笔轻写编号，避免覆盖文件内容；归档时在档案袋/盒封面标注编号及名称；

电子文件：将编号作为文件名前缀（如“综合-ZD-2024-001_考勤管理制度.docx”），存储时按编号顺序排列文件夹。

（四）文件存储：分类存放，安全可控

操作步骤：

纸质文件存储：

使用统一规格的档案盒（如A4纸尺寸），按编号顺序竖直存放，避免挤压；

档案盒正面标注“部门-文件类型-年份-起止编号”（如“综合-制度-2024-001-010”），侧面标注编号范围；

存放于干燥、通风、防火的档案柜中，涉密文件需单独存放于带锁保密柜，并张贴“涉密文件”标识。

电子文件存储：

建立层级清晰的文件夹结构（如“2024年归档/综合管理部/制度类/”），按部门、类型、年份分类存储；

重要电子文件需进行双重备份：本地服务器备份（定期更新）+云端存储（如企业网盘，权限管控）；

定期（每季度）检查电子文件完整性，备份文件需加密处理，访问权限仅开放给档案管理员及部门负责人。

（五）归档登记：记录详情，有据可查

操作步骤：

填写归档登记表：使用《文件归档登记表》（见后文模板），逐项填写文件信息，包括归档日期、文件名称、编号、分类、页数/大小、存储位置（物理柜号/电子路径）、责任人等；

审核与签字：由部门负责人审核文件完整性，档案管理员复核登记信息准确性，双方签字确认后归档；

更新档案目录：将归档文件信息录入档案管理系统（如有），实现电子化检索，支持按文件名、编号、日期等关键词查询。

（六）借阅与归还：规范流程，责任到人

操作步骤：

借阅申请：员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》（见后文模板），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人*审批后交档案管理员；

借阅登记：档案管理员核对文件信息，登记借阅人、借阅时间、归还期限，借阅时当面检查文件完整性（如无缺页、污损）；

归还与检查：借阅人按时归还文件，档案管理员检查文件是否完好，确认无误后在登记表上标记“归还”，如有损坏或丢失，按公司规定追究责任。

（七）到期处置：合规销毁，避免风险

操作步骤：

鉴定与审批：每年末由档案管理员会同各部