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会议纪要撰写标准化模板与格式指南

一、适用场景与核心价值

会议纪要作为会议成果的书面载体，广泛应用于企事业单位、项目团队、跨部门协作等场景。其核心价值在于：客观记录会议关键信息，明确责任分工与时间节点，为后续执行、追溯及决策提供依据。适用于以下典型场景：

常规工作会议：如周例会、月度总结会，需同步工作进展、明确下一步计划；

项目推进会：如项目启动会、阶段评审会，需确认里程碑、协调资源、解决瓶颈；

跨部门协调会：如资源调配会、流程优化会，需明确部门职责与协作边界；

专题研讨会：如方案论证会、问题复盘会，需记录核心观点、共识与分歧；

决策会议：如预算审批会、战略研讨会，需固化决议内容、避免歧义。

二、标准化撰写流程与操作步骤

会议纪要撰写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核分发”四步流程，保证信息准确、条理清晰。

1.会前准备：明确预留信息锚点

梳理会议基本信息：提前获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程及预期目标，在纪要模板中预留对应模块（如“会议名称”“议程列表”）。

准备辅助工具：根据会议性质准备记录模板（如“议题-讨论-决议”三栏表）、录音设备（需提前征得主持人同意）、参考资料（如上期纪要、项目背景材料），避免临时遗漏关键信息。

与主持人确认重点：若会议涉及敏感议题或复杂决策，提前与主持人沟通需重点记录的内容（如“必须明确的决议事项”“需跟进的行动项”）。

2.会中记录：抓取关键，客观还原讨论

结构化记录核心内容：围绕“议题-讨论-结论-行动”主线记录，避免逐字逐语记录发言，重点提炼：

议题背景：简要说明讨论的问题及原因（如“因Q2销售额未达标，需分析原因并调整策略”）；

讨论要点：记录不同观点的核心论据（如“市场部认为竞品价格下调是主因，研发部认为产品功能迭代滞后”）；

关键结论：明确达成的共识（如“同意于7月前完成产品V2.0版本开发”）；

行动项：记录“任务内容、负责人、完成时间、交付物”（如“*负责竞品调研，6月30日前提交《竞品分析报告》”）。

标注待确认信息：对存疑数据、待决议事项标注“需确认”，会后及时向发言人核实（如“*提到的‘客户流失率15%’需补充数据来源”）。

3.会后整理：核对信息，规范成文

核对会议要素：1个工作日内完成初稿，核对会议时间、地点、参会人员等基本信息是否准确，补充遗漏的关键内容（如临时增加的议题、主持人补充的结论）。

优化逻辑结构：按“会议基本信息—会议主题与议程—主要内容及讨论—决议事项与行动计划—其他事项”框架整理，保证条理清晰，避免信息交叉重复。

语言精炼化处理：删除口语化表达（如“我觉得”“大概”），使用书面语（如“经讨论认为”“预计于X月X日前完成”），决议项避免模糊表述（如“尽快完成”改为“6月30日前完成”）。

4.审核分发：保证权威，及时传递

审核流程：初稿完成后提交主持人审核，重点核对决议事项的准确性、行动项的责任人与时间节点无误后，形成终稿（如涉及敏感信息，需经相关部门负责人会签）。

分发与归档：终稿在48小时内通过办公系统或邮件分发给所有参会人员及相关部门，抄送需知会人员（如上级领导、项目干系人），同步在指定路径归档（如共享文件夹、OA系统），注明“会议纪要-会议-YYYYMMDD”。

三、会议纪要标准模板框架

以下为通用会议纪要模板，可根据会议类型调整模块内容（如决策会议增加“表决情况”，研讨会增加“分歧意见”）：

模块

内容说明

填写示例

会议基本信息

包含会议核心标识信息

会议名称：项目2024年Q3季度推进会会议时间：2024年6月15日14:00-16:00会议地点：3楼会议室A主持人：（项目经理）记录人：（行政专员）参会人员：（研发负责人）、（市场部代表）、（财务主管）缺席人员：（运营经理，因出差）列席人员：*（实习生）

会议主题与议程

明确会议核心目标及讨论顺序

主题：Q3项目目标拆解与资源协调议程：1.Q2项目复盘（）2.Q3销售目标分解（）3.研发资源需求（）4.财算预算审批（）

主要内容及讨论过程

按“议题+讨论要点”记录，突出不同观点与依据

议题1：Q2项目复盘：Q2销售额完成80%，未达标主因是竞品X系列上市后抢占市场，建议加强差异化宣传。：研发部V1.0版本延期2周上线，导致市场推广滞后，后续需优化测试流程。议题2：Q3销售目标分解*：根据年度目标，Q3需完成销售额500万元，区域分解为华东200万、华南150万、华北150万。

决议事项与行动计划

固化结论，明确“任务-负责人-时间-交付物”

决议1：成立专项小组应对竞品挑战，由（市场部）牵头，（研发）、（运营）配合，6月20日前制定《竞品应对方案》。决议2：研发部V2.0版本开发周期压缩至8周，7月1日前提交详细排期表，（研