会议纪要标准化编写与审批流程模板.docVIP

会议纪要标准化编写与审批流程模板

一、适用范围与核心价值

二、标准化操作流程详解

1.会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心信息：提前获取会议主题、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、议程，保证记录范围清晰。

准备记录工具：携带本模板纸质版或电子版，提前熟悉表格结构；重要会议可准备录音设备（需提前告知参会人员），辅助记录关键讨论内容。

梳理会议目标：与主持人确认会议需达成的核心目标（如决策事项、待解决问题、行动计划），重点记录与目标相关的讨论与结论。

2.会中记录：客观捕捉关键信息

按议程顺序记录：严格遵循会议议程，逐项记录讨论要点，避免遗漏重要发言或决议。重点记录“谁提出观点”“讨论争议点”“最终结论”等核心内容，而非逐字记录。

突出决议与行动项：对会议形成的决议（如“项目A需在X月X日前启动”）、行动项（如“部门负责完成报告，提交给经理”）单独标注，明确“任务内容、负责人、完成时间、所需资源”四要素。

实时确认模糊信息：对存疑的表述（如“尽快完成”“适当调整”），当场向发言人确认具体含义，保证记录准确性。

3.会后编写：整理形成规范纪要

24小时内完成初稿：根据会中记录，整理会议纪要初稿，保证内容完整、逻辑清晰。初稿需包含：会议基本信息、议程讨论情况、决议事项、行动项清单、附件说明（如会议资料、图表等）。

语言简洁客观：使用中性、专业的书面语，避免主观评价（如“的发言不合理”），仅记录事实与结论。行动项需使用“完成式”表述（如“负责提交报告”），而非“待完成报告”。

格式统一规范：按本模板模板结构填写，字体、字号、段落格式保持一致（如标题用黑体三号，用宋体小四，行距1.5倍）。

4.审核审批：保证内容准确有效

记录人自查：初稿完成后，记录人需自查：信息是否完整（时间、地点、人员、决议、行动项无遗漏）、表述是否准确（无歧义、无主观臆断）、格式是否符合标准。

主持人审核：提交初稿给会议主持人审核，重点确认：决议与行动项是否与会议结论一致、负责人与完成时间是否明确、有无遗漏重要事项。主持人审核通过后签字确认。

归档备案：审核通过的纪要，电子版存入公司共享文档库（如指定文件夹“会议纪要-2024年X月”），纸质版按部门分类存档，归档时注明“会议名称-日期-归档人”。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

会议名称

例：“项目Q3推进会”

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

例：总部3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）

主持人

（如：总监）

记录人

（如：专员）

参会人员

（部门/职务）、（部门/职务）……（按实际参会人员列出）

缺席人员及原因

例：*（部门/职务），因原因缺席

列席人员

例：*（部门/职务，非必要参会人员）

会议议程

序号

议题内容

1

议题一：项目当前进度汇报

2

议题二：预算调整申请

3

议题三：下一阶段工作安排

行动项清单

序号

任务描述

1

提交项目进度简报

2

反馈风险解决方案

3

调整项目预算表

附件说明

例：1.《项目Q3进度表》2.《预算调整明细》

审核意见

记录人签字：_________日期：_______

主持人签字：_________日期：_______

四、关键注意事项与风险规避

记录准确性优先：避免主观臆断，对争议性内容需标注“讨论中未达成一致，需后续沟通”，而非直接记录单方观点。

行动项可执行性：行动项需明确“具体任务、责任人、截止时间”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述，保证责任到人、时限清晰。

保密信息管控：涉及敏感数据（如财务数据、未公开决策）的会议，纪要需标注“内部文件，严禁外传”，并限定查阅权限。

闭环管理要求：行动项到期后，记录人需提醒负责人反馈结果，未完成的需在后续会议中说明原因，形成“记录-执行-反馈”闭环。

模板灵活调整：根据会议类型（如决策类、通报类）可微调模板结构（如增加“表决情况”字段），但核心字段（基本信息、决议、行动项）需保持一致。