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销售合同审核与签署工作手册

第一章工作适用范围

一、适用对象

本手册适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，涵盖从合同起草到签署归档的全流程操作。具体包括：销售代表、销售经理、法务专员、财务主管及合同管理员*等岗位。

二、适用合同类型

本手册针对企业日常经营中涉及的销售类合同，包括但不限于：

产品购销合同（标准产品、定制产品）；

服务提供合同（技术服务、咨询服务、售后服务等）；

代销/经销合同；

框架协议及补充协议。

三、覆盖环节

涵盖合同起草、内部审核、客户沟通修订、最终定稿、签署执行（含电子签/纸质签）及归档管理六大核心环节，保证合同流程规范、风险可控。

第二章标准化操作流程

第一步：合同起草与初步核查

起草主体

由业务代表或销售经理根据客户需求及合作意向，结合企业标准合同模板起草合同文本。

核心内容要素

合同需明确以下关键信息，保证要素完整、表述清晰：

双方主体信息：甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）、乙方（客户全称、统一社会信用代码/身份证号、地址、联系方式）；

合同标的：产品名称/服务内容、规格型号、技术参数（如适用）、数量；

金额条款：单价、总价（大小写一致）、币种、含税/不含税税率及税额；

履行期限：交货/服务开始时间、截止时间，分期履行的需明确各期节点；

履行方式：交付地点、运输方式、运费承担方，服务提供方式（线上/线下）；

付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、账户信息（户名、开户行、账号）；

违约责任：违约情形、违约金计算方式（不超过实际损失的30%）、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼，明确管辖机构）；

其他约定：保密条款、知识产权归属、不可抗力、合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）。

初步自查

起草完成后，业务代表*需自行核查以下内容：

数据准确性（数量、金额、日期等无计算错误或笔误）；

条款完整性（无遗漏核心要素）；

合规性（符合企业内部销售政策及行业规范）。

第二步：多部门联合审核

合同起草完成后，需依次通过法务、财务、业务部门审核，保证法律合规、财务可行、业务可执行。

（一）法务部门审核（由法务专员*负责）

审核重点：

主体资格：甲方营业执照是否在有效期内，乙方为企业时需核查其经营范围、资质许可（如特殊行业需提供经营许可证）；

法律条款：违约责任、争议解决、知识产权等条款是否符合《民法典》及相关法律法规，无显失公平或无效条款；

风险提示：识别潜在法律风险（如管辖约定不明、违约金过高可能被调减），并提出修改建议。

输出结果：法务专员*填写《合同审核意见表》（见表1），标注“审核通过”“需修改后重审”或“不通过”，并明确修改意见。

（二）财务部门审核（由财务主管*负责）

审核重点：

金额条款：总价计算是否正确，付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例不超过30%，质保金不低于5%）；

税费约定：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间及税率是否准确；

资金风险：客户付款能力评估（如历史付款记录、信用评级），大额合同需核查客户资信证明。

输出结果：财务主管*在《合同审核意见表》中签署意见，重点关注资金安全及财务合规性。

（三）业务部门审核（由销售经理*负责）

审核重点：

业务可行性：交付周期、产能是否匹配客户需求，资源（库存、人员、物流）是否充足；

客户需求：标的物规格、服务内容是否与客户确认的方案一致，无理解偏差；

市场策略：价格是否符合销售政策，是否存在低于成本价销售等风险。

输出结果：销售经理*结合业务实际签署审核意见，保证合同可落地执行。

第三步：客户沟通与修订

传递审核稿

法务、财务、业务部门审核通过后，由业务代表*将合同终稿（含审核意见说明）传递给客户，并同步解释企业标准条款。

客户反馈处理

若客户提出修改意见，业务代表*需逐条评估：

属于合理修改（如非核心条款调整、数据更正）的，由销售经理*确认后协调法务/财务部门修订；

属于重大修改（如核心条款变更、金额大幅调整）的，需上报销售总监*审批，必要时重新启动多部门审核。

修订后，再次通过法务部门审核（仅针对修改条款），保证最终版本合法合规。

确认最终文本

客户对合同无异议后，双方需以书面形式（如邮件确认、盖章回传）确认合同最终版本，避免口头协议。

第四步：合同最终定稿与编号

定稿排版

由合同管理员*根据企业标准格式排版合同文本，要求：

标题统一为“销售合同”，编号规则为“（年份）-（部门）-X（序号）”（如“销2024-销-001”）；

字体为宋体小四号，1.5倍行距，页码连续；

附件（如技术参数表、订单确认单）需与一同编号，并在中注明“附件1：X”。

归档登记

合同管理员*在《合同台账》中登记合同基本信息（编号、双方名称、签订日期、金额、履行期限等），同步录入企业合同管理系统，保