行业费用核算与审批模板.docVIP

一、适用业务场景

二、标准化操作流程

（一）费用申请与单据填写

发起申请：费用发生前或发生后3个工作日内，由经办人（**）登录财务管理系统或填写《费用申请审批表》，明确费用类型、预算归属部门及项目。

填写明细：逐项填写费用明细，包括费用发生日期、具体用途、金额（大写+小写）、参与人员（如差旅费需注明行程）、供应商信息（如采购费用）及附件清单（如消费清单、合同、合规票据等）。

部门初审：经办人将填写完整的单据提交至部门负责人（**）进行初审，重点审核费用是否符合部门年度预算、支出标准及业务真实性。初审通过后，部门负责人在“部门审批”栏签字确认。

（二）财务审核与合规性检查

接收单据：财务部门（对接人**）接收已通过部门初审的费用单据，核对单据完整性（要素是否齐全、附件是否缺失）及金额准确性。

合规性审查：

核查费用是否符合公司《费用管理制度》规定的支出标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

审核附件合规性（如票据抬头、税号是否正确，消费清单与申请用途是否一致）；

对超预算或特殊费用（如大额采购），要求补充说明材料或提交专项申请。

反馈意见：审核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，注明退回理由并反馈至经办人，待补充完善后重新提交。

（三）分级审批与权限管理

根据费用金额及类型，按以下权限分级审批（示例）：

小额费用（≤5000元）：由财务审核后，报分管领导（赵六）审批，审批通过进入付款流程。

大额费用（5000元-20000元）：需经分管领导审批后，提交总经理（钱七）终审。

特殊费用（＞20000元或预算外支出）：需经总经理办公会集体审议，形成会议纪要后，由总经理签字确认。

审批人需在“审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”，并签字、注明日期。

（四）付款执行与账务处理

安排付款：审批通过后，财务部门根据合同约定或公司付款周期，通过银行转账、公务卡等方式支付款项，保证支付信息与收款方信息一致。

账务登记：财务人员根据审批单、支付凭证及附件，在财务系统中录入费用凭证，标注对应的预算科目、成本中心及核算项目，费用台账。

单据归档：每月结束后，财务部门将审批单、附件、支付凭证等资料整理成册，按时间顺序编号归档，保存期限不少于5年。

（五）费用分析与反馈

定期统计：财务部门按月/季度对各部门费用发生额、预算执行率、费用结构（如差旅费占比、招待费占比）进行统计分析，形成《费用分析报告》。

反馈优化：将分析报告提交管理层，对超预算或异常波动费用进行原因分析，推动各部门优化费用管控措施，持续改进预算管理。

三、通用费用申请审批表模板

基本信息

申请人

**

申请日期

2024年月日

预算科目/项目

市场推广-展会

费用明细

序号

费用项目

1

交通费

2

住宿费

3

业务招待费

费用合计

大写：玖仟元整

审批意见

部门负责人意见

同意，符合部门预算。签字：**日期：2024–

总经理意见（如需）

同意。签字：钱七日期：2024–

备注

展会期间客户洽谈材料已归档

四、使用要点提示

填写规范：单据需用黑色签字笔或电子系统填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；金额大小写必须一致，用途说明需简明扼要，避免模糊表述（如“办公费”需注明具体办公用品名称及数量）。

附件要求：所有费用支出需提供合法、有效的合规票据及支撑材料（如合同、行程单、参会通知等），电子附件需清晰可辨，纸质附件需与审批单一并提交。

审批时效：常规费用审批需在3个工作日内完成；紧急费用可先通过口头或线上方式同步审批，事后2个工作日内补全纸质或电子单据。

预算控制：费用支出不得超出年度预算，确需调整预算的，需提前提交《预算调整申请表》，按权限审批后方可执行。

合规禁止：严禁虚报费用、拆分报销（将超标准费用拆分为多笔低标准费用报销）、使用虚假票据，违者将按公司制度追究责任。

特殊情况处理：对于突发、紧急且无法提前申请的费用（如临时维修费），需在费用发生后1个工作日内口头报备部门负责人及财务部门，3个工作日内补办审批手续。