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某影视协会拍摄设备管理实施细则

第一章总则

第一条为规范某影视协会（以下简称“协会”）拍摄设备管理，保障设备安全完整、高效运转，提升设备使用效能，更好服务会员创作及行业发展，根据国家相关法律法规及协会章程，结合实际工作需求，制定本实施细则。

第二条本细则适用于协会所有拍摄设备的管理，包括但不限于摄像机、镜头、灯光设备、录音设备、三脚架、稳定器、存储介质及相关配件（以下统称“设备”）。设备来源涵盖协会自有资金采购、社会捐赠、合作单位租赁等。

第三条设备管理遵循“统一管理、责任到人、安全优先、高效利用”原则，实现设备全生命周期闭环管理，确保资产保值增值，助力会员创作优质影视内容，推动行业技术进步。

第二章管理机构与职责

第四条协会设立设备管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管行政的副会长任组长，行政部、技术部、财务部负责人为成员，统筹设备管理重大事项决策，包括采购计划审批、报废处置审定、管理流程优化等。

第五条行政部为设备日常管理部门，具体职责包括：

（一）制定设备管理制度、操作规范及年度采购计划；

（二）建立设备台账，记录设备名称、型号、编号、购置时间、原值、使用状态、存放位置等信息；

（三）负责设备借还登记、状态核查及档案管理；

（四）协调技术部开展设备维护、维修及报废鉴定；

（五）定期向领导小组汇报设备管理运行情况。

第六条技术部为设备技术支持部门，具体职责包括：

（一）参与设备采购需求论证，提供技术参数建议；

（二）负责设备验收、调试及操作培训；

（三）制定设备维护保养计划，定期开展性能检测；

（四）处理设备故障维修，记录维修日志；

（五）对设备使用人进行安全操作指导，监督规范使用。

第七条设备使用人（含会员、合作剧组及协会内部工作人员）职责：

（一）严格遵守设备使用规范，按操作手册使用设备；

（二）使用前检查设备状态，使用中做好防护，使用后及时清洁归位；

（三）发现设备异常立即停止使用并报告管理部门；

（四）配合完成借还登记及维护保养相关工作。

第三章设备采购与入库管理

第八条设备采购实行计划管理。每年12月，各使用部门（含会员团队）提交下一年度设备需求申请，注明设备名称、型号、用途、数量及预算；行政部汇总审核后，结合设备现有存量、损耗情况及行业技术发展趋势，编制《年度设备采购计划》，报领导小组审批。

第九条临时采购需求需单独提交申请，说明紧急性及必要性，经部门负责人签字、行政部审核、分管副会长批准后实施。

第十条采购实施需遵循公开、公平、透明原则。单次采购金额5万元以下（含）的，由行政部通过比价方式选取供应商；5万元以上的，需通过招标或竞争性谈判确定供应商，相关流程需符合协会财务管理制度及国家采购法规要求。

第十一条设备到货后，行政部、技术部及使用部门共同验收，重点核查：

（一）设备型号、数量与采购合同一致；

（二）外观无破损，配件（说明书、保修卡、充电器等）齐全；

（三）开机测试功能正常，性能符合技术参数要求；

（四）进口设备需核对报关单、商检证明等文件。

第十二条验收合格后，行政部3个工作日内完成设备登记入库：

（一）为设备分配唯一编号（规则：XH-年份-类型-序号，如XH-2024-CAM-01表示2024年采购的第1台摄像机）；

（二）更新设备台账，同步录入电子管理系统；

（三）粘贴设备标识（含编号、管理部门联系方式），存放入指定仓库；

（四）将采购合同、发票、验收单等资料归档保存。

第四章设备使用与借还管理

第十三条设备使用实行“谁使用、谁负责”原则。协会注册会员、合作单位及内部部门可申请使用设备，非会员单位需提供担保（如营业执照复印件、负责人签字承诺函）并缴纳押金（标准由领导小组核定）。

第十四条设备借用流程：

（一）申请：使用人填写《设备借用申请表》，注明设备名称、编号、借用时间、使用项目（如拍摄剧名、活动名称）、归还时间及使用人联系方式，经所在部门（或推荐会员）负责人签字确认；

（二）审批：行政部审核申请材料，重点核查设备可用状态、使用项目合理性及使用人信用记录（近1年无设备损坏未赔偿记录），3个工作日内反馈审批结果；

（三）领取：审批通过后，使用人与行政部工作人员共同核对设备状态（外观、功能、配件），签署《设备交接确认单》，留存身份证复印件（非会员需同时缴纳押金）；

（四）使用：使用人需在约定时间、范围内使用设备，禁止转借他人或用于商业盈利（协会批准的合作项目除外）。

第十五条设备归还流程：

（一）使用人需在约定时间前归还设备，如需延期，需提前24小时提交《延期申请单》，经行政部批准后延长使用期（最长不超过3天）；

（二）归还时，使用人需清洁设备、整理配件，行政部与技术部共同检查设备状态：

1.外观无划痕、破损，功能正常；

2.配件（如电池、存储卡、镜头盖）齐全且无损坏；

3.存储介